Budgétiser vos frais de personnel : comment faire ?

Par Annelies Rottiers - 10 décembre 2019 - Temps de lecture: 4 minutes

Coût salarial

Il est important pour chaque entreprise de se faire une idée des dépenses auxquelles elle aura à faire face l’année suivante. C’est là la seule façon de débloquer à l’avance les budgets nécessaires. Songeons, par exemple, aux coûts de maintenance des machines, à l’achat d’équipements et, last but not least, aux frais de personnel. Ces derniers sont un poste de dépenses trop souvent négligé. Nous évoquons le pourquoi et le comment de cet exercice de calcul.

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Dans de nombreuses entreprises, les frais de personnel constituent une part substantielle des dépenses totales. Ils représentent souvent environ la moitié de l'argent qui sort, parfois même plus. Il est donc important d'avoir une idée des montants qui y sont consacrés. Vous pouvez ensuite, au moment de prendre des décisions stratégiques, comparer ce chiffre avec le chiffre d'affaires prévu pour l'année suivante. 

3 paramètres importants dans votre exercice budgétaire

Beaucoup (trop) d'entreprises regardent leurs coûts salariaux de l'année écoulée et ajoutent 2 %, comme tampon pour l'index. En procédant de la sorte, vous ne tenez pas compte des changements susceptibles d'intervenir au niveau de l'emploi, comme le recrutement de travailleurs supplémentaires ou les absences. En raison des fluctuations de votre effectif, vos coûts salariaux peuvent être complètement différents à l'arrivée.

Pour que votre budgétisation soit correcte, les 3 paramètres suivants doivent impérativement être pris en compte dans votre calcul :

Évolution des salaires

Regardez tout d'abord l'évolution des salaires sur le marché. Les CCT et les ajustements de l'index ont un impact sur le salaire brut, et ne doivent donc pas être oubliés dans vos calculs. L'ancienneté – augmentation du salaire en fonction du nombre d'années de service – est également prise en compte dans votre pronostic. Vérifiez ensuite si vous avez droit à certaines réductions de l'ONSS ou si vous ne pouvez plus prétendre à d’autres. Cela peut vous permettre de réaliser des économies importantes, en particulier dans une PME où le nombre de travailleurs est limité. L'impact y est plus important : cela permet parfois d'économiser presque un ETP complet.

Il n'est certes pas toujours facile de voir la forêt à travers les arbres dans les réductions groupe-cible. Votre secrétariat social se fera un plaisir de vous aider.

Prévisions de croissance

Vos attentes de croissance et leur impact sur le nombre de travailleurs constituent un autre paramètre à considérer. Si vous avez besoin de renforts, vous devez inclure ces coûts dans vos prévisions. Un autre point d'attention est que le mois au cours duquel votre nouveau collaborateur commencera à travailler aura une influence sur ce qu'il vous coûtera cette année-là. Une personne qui commence en septembre vous coûtera moins cher qu'une personne qui entre en service en mars.

Absences et départs

Il arrive aussi que des collaborateurs travaillent moins l'année suivante, par exemple en raison d'une grossesse. C'est une bonne idée d'évaluer le plus possible l'impact de cette absence. Il se peut que vous deviez chercher un(e) remplaçant(e) : vous devez donc prévoir, outre le coût de la main-d'œuvre, les ressources nécessaires au recrutement. Si le contrat de certains travailleurs va expirer dans l'année, songez aussi à ne prévoir dans votre budget que les mois où ils travailleront encore pour vous. Même les personnes qui passent d’un temps plein à un temps partiel – ou le contraire – font augmenter ou diminuer la charge salariale globale. 

Frapper à la porte d'un expert

Vous souhaitez avoir une (meilleure) vue d'ensemble de vos frais de personnel ? Les points d'attention ci-dessus vous seront utiles. Nous vous conseillons de confier la budgétisation à des spécialistes au moindre doute. Procéder soi-même à une simulation requiert beaucoup de temps. En revanche, votre secrétariat social dispose des outils et de l'expérience nécessaires pour effectuer le calcul à votre place. A noter que les choses sont en fait même plus complexes que cela : à ce stade, nous n'avons pas encore parlé du coût des congés payés ni de celui des primes de fin d'année, des bonus, des commissions et d’autres avantages extra-légaux.

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