On site payroll: Technicolor wint een derde aan efficiëntie

Door Anja Vanherck - 18 januari 2018 - Leestijd: 5 minuten

Customer case

Bij Technicolor in Edegem werken 170 medewerkers, samen goed voor 24 nationaliteiten en verschillende statuten. Zo’n complexe payroll foutloos voeren, is niet eenvoudig. Dat beseffen ze ook in het Parijse hoofdkwartier. Het technologiebedrijf koos er dan ook resoluut voor om payroll en personeelsadministratie van de Belgische poot in handen te geven van specialisten: sinds begin 2015 draait een payrollconsulent van SD Worx er mee op de HR-dienst.

Katrijn-Cornil

Connected home

Technicolor roept vooral associaties op met de filmindustrie, maar in het R&D-center in Edegem concentreren ze zich op ‘connected home’, de tweede hoofdactiviteit van het internationale technologiebedrijf. In opdracht van telecomproviders ontwikkelen softwarearchitecten en -developers er ‘gateways’: het binnenwerk van modems en settopboxen voor digitale tv.

Technicolor was al klant bij het sociaal secretariaat en de Tax & Legal-divisie van SD Worx. HR Manager Katrijn Cornil: “We bereidden de payroll intern voor, maar die opvolging kwam onder druk te staan door twee langdurige afwezigheden. Op een driekoppige afdeling weegt dat zwaar door. Een interimmer sprong tijdelijk bij op rekrutering en nam het tijdsregistratiesysteem Protime voor haar rekening. Maar een structurele oplossing drong zich op, vooral om onze complexe payroll met kennis van zaken op te volgen.”

Onder één dak

Die oplossing kwam er toen het hoofdkantoor in Parijs budget vrijmaakte voor volledige payrolloutsourcing. “Het alternatief was de vaste aanwerving van een HR-medewerker met ervaring in de materie”, licht de HR Manager toe. “Maar dan moet die persoon zich toch continu blijven bijscholen. De wet- en regelgeving verandert namelijk voortdurend. Nu hebben we de garantie dat onze payroll klopt als een bus, daar staat SD Worx garant voor.”

efficiëntie uitbesteden payroll HR

Voor de keuze van een outsourcingpartner ging Technicolor niet over een nacht ijs; voorstellen van verschillende aanbieders werden onder de loep genomen. Katrijn Cornil: “SD Worx kwam als winnaar uit de bus. De doorgedreven juridische expertise gaf de doorslag, samen met de efficiëntie om de volledige payrolldienstverlening onder hetzelfde dak te hebben. Want behalve met het juridische kenniscentrum, het sociaal secretariaat en Tax & Legal, werkten we op dat moment ook al samen met de warrantendivisie. De keuze voor SD Worx als outsourcingpartner was dus de logische vervolgstap.”

Efficiëntiewinst

De consulent van SD Worx ter plaatse neemt de volledige payroll voor haar rekening, zowel voor de Belgische workforce van Technicolor zelf als voor de twintigkoppige ploeg van Mikros, het Belgische filmtechnologiebedrijf dat sinds begin 2016 tot de groep behoort. “Hoewel de workload op de personeelsdienst gestegen is, zijn we in staat om alles met twee af te handelen in plaats van drie”, benadrukt Katrijn Cornil. “Een derde aan efficiëntie gewonnen dus.”

“De verloning van de vele expats volgt Magali op met haar collega’s van Tax & Legal”, vervolgt de HR Manager. “Voor juridische issues heeft ze dan weer een rechtstreekse lijn met het kenniscentrum. Verder is ze het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers voor onder meer contracten, opleidingen, bedrijfswagens en andere benefits.”

efficiëntie uitbesteden payroll HR

Levende agenda

“Precies omdat Magali haar takenpakket zo veelomvattend is, is permanentie onontbeerlijk”, stipt de HR Manager aan. “Maar ook dat is geen probleem. Want gaat ze met vakantie, dan zorgt SD Worx voor vervanging. Zodat wij het jaar rond kunnen rekenen op deze allround HR-ondersteuning.”

Mee aan de basis van de efficiëntiewinst ligt de stroomlijning van een aantal administratieve processen. Katrijn Cornil: “Om niets uit het oog te verliezen, werkt Magali met een reeks vaste checklists, van een aanwerving over trainingen tot de aanvraag van maaltijd- en ecocheques. Bijvoorbeeld: wie in dienst komt, moet een kopie van zijn diploma binnenbrengen op de personeelsdienst. Dus blijft Magali aan de mouw van de nieuwkomer trekken tot dat effectief in orde is. Ook handig is haar nauwgezette opvolging van de inlooptrajecten. Wanneer het tijd is voor een evaluatiegesprek, krijg ik een seintje. Kortom, ze is mijn levende agenda.” 

Uitbesteed is welbesteed

Kortom: In plaats van alles zelf te blijven doen, kunt u vele facetten van personeelsbeleid uitbesteden aan een gespecialiseerde externe partij. Dat werkt niet alleen sneller en efficiënter, een partner kan uw personeelszaken bovendien naar een hoger niveau tillen. Vaak hebben ze specialisten in huis die u kunnen helpen bij elk aspect van HR én hebben ze ook flink wat tools en software om uw werk lichter te maken.

HR benchmarks payroll outsourcing sociaal secretariaat


Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen