Vakantie voor de deur? Zo raakt uw HR-afdeling niet onderbemand

Door Ria Vermeir - 8 mei 2018 - Leestijd: 3 minuten

Outsourcing

Veel mensen nemen een langere vakantie tijdens de zomermaanden. Op de HR-dienst is dat niet anders. Maar veel van uw workload blijft gewoon doorlopen. Daarom is het belangrijk om u degelijk voor te bereiden. Enkel zo kunt u frustratie en stress voorkomen.

zomervakantie

Heel wat werknemers klagen wel eens over het feit dat ze vóór hun vakantie nog een hele waslijst aan taken moeten afwerken en bij hun terugkeer een hoop werk moeten inhalen. Nochtans kunnen die frustraties makkelijk vermeden worden door afwezigheden degelijk voor te bereiden. Met deze vijf tips stelt u een werkbare vakantieplanning op voor uw personeelsdienst:

1. Leg de spelregels vast

Communiceer duidelijk van tevoren de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag moeten indienen. Spreek ook duidelijk af wat er kan en wat niet. Bijvoorbeeld: niet langer dan drie opeenvolgende weken, werknemers met schoolgaande kinderen krijgen voorrang, tijdens de belangrijkste vakantieperiodes kunnen geen extra vrije dagen worden opgenomen. Dit zijn regelingen die u in de arbeidsovereenkomst moet opnemen.

2. Bepaal de minimale bezettingsgraad

Vóór iedereen plots met vakantie vertrekt, bepaalt u ook best de minimale bezettingsgraad per afdeling en/of functieprofiel. Om het werk goed te kunnen doen, heeft een organisatie op bepaalde momenten van de dag een bepaald aantal medewerkers nodig. Met bepaalde kwalificaties. Daarbij is het belangrijk om in te schatten of werkdruk tijdens de vakantie af- of toeneemt, of gelijk blijft.

3. Inventariseer knelpunten

Vervolgens maakt u een planning op basis van de vakantieaanvragen. Zo krijgt u snel zicht op welke momenten er onderbezetting dreigt.

4. Zoek oplossingen

Om te voorkomen dat u op een bepaald moment handen tekort komt, kunt u uw werknemers de kans geven er zelf uit te komen. Lukt dat niet? Dan is het aan u om te beslissen welke vakantieaanvragen u goedkeurt. Spreek bijvoorbeeld met de ‘verliezer’ af dat hij of zij volgend jaar voorrang krijgt bij de vakantieplanning, maar hou ook rekening met de afspraken die u vastlegde in het arbeidscontract.

Let wel: volgens de wet kunt u tot twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar uiten.

Blijven er gaten over? Vraag parttimers of ze in de vakantieperiode extra uren willen maken. Zo vangt u snel een groot deel van de onderbezetting op. De extra uren kunnen worden uitbetaald in salaris of omgezet in vrije dagen buiten het hoogseizoen. Een jobstudent inschakelen, is een andere optie.

Overweeg processen te outsourcen

Het kan ook dat u tijdens de zomer specifieke kennis in huis moet hebben, bijvoorbeeld rond aanwerving en opleiding van nieuwe medewerkers, waar de medewerkers die aan het werk blijven te weinig over weten. In zo’n geval kunt u die processen tijdelijk outsourcen.


5. Maak de vakantieplanning inzichtelijk

Ten slotte zorgt een helder schema voor duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet aanwezig zijn. Hang de definitieve planning uit of deel ze digitaal met uw medewerkers.

Uitbesteed is welbesteed

In tijden van verhoogde workload door afwezigheden is het een goed idee om facetten van uw personeelsbeleid (tijdelijk) uit te besteden aan een gespecialiseerde externe partij. Vaak hebben ze experts in huis die u kunnen helpen bij elk aspect van HR én beschikken ze over flink wat tools en software om uw workload structureel te verlichten.

In dit e-book ontdekt u hoe vaak Belgische bedrijven een beroep doen op outsourcing en voor welke processen ze die extra hulp inschakelen.

HR benchmarks payroll outsourcing sociaal secretariaat


Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen