Processus RH efficaces : la mission conjointe de Total et SD Worx

Avec 68 stations-service disséminées à travers toute la Belgique, les processus RH de Total Belgium – Servauto se révèlent plutôt complexes. « C’est surtout l’accueil des nouveaux collaborateurs qui prenait beaucoup de temps. Jusqu’il y a récemment, le processus générait des avalanches de courriels, raconte le directeur RH Dimitri Pevenage. eBlox OnSite nous a permis de remédier au problème. La charge administrative a été réduite de moitié et, parallèlement, nous avons réussi à améliorer considérablement la qualité. »

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Au département RH de Total Belgium – Servauto, les collaborateurs sont tous les jours sur la brèche. « Nous comptons 860 salariés fixes, explique Dimitri Pevenage, directeur RH du service central du personnel à Zaventem. À cela, il faut encore ajouter 380 intérimaires et 60 recrutements par an. C’est surtout l’accueil des nouveaux collaborateurs qui nous prenait beaucoup de temps. Les torrents continus de courriels et de listes nuisaient à la fluidité du service. »

Une charge de travail diminuée pour une qualité renforcée

Partant de ce constat, Total Belgium – Servauto s’était mise à la recherche d’un outil performant pour fluidifier l’accueil des nouvelles recrues. D. Pevenage : « Nos exigences étaient limpides : une qualité irréprochable et moins de désordre administratif. eBlox OnSite est alors apparue comme la solution toute désignée. C’était la seule capable d’être intégrée efficacement dans notre système de payroll. Aujourd’hui, le traitement des salaires est devenu beaucoup plus fluide. »

Total Belgium – Servauto a tout de suite adhéré au concept. « Le responsable de la filiale introduit les données du personnel, après quoi celles-ci arrivent dans une base de données centralisée, précise D. Pevenage. C’est ensuite que l’équipe RH intervient. Grâce à cette solution, nous pouvons décentraliser la saisie des données tout en gardant une vue d’ensemble. C’est exactement ce que nous souhaitions. »

Un processus RH sur mesure 

Total Belgium – Servauto et SD Worx ont conjugué leurs forces. « Nous avons fait appel à un consultant expérimenté pour établir un flux de travail sur mesure, indique D. Pevenage. On décidait nous-mêmes pour chaque étape de l’accueil des nouvelles recrues qui était responsable de quoi. Ceux qui ne sont pas experts en matière de payroll peuvent s’appuyer sur un guide, qui utilise notre propre terminologie. »

Fin 2018, la solution eBlox OnSite a été testée abondamment dans quatre stations-service. « Cette solution a passé la phase d’essai avec brio, poursuit le directeur RH. Cela nous a apporté la confiance nécessaire. Aussi, nous avons rapidement accordé notre feu vert pour un déploiement dans les autres stations-service ».

Le déploiement se poursuit

Désormais, l’accueil des nouvelles recrues se déroule sans heurts. « Tandis que, auparavant, on avait parfois des erreurs dans les données saisies, les données du personnel sont aujourd’hui correctes, structurées et à jour, affirme D. Pevenage. La charge administrative a été réduite de moitié, tandis que nous gardons une vue d’ensemble sur les entrées de service en cours. »

Cette réussite étant très engageante, Total Belgium – Servauto a prévu de déployer prochainement eBlox OnSite pour encore d’autres processus RH. D. Pevenage : « Les régimes de travail de nos collaborateurs changent très fréquemment. Ces modifications, aussi, seront bientôt réalisées avec eBlox OnSite, ce qui renforcera encore la qualité et le gain de temps. Parallèlement, nous sommes en train de numériser les promotions internes et l’accompagnement professionnel. Nous comptons utiliser eBlox OnSite pour ces aspects également. Grâce au gain de temps administratif, nous aurons ainsi plus de latitude pour identifier les possibilités d’évolution de nos collaborateurs. Pour le dire simplement, avec eBlox OnSite, nous remplaçons des procédures manuelles chronophages par un flux RH optimal. »

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Grâce à eBlox OnSite, le processus d’accueil des nouveaux collaborateurs se déroule plus efficacement et avec plus de fluidité. En fait, c’est très simple, la charge a été réduite de moitié, et donc aussi le temps perdu. Dimitri Pevenage Directeur RH Total Belgium – Servauto