Bezoek arbeidsinspectie op til? Tips vóór, tijdens en na

Door Annelies Rottiers - 6 september 2017 - Leestijd: 4 minuten

Sociale inspectie

Soms staat de arbeidsinspectie - Toezicht Sociale Wetten of een andere sociale inspectiedienst (RSZ, RVA, RIZIV of RSVZ) - plots aan je bedrijfspoort voor een controle. Maar sociaal inspecteurs doen meer dan blitzbezoeken alleen: voor de zogeheten administratieve controles krijg je vooraf een brief in de bus. Met deze tips uit eerste hand bereid je je daar prima op voor, administratief én mentaal.

tips bezoek sociale inspectie

Staat er je binnenkort zo’n routinecontrole te wachten? Dan is het logisch dat er tal van vragen bij je opkomen. In deze blog lieten we sociaal inspecteurs Luk Somers en Hilaire Willems van de dienst Toezicht Sociale Wetten er vijf uitvoerig beantwoorden. Maar ook hun praktische tips voor vóór, tijdens en na het bezoek zijn van goudwaarde om je stressniveau binnen de perken te houden.

Vóór het bezoek

Luk Somers: “Heb je een brief ontvangen voor een routinecontrole, lees die dan grondig. Daarin worden namelijk de documenten opgesomd die je moet klaarleggen voor de inspecteur. Ook je sociaal secretariaat bellen loont de moeite. Zij zullen je dossier doorlichten en je al op eventuele issues wijzen.”

Hilaire Willems: “Soms halen we in de brief al probleempunten aan waar we het tijdens de controle met jou over willen hebben. Dat komt omdat wij vaak al zelf een aantal documenten opvragen bij je sociaal secretariaat voordat we je op de hoogte brengen van ons bezoek.”

Tip: maak werk van een basisdossier

Los van de documenten die je voor de aangekondigde controle moet klaarleggen, is het een goed idee om altijd een up-to-date dossiermap klaar te houden met een aantal basisdocumenten: deeltijdse contracten en uurroosters, je arbeidsreglement, kopieën van arbeidskaarten … Ook belangrijk is dat je medewerkers deze bundel weten te vinden als je er bij een onverwacht bezoek van een inspectiedienst niet bent.


Tijdens de controle

Hilaire Willems: “Als werkgever bent je verplicht om mee te werken aan de controle, en voor je medewerkers geldt hetzelfde. Probeer hen dus te motiveren om zich niet te verzetten, zelfs als het op het moment van de controle erg druk is. Meer nog: weigeren ze om een verklaring af te leggen, dan kunnen ze daarvoor een proces-verbaal krijgen. Meestal beperkt het ‘verhoor’ van je medewerkers zich tot een identiteitscontrole en een aantal standaardvragen, zoals hoelang ze al in dienst zijn en wat hun rol is in het bedrijf.”

Luk Somers: “Maar de verplichting om mee te werken betekent niet dat ze alle vragen moeten antwoorden. Ze mogen gerust aangeven dat ze op een bepaalde vraag niet willen of kunnen antwoorden. Dat telt ook voor je verklaring: je hoeft geen dingen te zeggen waarmee je jezelf beschuldigt. Bovendien is het logisch dat je als werkgever niet van alles op de hoogte bent. Zeker in grotere bedrijven worden heel wat personeelszaken opgevolgd door een hr-verantwoordelijke. En in kleine kmo’s zit heel wat dossierkennis bij het sociaal secretariaat.”

Na het verhoor

Luk Somers: “Vraag de inspecteur op het einde van zijn bezoek naar een gedetailleerde schriftelijke lijst met de problemen en de inbreuken die hij heeft vastgesteld. Zo kan je gericht actie ondernemen om dingen recht te zetten, al dan niet in overleg met je sociaal secretariaat. Kortom, stel je niet tevreden met een snel mondeling verslag van het verhoor.”

Hilaire Willems: “Tot slot nog dit: dé sociale inspectie bestaat niet, je krijgt bij een aangekondigde controle altijd een inspecteur van één specifieke controledienst over de vloer. Vraag daarom op het einde van het verhoor zeker het visitekaartje van de inspecteur. Zo kan je hem of zijn collega’s van de controledienst in kwestie veel makkelijker bereiken als je achteraf nog een vraag zou hebben.”

Sociale inspectie

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen