Welke fouten maken HR-professionals het vaakst?

Iedereen maakt wel eens een foutje. Niet alleen in het dagelijks leven, maar ook op de werkvloer loopt er nu en dan iets mis. HR-professionals, bijvoorbeeld, kunnen daarover meespreken. Hoewel ze streven naar een optimale dienstverlening, loopt de HR-administratie niet altijd van een leien dakje, maar welke fouten maken ze nu het vaakst?

FOUT 1 – Een arbeidsovereenkomst verbreken in plaats van opzeggen

Dat u liever niemand ontslaat, spreekt voor zich. Wanneer een ontslag toch onoverkomelijk lijkt, kunt u er samen met uw medewerker voor kiezen om een opzegtermijn te laten presteren. Bijvoorbeeld om continuïteit te garanderen of om de kennisoverdracht te verzekeren. In dat geval gaat u over tot een opzegging van de arbeidsovereenkomst. Maar soms worden een aantal formele en inhoudelijke vereisten vergeten, waardoor er plots sprake is van een verbreking. Het gevolg laat zich raden: het ontslag gaat onmiddellijk in én u moet een stevige verbrekingsvergoeding ophoesten.

De opzeggingsbrief vormt vaak een euvel. Fouten gebeuren dan vooral op het vlak van:

• de tijdsbepalingen die vermeld moeten worden – zowel de aanvangsdatum als de duur van de opzegtermijn;
• de taal waarin de brief wordt opgesteld – niet in de taal van uw medewerker, wel in de taal van de regio waar uw hoofdzetel is gevestigd;
• de overhandiging – via een aangetekende brief of een gerechtsdeurwaarder (alleen in de binnenscheepvaartsector kan de opzeggingsbrief ook gewoon overhandigd worden aan de medewerker).

FOUT 2 – Prestaties van deeltijdse werknemers buiten het uurrooster niet geregistreerd

U werkt soms met deeltijdse werkkrachten? Ga er dan maar van uit dat de arbeidsinspecteur de uurroosters en arbeidsvoorwaarden extra grondig onder de loep zal nemen. Onregelmatigheden komen immers vaak voor en het afwijkingsregister wordt weleens stiefmoederlijk behandeld. Daarin moet bijgehouden worden of de part-timemedewerker tijdens zijn pauze heeft moeten werken, of op andere uren of dagen dan vermeld in het uurrooster.

Dat het praktisch quasi onmogelijk is om alle variabele uurroosters in het deeltijdse arbeidscontract op te nemen, is een feit. Sinds 1 oktober 2017 moet u alleen een tijdskader opnemen in uw arbeidsreglement. Dit vermeldt onder andere op welke dagen en binnen welke uren de werknemer kan werken. Binnen deze grenzen bezorgt u dan telkens het toepasselijke uurrooster, dat overigens niet meer in het contract of het arbeidsreglement moet staan.

Botst de inspecteur op onregelmatigheden tijdens de sociale inspectie en bent u niet in orde met bovenstaande formaliteiten? Dan is het verdict doorgaans onverbiddelijk: regularisatie. Concreet wordt de situatie dan met terugwerkende kracht rechtgezet, meestal tot drie jaar terug.

FOUT 3 – Vergeten rekening te houden met ontslagbescherming

Dat een medewerkster op zwangerschapsverlof niet ontslagen kan worden, is publiek geheim. Maar de andere vormen van ontslagbescherming zijn vaak minder bekend. Wie zich bijvoorbeeld op een van de onderstaande rechten beroept, kan daarvoor niet ontslagen worden:

• borstvoedingspauze, adoptieverlof, vaderschapsverlof en omgezet moederschapsverlof;
• educatief verlof, tijdskrediet en beroepsloopbaanonderbreking;
• een politiek mandaat opnemen, een vakbondsmandaat uitoefenen;
• een klacht over gendergelijkheid indienen of psychosociale interventie vragen voor geweldpleging, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• een opdracht uitvoeren als preventieadviseur, verantwoordelijke voor giftig afval, coördinator van het milieueffectenrapport …

Ook in bepaalde uitzonderlijke bedrijfssituaties zijn medewerkers beschermd tegen ontslag. Denk onder meer aan: fusies, overnames, het invoeren van nieuwe technologieën met gevolgen voor de collectieve tewerkstelling in bedrijven met minstens 50 medewerkers ...

De gevolgen van onrechtmatig ontslag variëren dan weer van forfaitaire schadevergoedingen tot specifieke verbrekingsvergoedingen. 

FOUT 4 – Nalaten om policy’s voor extralegale voordelen op te stellen 

Wat als een medewerker zijn mobiele telefoon van het werk gebruikt om urenlang naar zijn vriendin in het buitenland te bellen? Dan is het als werkgever toch uw goed recht om hem achteraf de telefoonrekening te presenteren? Voor veel bedrijven luidt het antwoord echter ‘neen’. De regel: staan de afspraken niet glashelder op papier, dan zijn ze niet afdwingbaar achteraf. Dat geldt voor alle extralegale voordelen: tankkaarten, bedrijfsauto’s, smartphones, laptops enzovoort.

Een gouden tip: ga na of uw policy’s en bedrijfsreglement duidelijk, waterdicht en volledig zijn.

FOUT 5 – De spelregels voor contracten van bepaalde duur niet naleven

Stel, een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur loopt af, maar u wilt de medewerker nog wat langer aan boord houden. Mag u hem dan opnieuw een contract van bepaalde duur aanbieden? Het antwoord hangt af van strenge voorwaarden. Alleen blijken veel bedrijven dat niet te weten. Zo is een opeenvolging van arbeidscontracten van bepaalde duur alleen mogelijk:

• als de overeenkomst vrijwillig of onvrijwillig onderbroken werd door de medewerker;
• als u kunt bewijzen dat de aard van het werk de opvolging rechtvaardigt;
• voor een maximumduur van 2 jaar – als het gaat om hoogstens 4 opeenvolgende contracten met telkens een minimumduur van 3 maanden;
• voor een maximumduur van 3 jaar – als elk contract voor minstens 6 maanden wordt opgesteld en uw lokale instantie van het Toezicht op de Sociale Wetten ermee akkoord gaat.

Niet aan de voorwaarden voldaan? Dan beschouwt de wetgever de opeenvolgende contracten voor bepaalde duur als een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.

FOUT 6 – Tijdskrediet verwarren met themaverlof

Afsluiten doen we met een klassieker onder de ‘faux amis’: tijdskrediet en themaverlof. Typische voorbeelden van themaverlof zijn verlof voor medische bijstand, palliatief en ouderschapsverlof, maar is aan andere omstandigheden en toelatingsvoorwaarden gekoppeld dan bijvoorbeeld tijdkrediet met het motief ‘zorgen’.
De termen worden weleens door mekaar gebruikt. Dat zorgt vooral bij de aanvraag ervan vaak voor verwarring. Het gevolg? De aanvraag is niet geldig, omdat de toelatingsvoorwaarden verschillen.

Dat fouten als deze zich regelmatig voordoen, hoeft niet te verbazen. Personeelszaken zijn een complexe materie. Zeker gezien het uitgebreide en continu veranderende wettelijke kader, waarvoor u een stevige portie sociaaljuridische achtergrondkennis nodig hebt. ‘Van alle markten thuis’ zou dan ook het credo kunnen zijn van menige personeelsdienst.