Outsourcing in hr is een ietwat beladen woord. Wie garandeert immers nog de kwaliteit van je hr-processen als iemand anders de controle krijgt? Die vraag is echter onterecht. Door je payroll en/of hr-administratie uit te besteden hou je zelf de touwtjes in handen én krijg je er een kwaliteitsinjectie bovenop. De eerste denkoefening is dan: welke taken besteed je (niet) uit? Wij geven de aanzet.
Een foutloze loonberekening en payrolladministratie: het maandelijkse huzarenstukje van elke hr-afdeling vraagt steeds meer tijd en expertise. Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat almaar meer bedrijven ervoor kiezen om bepaalde hr-taken uit te besteden.
Van heel specifieke hr taken, zoals eindejaarspremies en de administratie rond economische werkloosheid, tot bredere processen, zoals payroll en aanwervingen: de opties voor outsourcing zijn eindeloos. Maar dat betekent niet dat elke verantwoordelijkheid op je afdeling zich ook even goed leent tot outsourcing. Om de keuze te vergemakkelijken, helpen we graag met deze 5 tips.
Via outsourcing kun je niet alleen de workload aanpakken, maar ook het werkgeluk op je afdeling boosten. Twee vliegen in één klap, zeg maar. Besteed dus vooral taken uit die op weinig animo kunnen rekenen. Zo zijn hr-professionals doorgaans liever bezig met thema’s zoals welzijn en ontwikkeling dan met de voorbereiding van de payroll of rapportering. Vraag gerust eens rond bij je collega’s.
Dit leunt dicht aan bij het voorgaande, maar gaat nog een stap verder. Zo kan een ervaren hr-partner heel wat manuele taken, die maandelijks talloze uren opslorpen, vaak efficiënter invullen. Een objectieve blik en bewezen innovatieve tools, systemen en processen kunnen wonderen doen wanneer je zelf door de bomen het bos niet meer ziet. Outsourcing en optimalisatie gaan hand in hand.
Richt je blik op de toekomst. Zullen je huidige payroll- en hr-medewerkers binnen twee jaar nog dezelfde functie bekleden, of groeien ze door? Denk eraan: de juiste expertise aantrekken én behouden, is weinig evident. Begin daarom op tijd aan een plan b. Door die proactieve aanpak vermijd je dat je op een bepaald moment snelle (en soms ondoordachte) beslissingen moet maken.
Check welke taken bedrijfsspecifiek zijn en een echte meerwaarde betekenen voor je stakeholders. Heb je voldoende middelen en tijd om die tot een goed einde te brengen, behoud ze dan. Zo verkiezen organisaties vaak om arbeidsongevallenaangiftes zelf af te handelen, omdat de persoonlijke zorg voor de betrokken medewerker(s) een duidelijke toegevoegde waarde heeft.
Je hoeft jezelf niet op te zadelen met onnodige kopzorgen over wat wel of niet uit te besteden. Weet dat je initiële keuze niet eeuwig vastligt. Zo kun je gerust ‘klein’ beginnen en naarmate het vertrouwen groeit, de samenwerking herevalueren en meer activiteiten outsourcen. In de meeste formules is alles bespreekbaar.
Om te beslissen welke taken je liever uitbesteedt, is het een goed idee om eerst een analyse te maken van je payrollwaardeketen.
Sommige gegevens zijn standaard voorhanden. Andere worden elke maand ad hoc verzameld: prestaties en afwezigheden (bv. via een tijdregistratiesysteem), premies, toelages, uitzonderlijke vergoedingen en inhoudingen. Zodra alle data verzameld zijn, is er nog interpretatie en controle nodig. Conclusie: deze fase neemt de meeste tijd in beslag in je payroll-waardeketen.
De naam doet het al vermoeden: deze processen vergen gespecialiseerde domeinkennis. Denk hierbij aan de loonadministratie van expats, de eindejaarspremies, het vakantiegeld, eventuele bonussen en premies. Vooral kmo’s besteden deze schakel in de payrollwaardeketen uit, wegens een gebrek aan tijd en interne knowhow. Dat is vaak voordeliger dan een extra aanwerving.
Deze ondersteunende processen staan los van de eigenlijke loonberekening – die vaak al door het sociaal secretariaat gebeurt – maar ze beïnvloeden wel de totale kwaliteit van de payroll:
Goed om te weten: van alle supportprocessen is rapportering de minst populaire activiteit op een hr-afdeling. Dus waarom niet uitbesteden?
TIP: ben je nog niet helemaal overtuigd of wil je liever bepaalde taken in huis houden, begin dan met outsourcing van een beperkt pakket. Uitbreiden kan later altijd.
Overuren registreren, je wagenpark beheren, contracten opmaken, eindejaarspremies of vakantiegeld berekenen … Het zijn stuk voor stuk taken waar veel werk in kruipt en die je probleemloos kunt uitbesteden aan specialisten. Zo heb je zelf meer tijd voor strategische hr-projecten die je bedrijf helpen groeien, zoals employer branding of flexibele verloning.
We zetten de belangrijkste aspecten voor een weloverwogen keuze op een rij.
In ons e-book ‘Het abc van payroll- en hr-outsourcing: wat, waarom en hoe?' vertellen we je niet enkel waarom outsourcing in de lift zit, maar gaan we ook dieper in op de 3 vormen van outsourcing en hoe je hier nu praktisch mee van start gaat
Door Ria Vermeir - Unit Manager Outsourcing Services
Ria Vermeir werkt als Unit Manager Outsourcing Services bij SD Worx. Dankzij haar expertise in outsourcing en grondige marktkennis helpt ze bedrijven te bepalen welke processen SD Worx kan overnemen. Op die manier kan elk bedrijf zich focussen op zijn strategische hr-doelen.
