Om meer ademruimte te creëren voor kerntaken kiezen hr-afdelingen er steeds vaker voor om bepaalde activiteiten tijdelijk of permanent uit te besteden. Maar ook hier geldt: haast en spoed is zelden goed. Om echt de vruchten te plukken van outsourcing is een goede voorbereiding het halve werk. Op basis van onze ervaring zetten we 6 valkuilen op een rij en hoe je ze vakkundig omzeilt.
“Dat hij maar gewoon begint, hij kent toch zijn vak?”
Leg de persoon tot in de puntjes uit welke taken hij moet uitvoeren, maar ook hoe hij dat moet doen. Want hoeveel expertise de outsourcingscollega ook binnenbrengt in je organisatie, naar je bedrijfseigen procedures en ongeschreven regels heeft hij of zij natuurlijk het raden.
“We zien wel wie ze sturen.”
Bespreek op voorhand je bedrijfscultuur en -waarden met je outsourcingspartner. Zo kan je samen het ideale profiel bepalen om je hr-team te versterken. Naast de juiste vakkennis is het immers cruciaal dat het klikt tussen je vaste ploeg en de persoon aan wie je de taken outsourcet.
“Vooraf weet je nooit wat outsourcing je gaat kosten.”
Dat er aan outsourcing een prijskaartje hangt, staat buiten kijf. Maar je kunt die kosten veel beter inschatten – en optimaliseren – wanneer je vooraf enkele gerichte vragen stelt: in welke domeinen heb je precies versterking nodig? Heb je voor die opdracht gedurende twee volle weken nood aan consultancy? Kan het werk na een kick-offmeeting eventueel op afstand gebeuren?
“Hij zal wel zijn eigen laptop meebrengen zeker?”
De persoon aan wie je de taken outsourcet, zal zijn werk pas naar behoren kunnen uitvoeren als hij daar het nodige materiaal voor ter beschikking krijgt. Zorg er dus voor dat hij vanaf dag één een computer met internetaansluiting heeft, net zoals toegang tot de vereiste bestanden op de bedrijfsserver. Wordt hij of zij daarbovenop verondersteld om met bepaalde bedrijfs- of hr-tools aan de slag te gaan, dan voorzie je het best ook wat tijd voor een demo.
“Op de tweede verdieping is er nog een lege bureau”
Zorg voor een werkplek op de afdeling zelf en trek voldoende tijd uit voor een kennismaking met de hr- en andere medewerkers waarmee de outsourcingscollega zal samenwerken. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat er wantrouwen ontstaat tussen de vaste medewerkers en de persoon aan wie je – tijdelijk of permanent – specifieke taken uitbesteedt.
“Het gaat toch niet over een nieuwe collega?”
Tot slot is het cruciaal dat je je team op de hoogte brengt van de aard van de samenwerking: binnen welke domeinen komt de nieuwe medewerker versterking bieden? Hoe lang duurt zijn of haar opdracht? Op welke dagen zal hij of zij ter plaatse zijn? Voor je vaste medewerkers is duidelijkheid broodnodig om collegiaal en vlot te kunnen samenwerken.
Benieuwd welke hr-processen het vaakst worden uitbesteed? Je leest er meer over in ons e-book 'HR Benchmarks'.
Door Ria Vermeir - Presales en product manager bij de unit Payroll Outsourcing Services
Ria Vermeir werkt als presales en product manager bij de unit Payroll Outsourcing Services van SD Worx. Dankzij haar expertise in outsourcing en grondige marktkennis helpt ze bedrijven te bepalen welke processen SD Worx kan overnemen. Op die manier kan elk bedrijf zich focussen op zijn strategische HR-doelen.
