3 raisons d’automatiser la gestion de vos frais de déplacement et de vos notes de frais

21 mai 2021 - Temps de lecture: 5 minutes

Rémunération

L’automatisation de la gestion de vos frais de déplacement et de vos notes de frais est l’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre entreprise. Pourquoi ? Vous obtenez un rendement maximal et limitez ces dépenses à valeur ajoutée faible, voire nulle, afin d’économiser du temps et de l’argent.
La création manuelle de notes de frais, leur contrôle, leur harmonisation et leur paiement peuvent prendre beaucoup de temps. Il s'avère en outre très compliqué de regrouper les données pertinentes pour l’analyse. Ensuite, il est quasiment impossible de confronter ces notes de frais aux objectifs professionnels sans avoir les bonnes informations. 

Expense management 

Grâce au bon outil de frais de déplacement et de notes de frais, vous créez un processus facile dans lequel vos travailleurs se sentent impliqués et encouragés et ne doivent pas toujours réfléchir aux dispositions en vigueur au sein de l’entreprise. Découvrez ci-dessous les trois raisons pour lesquelles vous devez passer d’un processus manuel à un processus automatisé.

1. Rendement maximal vs. dépenses minimales

Les outils de gestion des notes de frais vous permettent d’automatiser et d'imposer le respect des dispositions dès le moment de la demande. Les notes de frais non conformes sont automatiquement signalées, voire évitées. En outre, vous pouvez également définir un niveau de tolérance qui, d’une part, tient compte de votre politique financière et, d’autre part, renforce la position de vos travailleurs à haut potentiel. Fini les agacements.

L’automatisation des notes de frais repose sur sept principes :
  • Gain de temps : vous gagnez du temps en rationalisant le processus et en facilitant l’obtention d’un aperçu complet par élément ou unité d’établissement.
  • Processus entièrement numérique : suivre les preuves de paiement devient un jeu d’enfant grâce aux fonctions de scan sur smartphone et à l’archivage en ligne.
  • Utilisateurs satisfaits : la satisfaction des utilisateurs finaux et des contrôleurs augmente grâce à un processus simplifié et accéléré.
  • Réduction des erreurs : beaucoup moins d’erreurs et de falsifications.
  • Suivi continu : grâce aux tableaux de bord intégrés, vous pouvez surveiller vos chiffres de l’utilisation à l'indemnité. Cela permet une meilleure budgétisation et une meilleure maîtrise des coûts.
  • En harmonie avec la politique : les politiques sont automatiquement imposées à chaque phase, ce qui permet d’éviter les frais liés aux notes de frais non conformes ou frauduleuses.
  • Accent sur d’autres priorités : un processus automatique soutient la mise à l’échelle de votre entreprise. Vous pouvez croître plus rapidement sans avoir à vous soucier de la gestion des frais.

2. Planification des voyages plus efficace et tout en étant attentif aux coûts

Pour ceux qui ont des clients à l’étranger ou qui voyagent souvent, les déplacements semblent appartenir au passé. Maintenant que les vaccins contre le COVID sont sur le marché, nous pourrons bientôt - espérons-le - recommencer à voyager. Si nous nous y préparons déjà, nous veillerons à ce que le coût des voyages soit pris en considération le plus possible et que ces derniers soient aussi efficaces que possible au sein de votre organisation.

Dans les outils de gestion des frais, vous pouvez pré-approuver certains voyages. De cette manière, les travailleurs peuvent profiter de billets d'Eurostar à prix spéciaux ou de vols à bon prix dès qu’ils seront disponibles. Ne manquez plus aucune bonne affaire si votre manager est très occupé !
Les notes de frais intégrées vous aident à choisir le bon partenaire de voyage en fonction du pourcentage de votre budget voyage et frais utilisé pour les vols, le logement ou les divertissements. Un budget correct signifie une meilleure attribution des ressources, là où elles ont le plus d’impact.

Il est également important que les membres de votre équipe prennent davantage leurs dépenses en considération lorsqu’ils reçoivent les résultats de leurs propres frais. Ils bénéficient ainsi d’un coup de pouce supplémentaire pour tirer le meilleur parti d'un vol onéreux vers la Suisse.
Un outil puissant pour la gestion de vos frais rationalise vos processus à l’aide de politiques claires et vous permet de prendre des décisions basées sur les données à chaque niveau de l’organisation.

3. Gain de temps et économie des coûte

Grâce à un outil automatisé pour la gestion des notes de frais, vos utilisateurs peuvent enregistrer leurs notes de frais depuis leur smartphone en téléchargeant les preuves de paiement en déplacement dans l’appli. Ils gagnent ainsi un temps précieux qu’ils peuvent consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un travailleur heureux = un travailleur productif.

Les managers peuvent également approuver les demandes depuis leur téléphone, en s’assurant que les réglementations et les politiques sont respectées. Ils doivent donc uniquement valider les frais. Les outils OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères) signalent les dépenses non conformes qui doivent être vérifiées, de sorte que l’approbateur et le contrôleur puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Enfin, les contrôleurs reçoivent un flux de frais plus constant et conforme, sans trop de problèmes et permettent donc un paiement plus rapide. Grâce à l’automatisation et à l’OCR, le temps consacré au contrôle des frais est réduit de pas moins de 90 %, ce qui renforce évidemment la productivité. Investir dans une gestion automatisée des frais garantit un rendement maximal et des dépenses minimales. Cela augmente l’efficacité de la planification des voyages et vous permet de gagner du temps et de l’argent. 

 

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