10 tips voor een goede policy voor bedrijfswagens

Door Annelies Rottiers - 20 februari 2018 - Leestijd: 4 minuten

Schriftelijke afspraken

Duidelijke afspraken op papier over het gebruik van bedrijfswagens zijn essentieel. Anders staat de deur open voor onaangename verrassingen en onvoorziene kosten. Om nog maar te zwijgen over mogelijke discussies met de sociale inspectie of de fiscus.

Car Policy

Heb je een car policy voor bedrijfswagens of wil je er een opstellen?

Bekijk dan zeker deze 10 tips

1. Vermeld de bijbehorende functie

Vermeld voor welke functie je de bedrijfswagens ter beschikking stelt van je medewerkers. Op die manier wordt het voordeel functiegebonden.

2. Bepaal modaliteiten

Leg het type wagen/ de categorie/ het budget duidelijk vast.

3. Boetes: wie betaalt?

Vermeld wie de eventuele boetes zal betalen. Baken af. Betaal jij alle boetes? Ook als je medewerker er een sport van maakt om overtredingen te verzamelen? Wanneer je als werkgever een boete van een werknemer betaalt zonder een terugbetaling te eisen, dan loop jij het risico dat het bedrag beschouwd wordt als een verloning die onderhevig is aan RSZ en belastingen.

4. Privégebruik: ja of nee?

Geef aan of je medewerker de wagen ook mag gebruiken voor privégebruik. Bepaal wat je verstaat onder privégebruik. Mag je medewerker de wagen uitlenen? Mag hij er onbeperkt mee rijden naar en in het buitenland?

5. Kosten bij schade of diefstal

Beschrijf wat de medewerker moet doen bij diefstal en schade aan de wagen. Laat geen twijfel bestaan over wie opdraait voor de bijbehorende kosten.

6. ... als een goede huisvader

Vermeld dat de medewerker zijn bedrijfsauto als een goede huisvader moet onderhouden en gebruiken. Omschrijf zo duidelijk mogelijk wat je daaronder verstaat.

7. Gebruik tankkaart

Leg vast waarvoor de tankkaart dient. Mag ze alleen gebruikt worden voor bedrijfswagens? Of vind je het oké dat de medewerker er ook de benzine voor zijn grasmaaier mee koopt? Of er de wagen van zijn echtgenote mee voltankt?

8. Afwezigheid, andere functie of vertrek

Bepaal wat de medewerker moet doen met de wagen als hij het bedrijf verlaat of een andere functie opneemt binnen het bedrijf. Leg ook vast wat er met de wagen gebeurt tijdens een periode van langere afwezigheid van een werknemer. Mag hij de wagen tijdens zijn afwezigheid verder gebruiken? Of moet hij de wagen tijdelijk inleveren zodat andere collega’s ervan kunnen gebruikmaken?

9. Aanpassingen aan de wagen

Leg duidelijk vast of, en in welke mate, de medewerker dingen mag laten in-, aan- of ombouwen aan de wagen. Mag de medewerker een trekhaak plaatsen? Een dakkoffer installeren? Of schermpjes laten inbouwen in de hoofdsteunen?

10. Handtekening

Laat de werknemer tekenen voor akkoord. Dan is de policy even bindend als een arbeidsovereenkomst.

newsletter SD Worx

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen