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Bedrijfsleider

Obligation d’information élargie pour la déclaration « coûts propres à l’employeur » à compter du 1er janvier 2022

Annelies Rottiers
Annelies Rottiers
Temps de lecture: 3 Minutes

De nombreux employeurs accordent aujourd’hui des indemnités de frais. Ces indemnités étant déductibles dans votre chef, vous devez les mentionner sur la fiche 281.10. Nous vous rappelons qu’à compter du 1er janvier 2022, des règles élargies s’appliqueront pour la déclaration des indemnités de frais sur la fiche fiscale. Ce qui devrait amener plus de transparence ! Il est donc temps pour votre entreprise d’élaborer une politique réfléchie pour le remboursement des frais aux travailleurs.

Dans l’exercice quotidien de leurs fonctions, de nombreux travailleurs sont fréquemment amenés à avancer certains frais, comme le carburant, les frais de stationnement, les repas d’affaires, etc. Pour le défraiement, vous avez le choix : soit vous remboursez les coûts réellement engagés, soit vous versez une indemnité de frais forfaitaire. Dans les deux cas, les indemnités sont exonérées d’ONSS et de précompte professionnel.

Pourquoi une indemnité forfaitaire ?

Bon nombre d’employeurs optent pour des indemnités de frais forfaitaires. C’est un moyen simple et rapide d’indemniser chaque mois vos travailleurs pour les frais engagés, car vous ne devez pas examiner et contrôler toutes les factures et les tickets de caisse. Une obligation de notification élargie s’appliquera à partir du 1er janvier 2022. Elle offrira au fisc une vue plus transparente sur toutes les indemnités – frais réels et forfait – versées au travailleur.

Compte tenu de cette transparence, le fisc (et, par conséquent l’ONSS) contrôlera avec plus de rigueur la justification et l’admissibilité de ces remboursements. Le risque de contrôle est donc plus grand si vous associez des indemnités de frais forfaitaires et des remboursements réels et/ou si vous octroyez arbitrairement des montants élevés d’indemnités forfaitaires sans justification.

Obligation de notification actuelle

Pour les employeurs, les indemnités forfaitaires et les indemnités de frais réels sont déductibles au titre de frais professionnels. Vous devez donc les indiquer chaque année sur la fiche fiscale 281.10 (cadre 17 rubrique b) de votre travailleur et sur le récapitulatif de relevé. La procédure dépend du type d’indemnités de frais :

    Mention sur la fiche   Montant à mentionner
Indemnité de frais déterminée sur la base des frais réels et prouvés pour le montant juste
Par ex. tickets de caisse du carwash ou du restaurant, etc.
  OUI-pièces justificatives   NON
Indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes
Par ex. montants déterminés par le fisc, frais d’hébergement pour voyages d’affaires, indemnité de télétravail, etc.
  OUI-normes sérieuses   NON
Indemnité de frais forfaitaire NON déterminée sur la base de normes sérieuses
Par ex. un montant déterminé par l’entreprise même sur la base des frais des mois précédents
  OUI   OUI

 

Il est également possible de combiner les options. Mais vous ne pouvez pas rembourser deux fois les mêmes frais, une fois sur la base d’une pièce justificative et une fois sur la base forfaitaire.

Ce qui change pour l’année de revenus 2022 et les suivantes

Le fisc modifie désormais ce principe : à partir de l’année de revenus 2022, vous devrez mentionner dans la rubrique « renseignements divers » le montant complet de TOUTES les indemnités de frais, aussi bien pour les frais réels que pour les forfaits. Cette obligation s’applique aussi pour toutes les indemnités de frais versées par une société à ses dirigeants (fiche 281.20). Voici, en résumé, ce que vous devrez indiquer :

    Mention sur la fiche   Montant à mentionner
Indemnité de frais déterminée sur la base des frais réels et prouvés pour le montant juste
Par ex. tickets de caisse du carwash ou du restaurant, etc.
  OUI-pièces justificatives   OUI
Indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes
Par ex. montants déterminés par le fisc, frais d’hébergement pour voyages d’affaires, indemnité de télétravail, etc.
  OUI-normes sérieuses   OUI
Indemnité de frais forfaitaire NON déterminée sur la base de normes sérieuses
Par ex. un montant déterminé par l’entreprise même sur la base des frais des mois précédents
  OUI   OUI

 

Le remboursement des frais réels, que ce soit par la ligne salariale ou directement au travailleur (par le biais de la comptabilité) devra dorénavant être mentionné sur la fiche fiscale 281.10 ou 281.20 (pour les dirigeants).

