Opstart sociaal overleg: welke financiële info krijgen de afgevaardigden?

Een ondernemingsraad en/of comité (CPBW) betekent extra ogen op je bedrijfsvoering. Als werkgever ben je dan ook bij wet verplicht om je afgevaardigden op vastgelegde tijdstippen cijfers te bezorgen over de economische en financiële toestand van de organisatie. Maar wat moet er in zo’n financieel-economisch infopakket (EFI)?

1. Basisinformatie (de 10 ‘sleutels’)

Binnen de twee maanden na de sociale verkiezingen bezorg je de ondernemingsraad een startpakket met achtergrondinfo over de organisatie. Op basis van deze basiskennis zullen de afgevaardigden de komende 4 jaar het financieel-economische reilen en zeilen volgen (zie volgende punten).

De basisinfo bestaat uit de zogeheten ‘tien sleutels’:

1. het statuut van de onderneming;
2. de concurrentiepositie van de onderneming op de markt;
3. de productie en productiviteit;
4. de financiële structuur van de onderneming;
5. de budgettering en kostprijsberekening;
6. de personeelskosten;
7. het programma en de algemene toekomstverwachtingen van de onderneming;
8. het wetenschappelijke speurwerk;
9. de overheidshulp aan de onderneming;
10. het organigram van de onderneming.

In tegenstelling tot de ondernemingsraad krijgt het comité (CPBW) niet alle sleutels. Deze afgevaardigden ontvangen enkel sleutels 1 tot en met 3 en sleutel 7. De toelichting van de sleutels gebeurt tijdens de EFI-vergadering, in theorie ten laatste eind september 2020.

2. Jaarlijkse informatie

Ten laatste drie maanden na de afsluiting van elk dienstjaar bezorg je de ondernemingsraad – of het comité als er geen ondernemingsraad is – een tweede infopakket. Dat bestaat uit:

• een verslag waarin de basisinfo (punt 1) wordt bijgewerkt;
• een exemplaar van de sociale balans, de winst- en verliesrekening, de bijlage, het jaaroverzicht en, eventueel, van het rapport van de bedrijfsrevisor;
• eventueel het certificeringsverslag van de revisor over de verstrekte EFI;
• de volledige geconsolideerde jaarrekening;
• tewerkstellingsinformatie.

De timing is opieuw strikt: minstens 15 dagen voor de bespreking van de cijfers, moeten de afgevaardigden hun pakket in handen hebben. Bij vennootschappen moet de vergadering met de werknemersafvaardiging bovendien gebeuren vóór de algemene vergadering.

3. Periodieke informatie

Minstens een keer per trimester krijgt de ondernemingsraad deze economische, financiële en sociale gegevens:

• prognoses over de afzet, bestellingen, markt, productie …
• informatie over de toepassing, de aanwending en de weerslag van fiscale en financiële aanmoedigingsmaatregelen door de overheid en van overheidsmaatregelen om de socialezekerheidslasten en sociale lasten van de onderneming te verminderen, alsook de impact ervan op het tewerkstellingsbeleid.
• andere specifieke punten die van toepassing zijn (economische expansiehulp, specifieke tewerkstellingsinformatie volgens artikel 6 van cao nr. 9, loonmatiging …).

Die info laat hen toe om de business nauwgezet te volgen en toekomstgerichte evaluaties te maken. Belangrijk: de info moet zo aangeboden worden dat de afgevaardigden de cijfers makkelijk kunnen vergelijken met de jaarlijkse info, een vorige periode (bv. het vorige trimester of hetzelfde trimester van het vorige jaar) en het vooropgestelde budget.

4. Occasionele informatie

Ook in het geval van speciale gebeurtenissen of interne beslissingen die mogelijks een belangrijke weerslag hebben op de onderneming, wordt de ondernemingsraad op de hoogte gebracht. Via de zogeheten occasionele informatie krijgen de afgevaardigden een zicht op de potentiële gevolgen voor de ontwikkeling van de activiteiten en het personeelsbestand.