Hr-outsourcing: welke taken besteed je (niet) uit?

Outsourcing is een ietwat beladen woord. Wie garandeert immers nog de kwaliteit van je hr-processen als iemand anders de controle krijgt? Die vraag is echter onterecht. Door je payroll en/of hr-administratie uit te besteden hou je zelf de touwtjes in handen én krijg je er een kwaliteitsinjectie bovenop. De eerste denkoefening is dan: welke taken besteed je (niet) uit? Wij geven de aanzet.

Een foutloze loonberekening en payrolladministratie: het maandelijkse huzarenstukje van elke hr-afdeling vraagt steeds meer tijd en expertise. Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat almaar meer bedrijven ervoor kiezen om bepaalde hr-taken uit te besteden.

Outsource de last, verzilver de baten

Misschien wil je al een tijdje je schouders zetten onder een nieuw opleidingsbeleid, data-analyse of een campagne rond employer branding, maar laat de werkdruk dat niet toe. Een extra paar handen is dan welgekomen. Iemand die je team meteen versterkt en jou de nodige ademruimte geeft. Bovendien kan je kiezen tussen extra hulp bij je hr-administratie of bij je payroll. En dat alles bij jou op de werkvloer. Rest de vraag: welke processen besteed je uit?

4 tips die je beslissing vergemakkelijken:

1. Beslis welke taken bedrijfsspecifiek zijn en een meerwaarde betekenen voor je klanten en aandeelhouders. Heb je voldoende middelen en tijd om die tot een goed einde te brengen, hou ze dan binnenshuis.
2. Vraag aan je hr-medewerkers welke taken ze graag uitvoeren. Tevredenheid op de werkvloer is een belangrijk element bij outsourcing. Je besteedt beter taken uit die je liever niet zelf doet.
3. In dezelfde lijn is het logischer om tijdrovende, repetitieve en technische taken over te laten aan een externe provider dan om korte opdrachten door te spelen.
4. Richt je blik ook op de toekomst. Zullen je huidige payrollmedewerkers binnen twee jaar nog dezelfde functie bekleden, of groeien ze door?

De payrollwaardeketen

Om te beslissen welke taken je liever uitbesteedt, is het een goed idee om eerst een analyse te maken van je payrollwaardeketen.

Loonvoorbereiding: dataverzameling, -interpretatie en -invoer

Sommige gegevens zijn standaard voorhanden. Andere worden elke maand ad hoc verzameld: prestaties en afwezigheden (bv. via een tijdregistratiesysteem), premies, toelages, uitzonderlijke vergoedingen en inhoudingen. Zodra alle data verzameld zijn, is er nog interpretatie en controle nodig. Conclusie: deze fase neemt de meeste tijd in beslag in je payroll-waardeketen.

Expertprocessen

De naam doet het al vermoeden: deze processen vergen gespecialiseerde domeinkennis. Denk hierbij aan de loonadministratie van expats, de eindejaarspremies, het vakantiegeld, eventuele bonussen en premies. Vooral kmo’s besteden deze schakel in de payrollwaardeketen uit, wegens een gebrek aan tijd en interne knowhow. Dat is vaak voordeliger dan een extra aanwerving.

Supportprocessen

Deze ondersteunende processen staan los van de eigenlijke loonberekening – die vaak al door het sociaal secretariaat gebeurt – maar ze beïnvloeden wel de totale kwaliteit van de payroll:

• administratie rond contracten en afwezigheden (documenten voor educatief verlof, jeugdvakantie, economische werkloosheid, mutualiteiten …);
• rapportering (aan management, ondernemingsraad en overheid; sociale balans, mobiliteitsenquête …);
• vragen van medewerkers.

Goed om te weten: van alle supportprocessen is rapportering de minst populaire activiteit op een hr-afdeling. Dus waarom niet uitbesteden?

Uitbesteed is welbesteed

Overuren registreren, je wagenpark beheren, contracten opmaken, eindejaarspremies of vakantiegeld berekenen … Het zijn stuk voor stuk taken waar veel werk in kruipt en die je probleemloos kunt uitbesteden aan specialisten. Zo heb je zelf meer tijd voor strategische hr-projecten die je bedrijf helpen groeien, zoals employer branding of flexibele verloning.