Comment le logiciel de gestion des frais contribue-t-il à un meilleur respect des règles et des accords ?

11 mai 2021 - Temps de lecture: 6 minutes

Optimisation des salaires

Le développement personnel de vos collaborateurs présente différents avantages pour votre entreprise. La mise en place d’une culture d’apprentissage chez vos collaborateurs ainsi que la possibilité et l’encouraLe respect de la réglementation reste important, surtout en cette période difficile. Le faire vous aidera à garder vos comptes en ordre et à accroître votre rentabilité. Le contraire peut avoir des répercussions financières. 
Contrôler les preuves de paiement et vérifier si celles-ci satisfont à la réglementation est un travail qui demande énormément de temps et donne peu de résultat immédiat. Ce contrôle est pourtant crucial au bon fonctionnement de votre entreprise. 

Expense management 

A l’ère de l’automatisation et de la numérisation, un logiciel de gestion des frais est un élément indispensable de votre arsenal de maîtrise et de contrôle des coûts. Découvrez comment un tel logiciel est bénéfique pour le respect des règles au sein de votre entreprise et contribue ainsi à son évolution.

Numérisation et automatisation

Grâce au logiciel de gestion des frais, vous et votre équipe ne devez plus consacrer trop de temps à l’introduction, au contrôle et à l’archivage des preuves de paiement papier. Grâce à des technologies comme l’OCR (Optical Character Recognition), les voyageurs d’affaires peuvent réaliser une copie numérique de leurs preuves de paiement. Ils prennent immédiatement une photo de la facture d’un hôtel ou d’un restaurant, qu’ils sauvegardent sur leur appareil mobile. Tout ce qu’ils doivent faire, c’est les contrôler. 

La numérisation et l’automatisation facilitent également la consultation des données par les personnes concernées de votre entreprise, où et quand elles en ont besoin. Étant donné que les données sont stockées immédiatement et sont toujours disponibles, le processus de traitement complet des frais s'en trouve considérablement accéléré. Il permet à votre équipe financière de ne plus devoir effectuer ces contrôles monotones et de se concentrer sur des projets à plus grande valeur ajoutée.

Outils de voyage

Le non-respect des règles est souvent dû à des erreurs humaines que même vos collaborateurs les plus consciencieux peuvent commettre. Les erreurs touchent toutes les tâches : rassembler des preuves de paiement, essayer de se rappeler qui participait au repas et introduire plusieurs frais en même temps.
De nombreuses erreurs peuvent être évitées grâce à une application mobile qui vous permet d’enregistrer vous-même vos notes de frais. Rien de plus simple : prenez une photo de la note du repas et ajoutez les convives pendant votre trajet en taxi pour l'hôtel. Et le tour est joué !

Grâce à l’approbation automatisée sur la base des catégories et limites de dépenses et aux notifications numériques, vos collaborateurs reçoivent presque immédiatement un feed-back qui leur permet de savoir si ce qu’ils enregistrent est conforme à la politique. Cela simplifie grandement la vie de vos voyageurs d’affaires et des personnes en charge du contrôle. 

Pour terminer : un outil prévoyant une approbation préalable n'est-il pas idéal ? Grâce à cet outil, les règles et la politique sont claires et vous réduisez les coûts. 
Les projets de voyage de vos collaborateurs sont automatiquement approuvés s’ils relèvent du budget prévu. Ce qui leur permet de profiter sans tarder de réductions exclusives Eurostar, par exemple, sans devoir attendre plus tard et alors payer le prix plein. Vous avez un meilleur contrôle des dépenses, sans pour autant nuire à la qualité du voyage. Tout le monde y gagne.

Contrôle automatique des notes de frais

Dans le logiciel de gestion des frais, l’expérience de l’utilisateur final est aussi importante que celle de la personne qui doit tout contrôler. Les utilisateurs finaux récoltent les avantages de l’automatisation avec des fonctions telles que l’approbation préalable des voyages et la création de notes de frais avec l'OCR. Les contrôleurs bénéficient quant à eux de fonctions de contrôle automatique qui leur permettent de consacrer moins de temps au contrôle des notes de frais.

Les fonctions de contrôle indiquent automatiquement les inexactitudes et les différences dans les notes de frais à vérifier. Ainsi, les contrôleurs peuvent se concentrer sur les notes de frais incorrectes sans perdre de temps à s’occuper de celles qui sont correctes. Une configuration qui leur permet de gagner jusqu’à 90 % de temps.

En outre, il est également lassant pour les contrôleurs de devoir se pencher sur des règles et chiffres tout au long de la journée, ce qui peut entraîner des erreurs éventuelles. Les systèmes automatisés ne se fatiguent pas et ne commettent aucune erreur.

Intégration de la politique de voyage

Votre politique de voyage est intégrée dans les processus automatisés du logiciel de gestion des frais. Ainsi, vos voyageurs d’affaires et contrôleurs ne doivent plus apprendre la politique par cœur, et il est veillé à ce que chaque note de frais soit conforme aux accords depuis son introduction dans le système jusqu’au paiement. 

Bien qu'une incertitude continue de peser sur les voyages internationaux, ils reviendront certainement. D’ici là, ce logiciel veillera à ce que vos représentants reçoivent les indemnités (de déplacement) correctes. Une solution automatisée en matière de frais constitue une plus-value pour l'ensemble de votre entreprise, des voyageurs d’affaires aux approbateurs et aux contrôleurs. Le logiciel aide votre organisation à respecter sa politique de dépenses, sa politique de voyage voire des prescriptions légales, ce qui vous permet d’avoir plus de temps à consacrer au traitement des frais des collaborateurs. 

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