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Business Process Outsourcing (BPO) : le géant pharmaceutique Roche Diagnostics gagne 6 jours par mois pour des tâches stratégiques
Roche Diagnostics, la plus grande entreprise biotechnologique au monde, passait trop de temps à administrer le payroll.
Aujourd’hui, Roche Diagnostics Belgium emploie environ 180 travailleurs sur son site de Vilvorde. Au niveau mondial, le groupe Roche compte pas moins de 90 000 collaborateurs. L’entreprise administre sans faille les salaires depuis déjà 20 ans mais s’est rendu compte qu’elle avait besoin de temps à consacrer à des tâches plus stratégiques. « Chez Roche, nous fournissons des produits adaptés aux besoins de groupes spécifiques de patients, une approche que nous sommes les premiers à proposer dans le secteur des soins de santé. Et nous souhaitons transposer cette approche personnalisée dans notre fonctionnement interne. À cette fin, le département RH doit adopter des pratiques axées sur les personnes, à savoir exploiter intelligemment les données dont il dispose afin de répondre de façon plus flexible aux besoins de l’entreprise. »
Pour y parvenir, l’entreprise a confié l’administration de son payroll à SD Worx. « Nous consacrons le temps que nous avons ainsi dégagé à l’analyse des données RH, ou HR Analytics, dont nous utilisons ensuite les résultats pour alimenter les discussions avec les chefs d’équipe. RH a gagné en importance, et tout le monde se rend mieux compte de la nécessité d’une politique du personnel bien pensée. »
Le temps dédié au payroll passe d’une semaine à un seul jour
Il aura fallu quatre mois à SD Worx pour reprendre entièrement la gestion du payroll à son compte. Résultat : il ne faut désormais plus qu’un jour pour effectuer le calcul des salaires et l’administration y afférente, contre sept auparavant.
Evelyn Willems, People & Culture Director chez Roche Diagnostics, qui a mené le projet de A à Z avec SD Worx, ne tarit pas d’éloges. « J’ai tout de suite eu une bonne impression. De plus, l’accompagnement personnalisé, l'analyse approfondie et l’approche structurée de SD Worx ont très vite confirmé ma perception. » L’équipe de SD Worx nous a clairement expliqué tous les changements et les optimisations au cours de séances de communication internes.
Nous avions besoin de plus de temps pour utiliser nos données RH afin d'orienter la croissance de notre entreprise dans la bonne direction. Grâce à BPO, nous l’avons maintenant
Evelyn Willems, People & culture director, Roche Diagnostics
L’efficacité de la digitalisation
Désormais, tous les employés peuvent consulter leurs feuilles de paie ainsi que d’autres documents via la plateforme digitale « Myworkandme ». « Finis la paperasse et les éternels va-et-vient. Désormais, les employés peuvent, par exemple, télécharger leur certificat médical sur la plateforme. »
Et ces archives digitales représentent également un fameux gain de temps pour les collaborateurs RH. « Il y a tout d’abord beaucoup moins de travail manuel et administratif. Ensuite, nous avons facilement accès à toutes les données pour établir des rapports qui aident les chefs d’équipe dans leurs analyses et leurs entretiens. » Citons par exemple le « holiday running ratio », qui donne aux équipes un bon aperçu des congés déjà pris et leur permet de maintenir un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Continuité garantie
« Nos collaborateurs sont très satisfaits. Maintenant que c’est SD Worx qui gère le payroll, tout ne dépend plus uniquement d’une personne. Nous savons que tout se passera sans encombre. De plus, la continuité est garantie puisque tous les éléments sont solidement documentés. »
Parés pour l’avenir
« Chez SD Worx, nous sommes entre de bonnes mains. Nous pouvons compter sur l’expertise de nombreux spécialistes », ajoute Evelyn Willems. « Ils réfléchissent avec nous et ont élaboré un modèle sur mesure qui nous permet de simuler parfaitement les hausses de salaire. Nous disposons ainsi d’un aperçu de l’ensemble des éléments salariaux, ce qui facilite la discussion avec nos collaborateurs. »
« En outre, nous sommes parfaitement en phase avec la législation la plus récente et à la pointe de l’innovation. Qu’il s’agisse de ‘cash for car’ ou d’un plan de rémunération flexible, nous nous tournons résolument vers l’avenir, avec le soutien des spécialistes de SD Worx. Notre département RH sera désormais capable d’orienter, dès le début, les nouveaux projets dans la bonne direction. »