Extralegale voordelen als een smartphone worden vandaag haast als vanzelfsprekend beschouwd. Alleen maken meer dan de helft van de bedrijven géén schriftelijke afspraken met medewerkers over het gebruik van een smartphone.
Zo zetten ze de deur open voor onaangename verrassingen en scenario’s waarbij de onderneming opdraait voor soms hoog oplopende kosten. Een goede smartphone policy? Geen overbodige luxe!
Is er in je organisatie al zo’n policy in voege? Of wil je er werk van maken?
Vermeld de functie waarvoor je de smartphone ter beschikking stelt. Zo wordt het voordeel functiegebonden. Verandert de werknemer van functie, dan kan hij het voordeel verliezen.
Het toestel blijft eigendom van de werkgever, die het te allen tijde kan terugvragen. Geef aan dat de werknemer het toestel met alle bijbehorende hardware en simkaart in moet leveren als hij uit dienst treedt of intern een andere functie opneemt.
Bepaal duidelijk wanneer je medewerker recht heeft op een nieuw toestel. Bij normale slijtage? Om de drie jaar?
Verwacht je dat het telefoonnummer van je medewerker wordt bekendgemaakt aan collega’s, klanten en professionele relaties? Vermeld dat dan ook expliciet.
Omschrijf duidelijk welke beschikbaarheid je van je werknemer verwacht. Wil je dat hij tijdens de kantooruren beschikbaar is? Ook ‘s avonds en in het weekend? Telefonisch en via sms? Of ook via mail?
Welk bedrag dekt voor jou het professionele gebruik? Vermeld expliciet dat je medewerker zelf het verschil betaalt, als hij meer belt of surft met zijn smartphone.
Geef aan dat je medewerker de smartphone moet beheren als een goede huisvader. Wees duidelijk over wat je precies verstaat onder privégebruik en in welke mate je bereid bent om het gebruik voor privédoeleinden toe te staan. Mag de medewerker tijdens de werkuren zijn smartphone gebruiken voor privédoeleinden, uitlenen of aankopen doen? Of de kinderen spelletjes laten spelen op het toestel?
Bepaal hoe een werknemer in het buitenland met het toestel mag gebruiken als hij daar is voor professionele of privédoeleinden. Ben je bereid om roamingkosten te betalen?
Leg vast wat moet gebeuren bij diefstal, verlies en schade. Omschrijf ook de omstandigheden. Ben je als werkgever bijvoorbeeld bereid om bij een zware fout, nalatigheid of als de smartphone van de werknemer al voor de derde keer werd gestolen nog een nieuw toestel aan te bieden? Vanaf wanneer is de werknemer zelf financieel aansprakelijk?
Laat de werknemer tekenen voor akkoord. Dan is de policy even bindend als een arbeidsovereenkomst.
Naast het smartphonegebruik en het gebruik van de bedrijfswagen, zijn er heel wat andere situaties denkbaar die niet wettelijk geregeld zijn in het arbeidsreglement. Situaties waarvoor het toch essentieel is om duidelijke afspraken te maken met je werknemers. Onze experts helpen je met een duidelijk en sluitend afsprakenkader op maat van je kmo. Ze adviseren je over welke afspraken het best op papier worden gezet. Bovendien besteden ze de nodige aandacht aan het juiste evenwicht tussen het arbeidsreglement en de uitwerking van policy's.
Door Annelies Rottiers - Manager KMO Consultancy - SD Worx
Annelies Rottiers is 10 jaar werkzaam bij SD Worx. Ze is manager van een team Legal- & HR-experts met een passie voor KMO. Samen met haar team inspireert én begeleidt ze bedrijven bij het uitbouwen van een 'werkend en wervend' personeelsbeleid. Want mensen maken nu eenmaal het verschil, zeker als ze met 'goesting en passie' in hun job staan!
