Zo leidt de digitalisering van hr tot een efficiëntere organisatie

Door Frederik Somers - 5 december 2018 - Leestijd: 3 minuten

Digitalisering

Gesofisticeerde smartphones, ontelbare apps, slimme spraakassistenten en zelfs virtual reality: de digitalisering heeft onze vrije tijd onomkeerbaar veranderd. Maar in het bedrijfsleven worden nieuwe technologieën en tools nog te weinig ingezet. Nochtans is een digitale transformatie van hr de sleutel tot een efficiëntere organisatie.

digitalisering hr tools apps

We kunnen ons een leven zonder digitalisering haast niet meer voorstellen. Tegenwoordig is er voor vrijwel elke saaie, repetitieve taak wel een app. Geld overschrijven, financieel vooruitplannen, de maaltijden van de week bedenken of huiswerk maken ... Via de app is dat zo gebeurd.

Maar te veel bedrijven – en dus ook de hr-afdeling – hinken achterop. Van digitalisering is vaak weinig te merken of ze verloopt ongestructureerd, waarbij de bijbehorende overvloed aan apparaten en informatiebronnen vooral wanorde veroorzaakt. Onderzoek toont aan dat 57% van de medewerkers verschillende bronnen moet afspeuren om de nodige informatie te vinden en dat als problematisch ervaart.

Cruciale impact op employer branding

Het gebrek aan een uitgekiende digitaliseringsstrategie voor hr heeft een negatieve impact op je volledige organisatie, in de eerste plaats op de hr-afdeling zelf. Een takenpakket dat hoofdzakelijk uit repetitieve opdrachten bestaat, creëert immers grote frustratie. Je medewerkers kunnen er immers hun expertise en bevlogenheid niet bij inzetten.

Daarnaast ondervinden ook je andere medewerkers de nodige last. Simpele formaliteiten zoals verlof aanvragen, slorpen niet alleen heel wat tijd op, maar brengen ook een papierberg met zich mee.

Tot slot beïnvloedt het gebrek aan digitalisering van het hr-team ook de instroom van nieuwe medewerkers. Hr probeert via doelgerichte en zorgvuldige wervingsprocessen talent aan te trekken. Stapels cv’s uitpluizen kost echter veel tijd en wie te langzaam te werk gaat, vist achter het net. Want ook de concurrentie zit niet stil.

Naar een digitale transformatie in 3 stappen

Het uitblijven van een digitalisering van hr benadeelt je organisatie op tal van vlakken, zoveel is duidelijk. Gelukkig kun je die negatieve impact ombuigen met een digitale transformatie, en dat in drie stappen.

1. Investeer in een flexibele digitale assistent

Een flexibele digitale assistent neemt allerlei repetitieve klusjes over: vakantie aanvragen, afwezigheidsberichten instellen, reiskostenvergoedingen regelen enzovoort. Werknemers verliezen zo minder tijd aan hr-gerelateerde taken. Maar ook het hr-team zelf kan een pak efficiënter werken en kan zich richten op verantwoordelijkheden en initiatieven met een echte meerwaarde. De assistent moet wel eenvoudig zijn en aantoonbare voordelen opleveren, anders ontstaat het risico dat hij alleen maar tijdverspilling in de hand werkt.

2. Stem de digitale assistent en andere tools af op je medewerkers

Binnen je organisatie biedt het hr-team ondersteuning aan een diverse groep: millennials, generaties X en Y, babyboomers … Stem de digitale assistent en andere tools af op hun specifieke behoeften. Communiceer bijvoorbeeld via de kanalen die je medewerkers effectief gebruiken. Bereikbaar zijn via smartphone bijvoorbeeld is cruciaal: het is tegenwoordig de meest populaire interface, zowel thuis als op het werk. Daarnaast kun je virtuele assistenten in combinatie met andere apparaten gebruiken, zoals smartwatches, fitness trackers, smarthomesystemen en auto’s.

Ontdek de SD Worx Digital Assistant

Bij SD Worx vinden we dat alle medewerkers moeten kunnen rekenen op hun eigen digitale assistent die hen bijstaat voor (hr-)administratieve taken. Maak kennis met de SD Worx Digital Assistant en ontdek wat deze innovatieve tool jou en je medewerkers oplevert.

3. Zet nieuwe technologieën in tijdens het wervingsproces

Met behulp van digitale technologie kun je nog nauwgerichter de juiste kandidaten vinden en aanwerven. Een voorbeeld is blockchain, een veelbelovende technologie waarmee je de professionele ervaring van een kandidaat op nauwkeurigheid checkt en eventuele onjuistheden op een cv ontmaskert. Hoewel de brede toepassing van blockchain in hr nog toekomstmuziek is, bestaan er vandaag tal van andere tools die de aanwerving van nieuwe medewerkers vergemakkelijken.

Daarnaast zijn er ook verschillende gamificatiemethodes, waarbij je de vaardigheden en persoonlijkheid van een kandidaat aan de verwachtingen van je organisatie koppelt. Zo verloopt het wervingsproces sneller en weet je dat de nieuwe werknemer niet alleen over de juiste ervaring beschikt, maar ook qua persoonlijkheid binnen het bedrijf past.

Conclusie: plaats de persoon centraal

Door hr-processen te digitaliseren, maak je de beleving van je (toekomstige) medewerkers kortom gebruiksvriendelijker, soepeler en positiever. Zo komt de mens helemaal centraal te staan. Sta je te popelen om zelf aan de slag te gaan? In de whitepaper ‘Hr als motor van de digitale transformatie – op weg naar een flexibele organisatie’ vind je ideeën en voorstellen die je hr-afdeling op goede weg zetten.

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen