Si le budget mobilité – l’alternative écologique à la voiture de société –, a mis du temps à démarrer, il gagne à présent en popularité. Depuis son introduction, nous avons déjà assisté à plusieurs assouplissements, et depuis le 1er janvier 2024, le calcul du budget mobilité sera facilité.
Lorsque vous introduisez le budget mobilité dans votre entreprise, les travailleurs peuvent échanger leur (droit à une) voiture de société contre de la mobilité verte. Le budget mobilité consiste en 3 piliers, une offre dans le pilier 2 étant obligatoire.
Transports en commun
Mobilité douce (vélos, cyclomoteurs, trottinette, monoroue...)
Logement
Lorsqu’un travailleur travaille surtout à domicile (plus de 50 %), son lieu de résidence pour les mois concernés est son lieu de travail normal. Lui aussi peut alors utiliser le budget mobilité, même s’il habite par ex. à 25 km du bureau. La condition est néanmoins que vous proposiez les frais de logement comme option possible dans le budget mobilité.
La liste est longue, mais vous n’êtes pas tenu de tout proposer. Vous devez cependant au moins formuler une offre. Vous pouvez la limiter à une offre gérable au plan administratif et qui, bien sûr, répond aux besoins de mobilité de votre personnel.
Attention : Toutes les dépenses de ce pilier sont limitées à l’ensemble de l’Espace économique européen (EEE).
Le budget mobilité constitue une alternative à la voiture de société. Vous ne pouvez l’introduire que si vous mettez au moins une voiture à la disposition d’au moins un travailleur depuis au minimum 36 mois. Ceci n’est contrôlé qu’une seule fois. Passé ces 36 mois, vous ne devez plus mettre de voitures à disposition et vous pourrez proposer le budget mobilité à tous les travailleurs éligibles.
Vous êtes employeur depuis moins de 36 mois ? Dans ce cas, vous pouvez bel et bien introduire un budget mobilité, mais uniquement si vous aviez déjà Mis à disposition au moins une voiture de société auparavant.
Vous pouvez allouer le budget aux collaborateurs qui disposent d’une voiture de société, ou qui y ont droit du fait de leur fonction, mais qui n’exercent pas (encore) ce droit. Quiconque reçoit une promotion et devient ainsi éligible, peut obtenir le budget mobilité immédiatement.
À noter : il arrive que des travailleurs financent leur voiture de société, en tout ou en partie, en remplaçant ou en convertissant du salaire ou des avantages (salariaux) existants. Ces voitures de société ne sont pas éligibles au remplacement par le budget mobilité.
Le budget doit s’élever à minimum 3 000 euros, jusqu’à maximum un cinquième du salaire annuel brut du travailleur. Ce montant est plafonné à 16 000 euros par année civile.
À partir du 1er janvier 2024, les montants sont indexés annuellement. En 2024, la fourchette sera donc fixée à 3 055 euros et 16 293 euros. Notez que cette indexation annuelle de la limite inférieure et de la limite supérieure est distincte de la possibilité offerte à l’employeur d’indexer le budget mobilité annuellement selon les modalités propres à l’entreprise.
L’employeur doit vérifier à certains moments si le budget mobilité respecte ces marges :
À partir du 1er janvier 2024, vous devez évaluer si le budget mobilité respecte les montants indexés, et ce chaque année au 1er janvier.
Pour calculer l’ampleur du budget mobilité, vous avez à partir du 1er janvier 2024 deux options : vous choisissez soit une formule basée sur les frais réels, soit une formule sur une base forfaitaire. Vous pouvez choisir librement entre les deux formules, mais vous devez ensuite utiliser la même méthode pour tous les travailleurs, pour une période de 3 ans.
Le montant du budget mobilité est en principe fixé une seule fois, au départ. Par la suite, vous ne pouvez encore l’ajuster qu’à l’occasion d’un changement de fonction ou d’une promotion, lorsque le travailleur est éligible à une plus grande (ou plus petite) voiture.
Vous avez toujours la possibilité de déterminer le budget mobilité sur la base des coûts associés à une voiture dite de référence. Cette méthode est par exemple indiquée lorsque des travailleurs ne disposaient pas d’une voiture de société avant l’attribution du budget mobilité.
Vous disposez également de deux formules pour déterminer le budget que votre travailleur peut affecter au pilier 1. Ici aussi, vous avez le choix entre les frais réels et une formule forfaitaire. Ce choix fait, vous appliquez la même formule à tous les travailleurs, pour une période de 3 ans. Le montant des dépenses au titre du pilier 1 est ajusté chaque année.
Les frais réels sont littéralement cela : le montant total que la voiture de société vous a coûté en tant qu’employeur au cours d’une année (hors amendes routières). L’administration utilise une liste restrictive. Seuls les coûts suivants peuvent être utilisés, et uniquement si vous pouvez démontrer via votre car policy que vous prenez les coûts à votre charge :
Le budget à affecter dans le pilier 1 n’est connu qu’à la fin de l’année. Avez-vous dépensé davantage qu’initialement prévu cette année ? Vous devez alors récupérer l’excédent. Avez-vous affecté moins que prévu dans le pilier 1 ? Versez alors l’excédent en espèces, après déduction de la cotisation spéciale de 38,07 % due par le travailleur (pilier 3).
Le montant forfaitaire est calculé selon une formule fixe basée (notamment) sur le nombre de kilomètres domicile-travail. Cela vous permet d’offrir à vos travailleurs plus de transparence et de certitude sur ce qu’ils peuvent se permettre dans le cadre du budget mobilité (en particulier le pilier 2).
À compter du 1er janvier 2024, vous devez mettre la totalité du budget mobilité à disposition virtuellement sur un compte mobilité.
Informez également vos collaborateurs de la méthode de calcul – frais réels ou montant forfaitaire – que vous utilisez pour le budget mobilité. C’est une obligation.
Frais réels ou formule forfaitaire : le calcul du budget mobilité se fait toujours sur mesure et n’est pas des plus simple.
Jean-Luc Vannieuwenhuyse
Expert Juridique
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