Et si vous ne mentionnez pas ces montants ?

Si vous ne mentionnez pas les indemnités de frais forfaitaires sur une fiche individuelle et/ou un récapitulatif de relevé, ces frais ne seront pas déductibles au titre de frais professionnels. En ne reprenant pas les indemnités de frais réels sur la fiche, vous risquez une amende administrative.

Qu’est-ce qui change pour vous en tant que client de SD Worx ?

  • Indemnités forfaitaires déterminées sur la base de pièces justificatives et de normes sérieuses : vous mentionnez dorénavant aussi le montant sur la fiche fiscale.
  • Indemnités forfaitaires non déterminées sur la base de normes sérieuses : rien ne change. Ces montants sont déjà mentionnés sur la fiche fiscale.
  • Les indemnités de frais réels que vous versez aujourd’hui au travailleur par le biais de la comptabilité devront bientôt se faire par la ligne salariale. Elles pourront ainsi être mentionnées sur la fiche fiscale du travailleur. Cela ne doit pas forcément être fait mensuellement, une fois par an suffit.

Si une action concrète est exigée, vous recevrez des instructions à ce sujet.

Cinq étapes pour mettre en place une politique d’indemnités de frais forfaitaires

Nous conseillons à nos clients d’élaborer une politique d’indemnisation forfaitaire claire sur la base de critères objectifs. En voici les cinq éléments clés :

  • Étape 1 : déterminez quelles indemnités de frais forfaitaires vous pouvez justifier pour les travailleurs actifs dans votre entreprise
  • Étape 2 : rédigez une politique au niveau de l’entreprise
  • Étape 3 : rédigez un avenant au contrat de travail
  • Étape 4 : collectez les pièces justificatives
  • Étape 5 : mise en œuvre dans le payroll
Étape 1 : déterminez quelles indemnités de frais forfaitaires vous pouvez justifier pour les travailleurs actifs dans votre entreprise

Utilisez autant que possible les forfaits reconnus par l’ONSS et le fisc. Répondez aux questions suivantes : quelles catégories de fonctions compte mon entreprise ? Quel est le type d’indemnités de frais forfaitaires que j’accorde déjà et à qui ? Comment voudrais-je déterminer les montants forfaitaires ?

Étape 2 : rédigez une politique au niveau de l’entreprise

Appliquez les forfaits de manière correcte, homogène et conforme à la réalité. Les travailleurs qui exercent la même fonction ont droit au même type d’indemnisation. Détaillez les indemnités de frais par écrit.

Étape 3 : rédigez un avenant au contrat de travail

Soyez sûr de pouvoir justifier les indemnités de frais forfaitaires accordées pour chaque travailleur.

Étape 4 : collectez les pièces justificatives

Examinez comment vous pouvez démontrer que l’octroi des indemnités de frais forfaitaires correspond à la réalité.

Étape 5 : mise en œuvre dans le payroll

Un aperçu transparent des frais remboursés dans le payroll constitue l’élément clé de la nouvelle législation applicable à partir du 1er janvier 2022.

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Auteur
Annelies Rottiers
Annelies Rottiers
Manager Consultancy PME

Passionnée par les PME, Annelies Rottiers dirige une équipe d'experts Legal & HR. Active chez SD Worx depuis 10 ans, elle inspire les entreprises et les aide à élaborer une politique du personnel « efficace et convaincante ». Car ce sont les personnes qui font la différence, surtout lorsqu'elles exercent leur fonction avec « plaisir et passion » !

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