10 tips voor een sluitende smartphone policy

Door Annelies Rottiers - 18 januari 2018 - Leestijd: 3 minuten

Schriftelijke afspraken

Extralegale voordelen als een smartphone worden vandaag haast als vanzelfsprekend beschouwd. Alleen maken meer dan de helft van de bedrijven géén schriftelijke afspraken met medewerkers over het gebruik van een smartphone.

Smartphone Policy

Zo zetten ze de deur open voor onaangename verrassingen en scenario’s waarbij de onderneming opdraait voor soms hoog oplopende kosten. Een goede smartphone policy? Geen overbodige luxe!

Is er in uw organisatie al zo’n policy in voege? Of wilt u er werk van maken?

Deze 10 tips doen vast een belletje bij u rinkelen

1. Vermeld de bijbehorende functie

Vermeld de functie waarvoor u de smartphone ter beschikking stelt. Zo wordt het voordeel functiegebonden. Verandert de werknemer van functie, dan kan hij het voordeel verliezen.

2. Uit dienst of andere functie

Het toestel blijft eigendom van de werkgever, die het te allen tijde kan terugvragen. Geef aan dat de werknemer het toestel met alle bijbehorende hardware en simkaart in moet leveren als hij uit dienst treedt of intern een andere functie opneemt.

3. Vernieuwing toestel

Bepaal duidelijk wanneer uw medewerker recht heeft op een nieuw toestel. Bij normale slijtage? Om de drie jaar?

4. Bekendmaking telefoonnummer?

Verwacht u dat het telefoonnummer van uw medewerker wordt bekendgemaakt aan collega’s, klanten en professionele relaties? Vermeld dat dan ook expliciet.

5. Telefonische beschikbaarheid

Omschrijf duidelijk welke beschikbaarheid u van uw werknemer verwacht. Wil u dat hij tijdens de kantooruren beschikbaar is? Ook ‘s avonds en in het weekend? Telefonisch en via sms? Of ook via mail?

6. Bepaal 'professioneel gebruik

Welk bedrag dekt voor u het professionele gebruik? Vermeld expliciet dat uw medewerker zelf het verschil betaalt, als hij meer belt of surft met zijn smartphone.

7. ... als een goede huisvader

Geef aan dat uw medewerker de smartphone moet beheren als een goede huisvader. Wees duidelijk over wat u precies verstaat onder privégebruik en in welke mate u bereid bent om het gebruik voor privédoeleinden toe te staan. Mag de medewerker tijdens de werkuren zijn smartphone gebruiken voor privédoeleinden, uitlenen of aankopen doen? Of de kinderen spelletjes laten spelen op het toestel?

8. Gebruik in het buitenland

Bepaal hoe een werknemer in het buitenland met het toestel mag gebruiken als hij daar is voor professionele of privédoeleinden. Bent u bereid om roamingkosten te betalen?

9. Diefstal, verlies of schade

Leg vast wat moet gebeuren bij diefstal, verlies en schade. Omschrijf ook de omstandigheden. Bent u als werkgever bijvoorbeeld bereid om bij een zware fout, nalatigheid of als de smartphone van de werknemer al voor de derde keer werd gestolen nog een nieuw toestel aan te bieden? Vanaf wanneer is de werknemer zelf financieel aansprakelijk?

10. Handtekening

Laat de werknemer tekenen voor akkoord. Dan is de policy even bindend als een arbeidsovereenkomst.

Afspraken op papier

Naast het smartphonegebruik en het gebruik van de bedrijfswagen, zijn er heel wat andere situaties denkbaar die niet wettelijk geregeld zijn in het arbeidsreglement. Situaties waarvoor het toch essentieel is om duidelijke afspraken te maken met uw werknemers. Onze experts helpen u met een duidelijk en sluitend afsprakenkader op maat van uw kmo. Ze adviseren u over welke afspraken het best op papier worden gezet. Bovendien besteden ze de nodige aandacht aan het juiste evenwicht tussen het arbeidsreglement en de uitwerking van policy's.

Sociale inspectie

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen