Déclaration relative à la vie privée en ligne de SD Worx

Dernière mise à jour : 25 mai 2018

Le respect de votre vie privée est très important pour SD Worx. La présente politique relative à la vie privée explique comment nous collectons, traitons et divulguons vos données à caractère personnel et comment vous pouvez y accéder, les modifier ou les effacer.

1. À quels services la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne s’applique-t-elle ?

1.1. Champ d'application
La présente Déclaration relative à la vie privée en ligne s’applique à tous les sites Web et portails de SD Worx qui donnent accès à nos services en ligne et contiennent un lien vers la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne.

Aux fins du présent avis, « SD Worx » désigne SD Worx Group S.A., Brouwersvliet 2, 2000 Anvers ainsi que toute autre société SD Worx dont les sites Web et portails font référence à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne.

1.2. Responsable du traitement
La société SD Worx dont vous visitez le site Web ou le portail est votre responsable du traitement, et à ce titre, elle est responsable de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la conservation et de la protection de vos données à caractère personnel conformément à nos normes relatives au respect de la vie privée, à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne, ainsi qu’au droit national applicable.

1.3. Limites
Les données à caractère personnel que nous traitons pour votre employeur en tant que client de SD Worx concernant nos prestations de services de RH et payroll sont régies par un Contrat de traitement des données distinct que nous avons conclu avec votre employeur. Ce Contrat de traitement des données fait partie intégrante de l’accord de services avec votre employeur et vous garantit que nous collectons et traitons vos données à caractère personnel uniquement selon les instructions de notre client (votre employeur). 

Pour toute question concernant les données à caractère personnel que votre employeur nous fournit dans le cadre de nos prestations de services de RH et de payroll ou concernant vos droits en matière de vie privée en tant que collaborateur, veuillez contacter le service du personnel de votre employeur.

2. Quelles sont les données que nous collectons à votre sujet ?

2.1. Des données que vous-même ou votre employeur nous fournissez
Nous collectons les données à caractère personnel que vous nous fournissez lorsque vous utilisez nos sites Web, remplissez un formulaire de contact ou de téléchargement, vous inscrivez pour recevoir un bulletin d’information, vous inscrivez à un événement, une formation ou un webinaire, ou lorsque vous correspondez avec nous d’une autre manière.

Nous collectons également vos données à caractère personnel lorsque nous vous créons un identifiant afin que vous puissiez accéder à nos services en ligne.

Les données à caractère personnel que vous nous fournissez ou que votre employeur nous fournit incluent :

  • Toute donnée que vous nous fournissez via un formulaire en ligne, comme lors de l’inscription à un bulletin d’information, un événement ou une formation sur le site Web ;
  • Des données d’identification telles que votre nom et votre nom d’utilisateur ;
  • Des coordonnées qui nous permettent de communiquer avec vous, telles que votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone ;
  • Des données que nous utilisons pour sécuriser votre accès à nos services en ligne, comme votre mot de passe ou d’autres informations d’authentification ;
  • Tout autre contenu que vous générez ou que vous nous fournissez en lien avec votre compte (comme une image sur votre page de profil d’utilisateur, vos préférences de communication ou vos demandes de support).

2.2. Des données que nous collectons automatiquement

Données comportementales
Si vous nous fournissez vos données à caractère personnel, nous pouvons suivre vos interactions avec des sites Web, des landing pages et des courriels de SD Worx. Notre technologie respecte la fonction Do Not Track dans les navigateurs, alors si vous ne souhaitez pas faire l’objet d’un suivi, vous pouvez activer celle-ci dans votre navigateur.

Cookies
Nous utilisons également des « cookies » (de petits fichiers texte envoyés par votre ordinateur à chaque fois que vous visitez notre site Web) pour capturer ou conserver des données. Lorsque nous utilisons des cookies, il s’agit de cookies de session (qui durent jusqu’à ce que vous fermiez votre navigateur) ou de cookies persistants (qui durent jusqu’à ce que votre navigateur les efface). Par exemple, nous utilisons des cookies pour conserver vos préférences linguistiques ou d’autres paramètres, afin que vous n’ayez pas à les configurer à chaque fois que vous visitez nos sites Web, portails ou applications. Certains des cookies que nous utilisons sont associés à votre profil (y compris des informations à votre sujet, telles que votre adresse courriel), tandis que d’autres cookies ne le sont pas. Pour obtenir des informations plus détaillées à propos de notre utilisation des cookies et comment vous pouvez désactiver les cookies, veuillez consulter notre Déclaration relative aux cookies .

Données concernant l’appareil
Lorsque vous visitez nos sites Web, portails et applications, nous collectons des informations sur l’appareil que vous utilisez. Il s’agit notamment d’informations telles que le type d’appareil, le système d’exploitation, la version, etc. Ces informations nous aident à vous fournir le meilleur support en cas de problèmes et à prendre en charge les navigateurs et systèmes d’exploitation les plus couramment utilisés.

Données de sécurité
Nous enregistrerons les activités de l’utilisateur afin de détecter à temps tout comportement non autorisé ou malveillant, comme des événements de connexion et de déconnexion, des réinitialisations du mot de passe, ou des changements des droits d’accès de l’utilisateur.

3. Comment utilisons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel à différentes fins commerciales et conformément à différentes bases légales de traitement, y compris pour remplir le contrat avec votre employeur et vous fournir nos services, pour remplir nos obligations juridiques, pour poursuivre nos intérêts légitimes, ou sur la base de votre consentement.

3.1. Aux fins spécifiques auxquelles vous nous les avez fournies
Lorsque vous remplissez un formulaire pour télécharger un livre blanc, nous utilisons ces données pour vous envoyer un courriel afin que vous puissiez télécharger le livre blanc, ou lorsque vous remplissez un formulaire de contact, nous utilisons les données pour vous apporter la réponse à votre question.

3.2. Pour informer nos clients d’autres solutions, événements ou questionnaires pertinents de SD Worx
Si vous êtes ou devenez client, nous pourrions utiliser vos données pour vous envoyer des informations sur d’autres solutions intéressantes associées, des invitations à des événements ou des questionnaires visant à améliorer notre prestation de services.
Vous pouvez à tout moment choisir de vous retirer de toutes nos communications marketing ou modifier vos préférences via les courriels que nous vous envoyons.

3.3. Pour personnaliser votre expérience sur nos sites Web, portails et applications
Nous utilisons vos données à caractère personnel pour personnaliser nos sites Web, portails et applications en fonction de votre utilisation et de vos préférences afin de vous assurer une expérience de qualité.

3.4. Pour améliorer nos sites Web, portails et applications
Nous collectons des données analytiques agrégées de nos sites Web, portails et applications afin d’optimiser continuellement nos plateformes numériques. Nous faisons en sorte d’anonymiser toutes les données que nous recueillons à cette fin.

3.5. Pour effectuer des analyses et des études de marché
Nous utilisons également des données agrégées pour effectuer des analyses de tendances, des études de marché et des analyses prédictives.

3.6. Pour vous donner accès à nos portails et à nos applications sécurisées et faire en sorte que nos services en ligne restent sécurisés et opérationnels
Nous utilisons vos données à caractère personnel, telles que votre adresse courriel et votre mot de passe, pour vous fournir l’accès auquel vous avez droit aux portails et aux applications. Nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que ce type d’informations est correctement protégé et pour empêcher que des personnes non autorisées aient accès à votre profil (par exemple, au moyen d’une authentification à deux facteurs). En outre, nous utilisons les données dans nos journaux de sécurité pour veiller à la sécurité de nos services en ligne et pour détecter à temps toute activité non autorisée ou malveillante.

4. Comment accéder à vos données à caractère personnel, les contrôler et les effacer ?

Nous respectons votre droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les corriger, ainsi que de demander l’effacement ou la limitation de notre utilisation de vos données à caractère personnel conformément au droit applicable :

  • Vous avez le droit de savoir de quelles données à caractère personnel nous disposons ;
  • Vous pouvez nous demander de mettre à jour vos données à caractère personnels si celles-ci sont incomplètes ou incorrectes ;
  • Vous pouvez nous demander d’effacer ou limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel ;
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous avez un identifiant, vous êtes en mesure d’accéder à certaines informations de contact et à certaines préférences et de les modifier vous-même via nos centres de préférences ou nos portails.

Pour accéder à d’autres types de données, les contrôler ou les effacer, vous pouvez contacter SD Worx en suivant les instructions de la section Contact ci-dessous.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons uniquement vos données aussi longtemps qu’il est pertinent pour nos activités commerciales et opérationnelles, ou à d’autres fins essentielles, comme le respect de nos obligations juridiques, la résolution de litiges, et l’application de nos politiques. C’est également le cas pour toute personne avec qui nous partageons vos données et qui fournit des prestations de services en notre nom.

Les critères suivants peuvent influencer les périodes de conservation effectives :

  • Pendant combien de temps les données à caractère personnel sont-elles nécessaires à la prestation de nos services en ligne ? Il s’agit notamment du temps nécessaire au maintien et à l’amélioration des performances de nos produits, à la sécurisation de nos systèmes, et à la tenue de dossiers commerciaux appropriés.
  • Sommes-nous contraints de conserver vos données à caractère personnel pour des motifs juridiques, contractuels ou assimilés ? Il peut par exemple s’agir de lois obligatoires portant sur la conservation des données, d’injonctions gouvernementales de préserver des données pertinentes pour une enquête, ou d’informations personnelles conservées aux fins d’un litige.
  • Avez-vous donné votre consentement pour une période de conservation plus longue ? Si tel est le cas, nous conserverons les données conformément à votre consentement.
    Si nous n’avons plus besoin de conserver vos données à caractère personnel, nous les supprimerons de nos systèmes ou nous les dépersonnaliserons afin de ne pas pouvoir vous identifier.

6. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel à d’autres affiliés du groupe SD Worx et à des tiers.

Nous partageons des données uniquement avec des organisations tierces que nous engageons pour traiter des données en notre nom (sous-traitants), d’après nos instructions et conformément au droit applicable et à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne. En divulguant des données à caractère personnel, nous nous efforcerons de limiter la divulgation aux données qui sont directement pertinentes et nécessaires pour atteindre l’objectif spécifié.

Nous ne vendrons ni ne partagerons jamais vos données avec des tiers à leurs fins de marketing ou publicitaires sans votre consentement.

Si nous sommes d’avis que la divulgation est raisonnablement nécessaire pour nous conformer à une loi, un règlement ou une demande juridique, nous pouvons partager des données :

  • avec des organismes chargés de faire respecter la loi, des organismes gouvernementaux ou des tiers autorisés, à la suite d’une demande vérifiée ou d’une procédure juridique relative à une enquête criminelle ou à une activité illégale présumée ou soupçonnée, ou toute autre activité mettant en jeu notre responsabilité légale, la vôtre ou celle de n’importe lequel de nos utilisateurs ;
  • avec des tiers impliqués dans une procédure juridique, sur présentation d’une assignation, d’une ordonnance du tribunal ou sur une base juridique en grande partie similaire, ou si nous croyons de bonne foi que la divulgation de données est nécessaire afin d’empêcher un dommage physique ou une perte financière imminents, ou afin de signaler des activités soupçonnées d’illégalité.

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous nous engageons à protéger vos données et employons une équipe de spécialistes en sécurité qui surveillent les mesures de sécurité que nous prenons. Nous avons un programme de sécurité de l’information, et nous mettons en œuvre et mettons à jour continuellement des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour contribuer à protéger vos données à caractère personnel contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou la modification. Il s’agit entre autres de protections telles que des pare-feu, le chiffrement de données et des contrôles de sécurité physique et d’accès à l’information.

Veuillez noter que vous devez également prendre des mesures afin de protéger vos données à caractère personnel en ligne. Choisissez un mot de passe fort et n’utilisez pas le même mot de passe que sur d’autres sites. Ne partagez votre mot de passe avec personne. SD Worx ne vous demandera jamais votre mot de passe lors d’un appel téléphonique non sollicité ou par un courriel non sollicité.

Si possible, ne vous reposez pas seulement sur votre mot de passe, mais ayez recours aux mécanismes d’authentification forte que nous avons mis à votre disposition. Veillez également à vous déconnecter du site Web et à fermer la fenêtre de votre navigateur lorsque vous avez terminé votre travail.

8. Modifications à la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne

SD Worx se réserve le droit de modifier la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne de temps à autre afin de tenir compte des changements dans les pratiques en matière de sécurité, conformément à la présente disposition. Si nous modifions la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne, nous publierons la déclaration révisée sur nos sites Web et mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » indiquée en haut de la présente Déclaration relative à la vie privée en ligne.

9. Faire intervenir l’autorité de contrôle

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente si vous estimez que nous n’avons pas respecté la loi en matière de protection des données. Pour SD Worx Group S.A., vous pouvez vous adresser à la Commission de la protection de la vie privée belge, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00 commission@privacycommission.be - www.privacycommission.be

10. Contact

Pour toute question ou réclamation concernant la présente politique relative à la vie privée ou ce sujet, vous pouvez nous contacter à l’adresse privacy@sdworx.com.
Si vous êtes client et que vous avez des questions relatives au respect de la vie privée, vous pouvez contacter votre interlocuteur chez SD Worx.