Hoe duidelijk en volledig zijn uw arbeidsreglement of policy's?

Door Annelies Rottiers - 28 juli 2017 - Leestijd: 5 minuten

Schriftelijke afspraken

Mogen uw medewerkers met een bedrijfswagen onbeperkt tanken? Of ongelimiteerd bellen en surfen met hun smartphone van het werk? Mogen ze tijdens de werkuren gebruikmaken van sociale media? Bestaat de kans dat ze toevallig allemaal tegelijkertijd met vakantie gaan? En nog belangrijker: bent u er zeker van dat zij hetzelfde antwoord zouden geven op deze vragen?

policy

Afspraken op papier

Als het antwoord op deze laatste vraag neen is, dan bent u niet alleen. In veel organisaties worden afspraken over extralegale bedrijfsvoordelen nooit op papier gezet. Maar als u geen duidelijke afspraken maakt, zet u de deur open voor onaangename verrassingen en scenario’s waarbij uw onderneming opdraait voor de kosten. Denk daarbij aan sociaaljuridische verplichtingen én aan misbruiken en discussies vermijden. Wat vaak neerkomt op: geld besparen.

Afspraken op papier zorgen ervoor dat iedereen weet wat kan en wat niet. Maar wat neemt u op in het arbeidsreglement, en wanneer kiest u voor een policy?

Arbeidsreglement …

Zowel de werkgever als de werknemer hebben rechten en plichten, die bij wet worden bepaald. Heel wat afspraken tussen werkgevers en werknemers zoals arbeidsduur, collectieve sluitingen en voorwaarden voor ontslag om dringende reden, moet u dus verplicht opnemen in het arbeidsreglement.

Goed om te weten: naast de wettelijke bepalingen kunt u ook eigen ‘huisregels’ opnemen en de sancties bij overtreding ervan. Door deze regels in het arbeidsreglement op te nemen, worden ze in principe afdwingbaar. Zo kunt u dus duidelijk maken welk gedrag u van uw werknemers verwacht en welk gedrag u niet tolereert.

Vermijd wildgroei

Wilt u geen wildgroei aan documenten creëren, dan is het een optie om specifieke afspraken met uw medewerkers op te nemen in het arbeidsreglement.

Denk aan:

  • afspraken rond vakantieaanvragen
  • een verzuimprotocol
  • schade door een verkeersongeval
  • gebruik van internet, e-mail en pc
  •  …

Vraag uzelf wel op voorhand af: gelden de afspraken voor al uw medewerkers? En mag of moet iedereen op de hoogte zijn? Voor specifieke regelingen kunt u extra bepalingen in uw arbeidsreglement opnemen. Hou wel steeds in het achterhoofd dat de meeste wijzigingen in het reglement alleen kunnen mits naleving van een bijzondere procedure.

Onthoud ten slotte ook dat dit reglement geen statisch gegeven is. De wetgeving verandert, net zoals de manier van werken: evolueert uw arbeidsreglement mee?

… of policy?

In de praktijk blijkt dat het arbeidsreglement niet altijd de meest efficiënte manier is om afspraken te maken. Zo zijn er veel situaties mogelijk die niet wettelijk geregeld moeten worden in het reglement, maar waarvoor evenzeer afspraken op papier nodig zijn. Ook via contracten, een huishoudelijk reglement of een policy kunt u veel zaken vastleggen. Dat laat toe om beter op maat van specifieke medewerkersgroepen afspraken officieel maken.

Een voorbeeld: als slechts 3 van uw 40 werknemers een bedrijfswagen hebben, is het aangewezen om het gebruik van firmawagens niet te regelen via het arbeidsreglement, maar wel via een policy.

Duidelijkheid en flexibiliteit

Met een goede policy legt u ondubbelzinnig verantwoordelijkheden en rechten en plichten vast. Werknemers weten perfect waaraan ze zich moeten houden en wat de gevolgen zijn wanneer ze afspraken niet nakomen. Tegelijk biedt een arbeidsbeleid u veel flexibiliteit. Aanpassingen kunnen als dat nodig is, met deze beperking: de veranderingen mogen geen ernstige wijzigingen meebrengen voor de werknemers.

Zo kunt u in een policy gedragsregels vastleggen (bijvoorbeeld in verband met roken op het werk), maar ook alle gebruik van extralegale voordelen. Voor elk voordeel dat u introduceert kunt u een policy opstellen zonder dat u het arbeidscontract of arbeidsreglement moet aanpassen. Let er wel op dat u telkens samen met de toekenning van het voordeel de werknemer de policy met de praktische afspraken laat ondertekenen.

Tip: ook voor voordelen die uw medewerkers al geruime tijd genieten, kunt u een policy opstellen. De inhoud mag weliswaar niet indruisen tegen de gangbare gebruiken in uw onderneming. Is dat wel het geval? Dan zult u moeten onderhandelen met uw werknemers. In bepaalde gevallen zult u misschien bepaalde rechten moeten terugschroeven, omdat er anders een voordeel in natura moet worden aangegeven.

Samengevat zijn de voordelen van een policy:

  • verantwoordelijkheden, rechten en plichten zijn duidelijk vastgelegd
  • de flexibiliteit om snel aan te passen aan veranderende behoeften
  • ook toepasbaar op de bestaande voordelen
  • toepasbaar op de gebruikers van het voordeel

Bekijk onze 10 tips voor een goede policy voor bedrijfswagens

Is uw smartphonepolicy waterdicht? Deze tips helpen u op weg

Sociale inspectie

Gerelateerde artikelen

refresh Meer artikelen