Praktische vuistregels bij motivering van ontslag

Door Annelies Rottiers - 21 augustus 2018 - Leestijd: 4 minuten

Ontslag

Ontsla je een werknemer, dan kan hij je vragen de redenen voor het ontslag op papier te zetten. En die uitleg kun je maar beter goed onderbouwen. Wat maakt of kraakt een motiveringsdossier? Deze praktische vuistregels zetten je op weg.

motivering ontslag

1. Motiveer het ontslag in een aangetekend schrijven

Wat? Medewerkers hebben voortaan het recht om te weten waarom ze hun ontslag krijgen.

Wanneer het ontslag gebeurt tijdens de eerste zes maanden van tewerkstelling, is een verantwoording niet verplicht. Ook uitzendkrachten of studenten kunnen geen aanspraak maken op motivering van hun ontslag. Tot slot is een motivering van ontslag evenmin aan de orde in geval van ontslag wegens definitieve stopzetting van de activiteit of sluiting van de onderneming, collectief ontslag of ontslag om dringende redenen. Voor deze laatste gevallen voorziet de wet immers al eigen procedures, die een motivering inhouden.

Hoe? Concreet kan een medewerker tot twee maanden na het einde van zijn arbeidsovereenkomst met een aangetekend schrijven uitleg vragen over de reden(en) voor zijn ontslag. Gaat het ontslag gepaard met een opzegtermijn, dan heeft hij tijd tot zes maanden na het ontslag, zonder evenwel de termijn van twee maanden na het einde van de arbeidsovereenkomst kan worden overschreden.

Op jouw beurt heb je als werkgever twee maanden tijd om in een aangetekend schrijven het ontslag te motiveren. Doe je dat niet, dan riskeer je een boete die overeenstemt met twee weken loon. Je kunt er ook voor kiezen om spontaan de reden van het ontslag mee te delen.

Tip: concrete vormvereisten voor de ontslagmotivatie zijn er niet. Let er wel op dat je concrete redenen aanhaalt en dat je je in de juiste taal tot je ontslagen medewerker richt. Kreeg hij of zij al meerdere verwittigingen, dan kan het volstaan naar het laatste wapenfeit te verwijzen.

 

2. Geef tijdig een signaal via schriftelijke verwittigingen

Wat? Ben je van mening dat een werknemer niet (meer) goed functioneert, dan kun je hem of haar via een schriftelijke verwittiging daarvan op de hoogte brengen. Komt er geen verbetering, dan bouw je het dossier van schriftelijke verwittigingen verder uit. Indien de werknemer zou blijven volharden in de boosheid, kan uiteindelijk overgegaan worden tot ontslag.

Hoe? Uiteraard bespreek je het functioneren van de betrokken medewerker eerst mondeling. Zo is er kans op woord en wederwoord. Vat cruciale aandachtspunten daarna samen op papier of via e-mail: zo hebben jij én je werknemer nadien een spoor.

3. Neem evaluaties mee in de aanleg van een motivatiedossier

Wat? Het moment bij uitstek om zaken die voor jou niet door de beugel kunnen te bespreken met je medewerker, is het evaluatiegesprek. De neerslag van deze evaluaties kunnen deel uitmaken van het motivatiedossier bij ontslag.

Hoe? Een goed onderbouwde ontslagmotivering is geen overbodige luxe. Een motivering die niet gebaseerd is op emoties en vermoedens, maar alleen uitvoerig gedocumenteerde voorbeelden en feiten aanhaalt. En dat laatste is onmogelijk als je de verslagen van de evaluatie- en opvolgingsgesprekken met alle medewerkers niet nauwgezet bijhoudt.

Maak na afloop een verslag op van de evaluatie, onderteken het en laat ook je medewerker het document ondertekenen.

Tip: Tip: een historiek van evaluatie- en opvolgingsverslagen centraal beheren is bovendien ook erg waardevol om medewerkers correct op te volgen, te coachen en hen om de juiste redenen te belonen voor de behaalde resultaten. Sowieso de moeite waard dus.

 

4. Hou systematisch relevante stukken bij

Wat? Ook andere schriftelijke documentatie hou je best bij. Denk daarbij aan bewijsstukken van aangetekende zendingen, een proces-verbaal, een verklaring ondertekend door je werknemer…

Hoe? Verzamel en archiveer dergelijke documenten. Hoe beter je dossier is gestoffeerd, hoe sterker je case in het geval van ontslag.

U gaat over tot ontslag. Wat nu?

De ontslagen medewerker krijgt met de ontslagmotivering zicht op de reden van zijn ontslag. Als hij die ongegrond vindt, dan kan hij zijn ontslag aanvechten voor de arbeidsrechtbank. De rechter oordeelt of het ontslag al dan niet ‘kennelijk onredelijk’ is.

Tip: roep juridisch advies in, zowel voor een ontslag, als bij een vraag tot ontslagmotivering. Ook als je een ontslag wegens dringende reden overweegt, is het afstemmen met de juridische dienst geen overbodige luxe. Hopelijk overkomt het je niet, maar als je ontslag om dringende reden moet inroepen, is terugvallen op elementen uit een aangelegd dossier soms doorslaggevend. Let op: een motiveringsdossier alleen volstaat niet om een ‘dringende reden’ te kunnen inroepen. Bovendien zijn er een aantal zaken die je als werkgever best zorgvuldig overweegt voor je beslist om iemand om dringende reden te ontslaan.


Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen