Iedereen maakt wel eens een foutje. Niet alleen in het dagelijks leven, maar ook op de werkvloer loopt er nu en dan iets mis. hr-professionals, bijvoorbeeld, kunnen daarover meespreken. Hoewel ze streven naar een optimale dienstverlening, loopt de hr-administratie niet altijd van een leien dakje, maar welke fouten maken ze nu het vaakst?
Dat je liever niemand ontslaat, spreekt voor zich. Wanneer een ontslag toch onoverkomelijk lijkt, kan je er samen met je medewerker voor kiezen om een opzegtermijn te laten presteren. Bijvoorbeeld om continuïteit te garanderen of om de kennisoverdracht te verzekeren. In dat geval ga je over tot een opzegging van de arbeidsovereenkomst. Maar soms worden een aantal formele en inhoudelijke vereisten vergeten, waardoor er plots sprake is van een verbreking. Het gevolg laat zich raden: het ontslag gaat onmiddellijk in én je moet een stevige verbrekingsvergoeding ophoesten.
De opzeggingsbrief vormt vaak een euvel. Fouten gebeuren dan vooral op het vlak van:
Ook een ontslag motiveren blijkt vaak een heikel punt. Je doet er goed aan een motivatiedossier bij te houden met relevante bewijsstukken, schriftelijke verwittigingen en evaluaties.
Verder is ziekte nooit een geldige ontslagreden. Zelfs al is er sprake van bijkomende omstandigheden, dan nog geef je ziekte beter niet als enige ontslagreden op in de motivering.
Je werkt soms met deeltijdse werkkrachten? Ga er dan maar van uit dat de arbeidsinspecteur de uurroosters en arbeidsvoorwaarden extra grondig onder de loep zal nemen. Onregelmatigheden komen immers vaak voor en het afwijkingsregister wordt weleens stiefmoederlijk behandeld. Daarin moet bijgehouden worden of de part-timemedewerker tijdens zijn pauze heeft moeten werken, of op andere uren of dagen dan vermeld in het uurrooster.
Dat het praktisch quasi onmogelijk is om alle variabele uurroosters in het deeltijdse arbeidscontract op te nemen, is een feit. Sinds 1 oktober 2017 moet je alleen een tijdskader opnemen in je arbeidsreglement. Dit vermeldt onder andere op welke dagen en binnen welke uren de werknemer kan werken. Binnen deze grenzen bezorg je dan telkens het toepasselijke uurrooster, dat overigens niet meer in het contract of het arbeidsreglement moet staan.
Botst de inspecteur op onregelmatigheden tijdens de sociale inspectie en ben je niet in orde met bovenstaande formaliteiten? Dan is het verdict doorgaans onverbiddelijk: regularisatie. Concreet wordt de situatie dan met terugwerkende kracht rechtgezet, meestal tot drie jaar terug.
Dat een medewerkster op zwangerschapsverlof niet ontslagen kan worden, is publiek geheim. Maar de andere vormen van ontslagbescherming zijn vaak minder bekend. Wie zich bijvoorbeeld op een van de onderstaande rechten beroept, kan daarvoor niet ontslagen worden:
Ook in bepaalde uitzonderlijke bedrijfssituaties zijn medewerkers beschermd tegen ontslag. Denk onder meer aan: fusies, overnames, het invoeren van nieuwe technologieën met gevolgen voor de collectieve tewerkstelling in bedrijven met minstens 50 medewerkers ...
De gevolgen van onrechtmatig ontslag variëren dan weer van forfaitaire schadevergoedingen tot specifieke verbrekingsvergoedingen.
Wat als een medewerker zijn mobiele telefoon van het werk gebruikt om urenlang naar zijn vriendin in het buitenland te bellen? Dan is het als werkgever toch jouw goed recht om hem achteraf de telefoonrekening te presenteren? Voor veel bedrijven luidt het antwoord echter ‘neen’. De regel: staan de afspraken niet glashelder op papier, dan zijn ze niet afdwingbaar achteraf. Dat geldt voor alle extralegale voordelen: tankkaarten, bedrijfsauto’s, smartphones, laptops enzovoort.
Een gouden tip: ga na of je policy’s en bedrijfsreglement duidelijk, waterdicht en volledig zijn.
Stel, een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur loopt af, maar je wilt de medewerker nog wat langer aan boord houden. Mag je hem dan opnieuw een contract van bepaalde duur aanbieden? Het antwoord hangt af van strenge voorwaarden. Alleen blijken veel bedrijven dat niet te weten. Zo is een opeenvolging van arbeidscontracten van bepaalde duur alleen mogelijk:
Niet aan de voorwaarden voldaan? Dan beschouwt de wetgever de opeenvolgende contracten voor bepaalde duur als een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.
Afsluiten doen we met een klassieker onder de ‘faux amis’: tijdskrediet en themaverlof. Typische voorbeelden van themaverlof zijn verlof voor medische bijstand, palliatief en ouderschapsverlof, maar is aan andere omstandigheden en toelatingsvoorwaarden gekoppeld dan bijvoorbeeld tijdkrediet met het motief ‘zorgen’.
De termen worden weleens door mekaar gebruikt. Dat zorgt vooral bij de aanvraag ervan vaak voor verwarring. Het gevolg? De aanvraag is niet geldig, omdat de toelatingsvoorwaarden verschillen.
Dat fouten als deze zich regelmatig voordoen, hoeft niet te verbazen. Personeelszaken zijn een complexe materie. Zeker gezien het uitgebreide en continu veranderende wettelijke kader, waarvoor je een stevige portie sociaaljuridische achtergrondkennis nodig hebt. ‘Van alle markten thuis’ zou dan ook het credo kunnen zijn van menige personeelsdienst.
Door Ella HR - HR Assistente
Ella is de digitale HR-assistente van SD Worx. Dankzij Ella beschikt u 24/7 over de meest recente sociaaljuridische informatie in heldere taal. Ella doet daarvoor een beroep op een team van maar liefst 20 SD Worx-specialisten.
