En raison de la COVID-19, de nombreuses entreprises sont passées à la vitesse supérieure en matière de numérisation et de transformation numérique dans le cadre de leurs objectifs stratégiques. Avec la forte hausse de l’utilisation de Zoom, Microsoft Teams et Slack, ce besoin de numérisation s’est fait de plus en plus pressant. Les entreprises du monde entier ont dû fermer leurs portes pour endiguer la propagation du virus et ont été contraintes de basculer vers le travail à domicile pour bon nombre de leurs activités.
Il est frappant de constater que l’accélération de la numérisation est encouragée par les CFO plutôt que par les informaticiens. De fait, la pandémie a confirmé le rôle clé des CFO dans la prise de décision stratégique. Avec des budgets plus faibles et des équipes réduites, les CFO se tournent vers les logiciels et le monde numérique pour faire la différence.
Les CFO travaillent principalement dans les coulisses : dans de nombreuses entreprises, ce sont des héros méconnus. Bien que certains pensent que leur travail consiste uniquement à fusionner des données et à rédiger des rapports, ce n’est là qu’une petite partie de leurs tâches. Avec la pandémie, ils sont davantage sur le devant de la scène et occupent une position stratégique plus importante que jamais.
En effet, la complexité de l’établissement des pronostics, des budgets et de la trésorerie s’est accrue dans un monde où les données (et principalement les données de vente) fluctuent plus que jamais. Des mises à jour plus régulières s’imposent et la stratégie financière d’une entreprise doit également gagner en flexibilité. Les plans financiers traditionnels, fondés sur des données collectées au cours des cinq dernières années, sont devenus obsolètes au regard des besoins d’un monde en crise.
Le reporting était jadis une tâche mensuelle : c’est désormais une « obligation » bimensuelle, voire hebdomadaire. Son objectif est de suivre à la trace les fluctuations et de garder une longueur d’avance sur la courbe, que celle-ci monte ou descende.
À cet égard, des données fusionnées et analysées constituent une base cruciale pour faire preuve de flexibilité en tant qu’entreprise et pour pouvoir réagir rapidement à des circonstances (imprévues). Les CFO se penchent sur les solutions logicielles qui peuvent les y aider.
Pour répondre aux besoins numériques des CFO, de nouvelles solutions logicielles financières ont été développées et les solutions existantes s’améliorent. Il ressort d’un rapport industriel de 2020 que les équipes financières consacrent toujours 65 % de leur temps à des tâches manuelles, comme le traitement de factures et de notes de frais, la réconciliation des deux et l’établissement de rapports.
En sautant le pas vers les solutions numériques, les CFO peuvent :
Des évolutions technologiques telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR), l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine ont joué un rôle important dans la numérisation des tâches des CFO. L’automatisation des fonctionnalités, notamment en vue du respect de la législation et des politiques d’entreprise, a permis aux entreprises de progresser dans leur transformation numérique et leur assure un fonctionnement quasiment sans papier.
Avec les bons logiciels, les CFO peuvent simplifier le paiement des travailleurs et disposer en permanence d’un aperçu en temps réel des frais – des voyages aux frais de séjour –, mais aussi d’autres coûts tels que les factures des fournisseurs.
Ces 10 derniers mois, les entreprises qui ont habituellement des frais de voyage élevés ont tenté de maximiser le rendement de ces frais. Bien que le besoin de maîtriser les coûts se fasse toujours sentir, Gartner estime que les voyages et les frais font partie des coûts les plus importants qui sont convertis en recettes. Dans ce cadre, une enquête d’IDG a mis en avant un nouvel impératif attendu : chaque euro dépensé en voyages ne pourra être dépensé que si c’est vraiment nécessaire et devra en outre contribuer au maximum aux marges bénéficiaires d’une organisation, à un coût minimal.
Le travail à domicile a souligné le besoin de processus numériques, à tous les niveaux et dans tous les services de l’organisation – y compris dans le domaine de la gestion des frais. De l’enregistrement au contrôle et à l’audit, il est important que toutes ces tâches puissent être exécutées partout et à tout moment. C’est notamment possible à l’aide d’une application mobile de gestion des frais.
En outre, les multinationales privilégient des solutions globales de voyage et de frais pour leur précision et leur standardisation. De telles solutions globales permettent aussi de déployer rapidement et facilement de nouvelles stratégies et politiques à l’échelle internationale. La numérisation des notes de frais fournit rapidement des résultats aux entreprises, tant sur le plan de l’efficacité des processus que de la maîtrise des coûts et des économies de coûts.
La détérioration des conditions économiques a mis en lumière le besoin d’une meilleure maîtrise des coûts. Malgré la forte chute des frais avec l’obligation de télétravail et l’interruption de la plupart des voyages, les équipes financières et les CFO subissent une pression accrue pour présenter une analyse détaillée des dépenses, identifier les opportunités d’économies et mieux comprendre l’évolution des revenus et des dépenses dans une période de vaches maigres et d’instabilité.
Pourtant, ces équipes consacrent encore trop de temps à la gestion des frais en soi et trop peu de temps aux tâches stratégiques. Plus précisément, les analyses des dépenses ont littéralement constitué leur tâche la plus chronophage en 2020. Il s’agit certes d’un glissement par rapport à 2019 – quand ils devaient assurer le suivi des preuves de paiement et des frais –, mais cela reste une tâche manuelle. La fusion de données à des fins de reporting demeure en tête des priorités, tout comme l’audit des états de frais et l’optimisation des dépenses. Avec cela, il reste peu de temps à accorder à l’automatisation des processus et à l’amélioration des plans stratégiques. Or, c’est précisément à ce niveau que les CFO se distinguent et peuvent représenter une grande valeur pour l’entreprise.
Selon ce même rapport industriel de 2020, qui a interrogé plus de 200 professionnels financiers aux États-Unis, 91 % d’entre eux auraient l’intention d’investir dans au moins une initiative technologique en 2021. La COVID a démontré non seulement l’utilité de la technologie, mais aussi l’importance de continuer à offrir des services de qualité dans un monde qui travaille à domicile. La transformation numérique des entreprises est passée à la vitesse supérieure – et les plus rapides s’en sont le mieux sortis. « Se hâter lentement » n’est pas nécessairement une bonne formule en période de COVID : souvent, il vaut mieux appuyer sur l’accélérateur, quitte à commettre des erreurs en route.
Il est donc temps de mettre en service des processus et des outils de gestion des notes de frais qui donneront des résultats immédiats dès qu’il sera à nouveau possible de voyager.
68 % des personnes interrogées dans le rapport industriel ont numérisé les processus manuels de facturation et de frais ou prévoient de le faire.
67 % des répondants ont amélioré le suivi et le reporting des données afin de soutenir la prise de décision stratégique ou prévoient de le faire.
66 % des répondants ont automatisé des processus de routine à l’aide de l’IA, de l’apprentissage machine et de l’automatisation des processus ou prévoient de le faire.
La rédaction d’un appel d’offres est essentielle pour trouver le bon logiciel pour la gestion des voyages et des frais. Cela simplifie le processus de sélection et vous garantit une prise de décision bien documentée.
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