Vakantiedagen overdragen: wat zijn de mogelijkheden?

Door Ella HR - 25 oktober 2018 - Leestijd: 4 minuten

Afwezigheden

Nu het einde van het jaar aanbreekt, wordt je hr-afdeling ongetwijfeld overspoeld met vragen over niet-opgenomen vakantiedagen. Maar hoe zit de regelgeving eigenlijk in elkaar? Kunnen je medewerkers vakantiedagen opsparen en overdragen naar volgend jaar? Tijd om na te gaan wat er al dan niet mogelijk is.

vakantiedagen overdragen

Elke werknemer moet vóór 31 december gebruikmaken van zijn wettelijke vakantiedagen, want strikt genomen mogen ze er geen overdragen naar het volgende jaar. Nemen ze dus niet al hun vrije dagen op voor het einde van 2018, dan verliezen ze in principe hun recht op de resterende dagen. Wil je zelf geen administratieve boete riskeren, dan zie je daar als werkgever maar beter op toe. Al is er in de praktijk wel ruimte voor flexibiliteit.

1. Vakantiedagen niet opnemen door overmacht

Door langdurige afwezigheid, een schorsing van de arbeidsovereenkomst of een andere vorm van overmacht zijn sommige medewerkers niet in staat om hun vakantiedagen voor 31 december op te nemen. Volgens de wet moet je hen als werkgever een vergoeding betalen die in verhouding is met hun resterende vakantiedagen. Elke organisatie waarvan ze een andere vergoeding kregen – het ziekenfonds bijvoorbeeld – houdt immers een bepaald bedrag in voor de niet-opgenomen dagen. Die regeling geldt enkel voor bedienden: arbeiders hoef je als werkgever niets te betalen. Zij ontvangen hun vakantiegeld via de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV).

2. Vakantiedagen bewust niet opnemen

Werknemers die er bewust voor kiezen om niet al hun vakantiedagen te gebruiken, ontvangen geen vakantiegeld voor de dagen die overblijven. Let op: jij als werkgever mag niet verhinderen dat je medewerkers vakantie opnemen, anders riskeer je een administratieve of zelfs strafrechtelijke boete.

Wil je je medewerkers toch een vergoeding betalen voor hun resterende vakantiedagen, hou er dan rekening mee dat je RSZ-bijdragen moet betalen op die premie, en dat ze aan een exceptionele voorheffing onderworpen is. Een financieel interessante keuze is het dus niet.

3. Vakantiedagen toch overdragen naar het volgende jaar

Wettelijke vakantiedagen mogen dan wel niet overgedragen worden, als werkgever kun je wel toestaan dat je medewerkers extralegale vakantiedagen meenemen naar het volgende jaar. Het is aangewezen daar een plafond en een termijn voor te vermelden in je arbeidsreglement. Onthoud in elk geval dat overgedragen extralegale vakantiedagen niet meetellen voor de berekening van het dubbel vakantiegeld.

Wat als een medewerker van een voltijds op een deeltijds regime overstapt, of omgekeerd?

Verandert een van je medewerkers van regime, dan moet je zijn vakantiedagen herberekenen in functie van zijn nieuwe werkuren. Belangrijk om te weten: het aantal wettelijke vakantiedagen is beperkt tot een maximum van 4 weken per jaar. Stel dat een voltijdse werknemer, die normaal gezien recht heeft op 20 vakantiedagen, halftijds begint te werken, dan kan hij niet meer dan 20 halve dagen opnemen. Voor het ‘verlies’ van de andere 20 halve dagen ontvangt hij zijn vakantiegeld in december.

Let ook op als je vakantieattesten in mindering brengt: stapt je medewerker over naar een ander arbeidsstelsel, dan moet je alle inhoudingen opnieuw uitvoeren.

Anticiperen op een opstapeling aan vakantiedagen

Los van je wettelijke verplichtingen is het natuurlijk belangrijk om toe te zien op de continuïteit van je ondernemingsactiviteiten. Probeer daarom zeker te vermijden dat je medewerkers massaal vakantie nemen op hetzelfde moment, want zo ontstaan er conflicten. Zorg er dus voor dat de verschillende afdelingshoofden het aantal resterende vakantiedagen van hun team in de gaten houden en steeds het belang van een gezond evenwicht tussen werk en privéleven benadrukken.

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen