Remboursement de frais liés au travail à domicile : l'ONSS et le fisc sur la même longueur d'onde

12 décembre 2014

Le Nouveau monde du travail n'est plus aussi « nouveau » que cela. Depuis quelques années, nous organisons (ou laissons organiser) notre travail de manière de plus en plus différente. En raison des problèmes de mobilité et de la recherche d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la demande de régimes de travail plus flexibles a augmenté.

Le travail indépendant des horaires et des lieux en constitue assurément l'aspect le plus connu. Dans le secteur privé, ce type de prestations est soumis aux dispositions relatives au travail à domicile et/ou télétravail.

Matériel destiné au travail à domicil ou outils de travail personnels

Le télétravailleur est une personne qui travaille quelques jours par semaine de chez elle ou d'un autre endroit que son bureau habituel. L'employeur doit fournir au télétravailleur le soutien et les outils nécessaires à l'exécution des prestations qui lui incombent. Il peut s'agir de la mise à disposition d'un GSM, d'un ordinateur portable et d'une connexion internet (avec abonnement correspondant). Une autre possibilité consiste à ce que le travailleur

reçoive une indemnité pour l'usage professionnel de ses propres outils de travail. Les employeurs favorables au Nouveau monde du travail accordent à leurs travailleurs une autonomie encore accrue et optent pour l'approche « choose your own device ».

Outils de travail appartenant au travailleur : le droit au remboursement forfaitaire des frais

Si un travailleur utilise effectivement son propre ordinateur (avec équipements périphériques et logiciels) et/ou une connexion internet (et l'abonnement correspondant) et qu'il reçoit en échange une indemnité de la part de son employeur, le fisc considère celle-ci comme un remboursement de dépenses non imposable, propres à l'employeur. L'ONSS considère qu'il s'agit d'une indemnité exonérée d'ONSS. L'ONSS et le fisc acceptent dans ce cadre un montant forfaitaire de 40 euros maximum par mois :

• 20 euros pour l’utilisation de l'internet personnel

• 20 euros pour l’utilisation de l’installation informatique personnelle

Attention aux indemnités plus élevées ! Si le montant mensuel alloué est supérieur à 20 euros et que l'employeur ne peut justifier ce montant supérieur, la quotité de l'indemnité qui excède les 20 euros est considérée comme une rémunération et est par conséquent soumise aux cotisations ONSS et au précompte professionnel.

Télétravail : sur une base régulière ou occasionnelle ?

L'ONSS et le fisc acceptent donc une indemnité pour télétravail. Le point de vue de ces deux organes diffère toutefois sur un point. L'ONSS accepte cette indemnité uniquement en cas de télétravail sur une base régulière, alors que le fisc accepte aussi le forfait pour le télétravail sur une base occasionnelle. Le fisc définit le télétravail comme étant « toute forme d'organisation et/ou de réalisation de travail, utilisant les technologies de l'information, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ceux-ci de façon régulière ou occasionnelle ». Le fisc vise donc le télétravail effectué dans des locaux privatifs du travailleur (généralement à son domicile) et qui est organisé dans le cadre des heures de travail normales. L'ONSS accepte uniquement le forfait de 2 x 20 euros lorsqu'un travailleur utilise essentiellement et sur une base régulière son propre ordinateur et/ou sa propre connexion internet (et son abonnement) à des fins professionnelles, là où le fisc accepte également le forfait pour télétravail sur une base occasionnelle.

Concrètement, cela signifie que, pour l'ONSS, le forfait de 20 euros ne s'applique pas aux travailleurs qui utilisent seulement occasionnellement leur propre ordinateur et/ou leur propre connexion internet (ex. rédiger de temps en temps un rapport le soir ou relire de la documentation, travailler exceptionnellement de chez soi en cas de grève des transports en commun, ...). L'ONSS réfléchit encore actuellement à la portée des notions que recouvrent les termes « incidemment » et « occasionnellement », mais pour les salariés qui travaillent seulement de temps en temps de chez eux, une certaine prudence s’impose donc dans l'octroi d'indemnités.

Remboursement forfaitaire des frais : un cumul possible avec le forfait de 10% pour le télétravail et/ou une indemnité de bureau ?

Parallèlement au forfait fiscal de 40 euros, l'ONSS accepte aussi les indemnités suivantes dans le cadre du travail à domicile : un forfait de 10% pour le télétravail et une indemnité de bureau.

Forfait de télétravail de 10%

Cette indemnité comprend tous les frais liés au télétravail encourus pour le compte de l’employeur. Il peut s'agir des frais pour un bureau ou un poste de travail à la maison (chauffage, éclairage, entretien, ...) et des frais pour l’utilisation d’outils, d'appareils et de matériel de bureau et autres (encre, papier, communication, machines, internet, ...). Les frais liés à l’achat, à l’installation et/ ou à l’entretien d’outils, d’appareils et de matériel (ordinateur, téléphone, imprimante, ...) ne sont pas compris dans ces 10%. L’employeur peut donc rembourser ces frais en sus des 10%. Les deux forfaits de 20 euros pour l’utilisation de l’ordinateur propre du travailleur (l’installation informatique) et de l’internet du travailleur ne peuvent par conséquent pas être payés en plus du forfait de 10% pour le télétravail.

Indemnité de bureau

Une indemnité de bureau ne peut être octroyée quʼaux travailleurs qui passent structurellement et régulièrement une partie de leur temps de travail à travailler à domicile et qui doivent, par conséquent, aménager un espace dans leur habitation où ils peuvent effectuer ces prestations. L’ONSS accepte actuellement un montant forfaitaire de 117,27 euros par mois. Ce montant est présumé couvrir les frais de chauffage, d’électricité, de téléphone, de petit matériel de bureau, ... Un cumul avec les forfaits de 20 euros ne semble pas exclu, à condition naturellement de pouvoir démontrer que ces frais ne sont pas déjà compris dans l’indemnité de bureau.