Bien clôturer l’année : le décompte de décembre 2021 pour les employés

Par Nicole Meersman - 13 octobre 2021 - Temps de lecture: 5 minutes

Tendances RH

En avril, l’équipe cycliste de SD Worx s’élance à l’assaut des pavés, en juillet, le roi prononce son discours annuel et en décembre… les professionnels RH ont leur décompte de décembre. Tout moment fort exige une solide préparation. Comment calculer et contrôler le décompte de décembre de vos employés ? Nicole Meersman et Annelies Mattheus, nos formatrices juridiques chevronnées, vous donnent des pistes.

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Tenir à jour et indemniser correctement les jours de vacances de vos collaborateurs ? C’est une tâche que le professionnel RH réalise à certains moments fixes de l’année. Les règles relatives aux congés annuels sont donc examinées plusieurs fois par an : du calcul des droits de vacances en janvier au calcul du pécule de vacances en cours d’exécution de contrat et de départ jusqu’au décompte de décembre.  

Pas pour tout le monde

Le décompte de décembre est une conséquence de la législation belge complexe. Contrairement à une attestation de vacances ou à une fiche de paie, il ne concerne pas tout le monde. « Le décompte de décembre ne s’applique que si le régime de travail de votre employé diminue, par exemple en cas de passage d’un temps plein à un horaire à temps partiel. Le nouveau régime fait perdre à l’employé une partie de ses droits constitués. L’employeur doit donc compenser financièrement cette perte », explique Annelies.

Vous pouvez apprendre à compenser

Il est simple de savoir quand et quoi compenser. Mais la méthode de compensation est une autre paire de manches. « Tout part du salaire de base de l’employé en question. Dans de nombreuses applications de droit du travail, on obtient le salaire annuel en multipliant le salaire mensuel par 13,92. C’est par exemple la base de calcul pour une indemnité de rupture. Mais pour un décompte de décembre, il faut réaliser un calcul spécifique pour obtenir le salaire annuel précis », explique Annelies.

Nicole précise les règles de base de la compensation. « On compte les droits constitués et les jours de congé pris. Les pécules de vacances simple, double et complémentaire sont indissociables. Dans la plupart des cas, ce calcul de contrôle donne deux décomptes de décembre : un pour l’année même et un autre pour l’année suivante. »

Concrètement : une réduction d’horaires au cours de l’année 2021 exige une compensation en décembre 2021 et en décembre 2022. Cela s’explique par la différence entre l’année de vacances et l’exercice de vacances. Les employés constituent leurs droits en 2021 pour leurs vacances de 2022. Une exception : si la baisse de la durée de travail moyenne s’applique à compter du 1er janvier 2021. Dans ce cas, il n’y a qu’un seul décompte en décembre 2021.

L’employé reçoit le décompte de compensation accompagné ou en correction du salaire de décembre 2021. Pour le professionnel RH, mieux vaut donc prévoir le décompte de décembre pendant le mois de décembre.  

Les points problématiques

Le calcul de la base de salaire entraîne souvent des difficultés. Nicole : « Différents facteurs entrent en jeu. En raison de son congé de maternité par exemple, l’employée reçoit une allocation par sa mutualité et non par l’employeur. Dans ce cas, il faut ajouter un salaire fictif au calcul. Ce salaire fictif est nécessaire pour calculer correctement le salaire annuel brut et ce calcul soulève souvent des questions. »

Autres points qui donnent du fil à retordre aux professionnels RH :

  • Que faire, à la fin de l’année, avec les jours de vacances que les employés n’ont pas pris ?
  • Pourquoi et comment recalculer les droits aux congés en cas de modification des horaires en cours d’année ?
  • Comment expliquer cette matière complexe de façon compréhensible aux travailleurs ?

Conclure correctement l’année ?

Apprenez au bon moment à contrôler et à réaliser le décompte de décembre de vos employés. Vous pourrez alors apporter une réponse étayée à leurs questions.

En savoir plus sur le décompte de décembreou s’inscrire à une des autres formations sur les vacances annuelles.

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