Comment lancer le télétravail ? 4 étapes cruciales

Par Annelies Rottiers - 8 janvier 2018 - Temps de lecture: 4

Durée du travail & flexibilité

Vous envisagez d’introduire le télétravail dans votre entreprise ? Vous devez alors peser soigneusement le pour et le contre, c’est primordial. Voici une feuille de route pour que tout se passe avec fluidité.

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De plus en plus d’entreprises permettent le travail à domicile. Moins de temps perdu dans les transports et les embouteillages, gestion autonome de l’ordre du jour, productivité et créativités accrues… les avantages du travail à domicile sont nombreux. D’un autre côté, divers obstacles pratiques freinent considérablement sa mise en œuvre rapide.

Gain de temps, moins de stress et implication boostée

Pour les employés, le travail à domicile offre souvent un meilleur équilibre entre le professionnel et le privé. Il permet aux parents de conduire leurs enfants à l’école et limite le stress dans les embouteillages ou les ennuis dans les transports en commun.

Vos collaborateurs ont la sensation de tenir les rênes, ce qui augmente leur engagement au sein de l’organisation. L’implication de vos travailleurs est une excellente nouvelle tant pour la productivité que pour les relations client et l’ambiance générale dans votre entreprise.

À terme, l’employeur y trouve également des avantages financiers. Le travail à distance vous permet ainsi de réduire les postes de travail et les frais d’entretien, de déplacement et de parking.

Autres accords, autres règles

Mieux vaut toutefois de ne pas introduire le travail à domicile à la hâte. Si vos collaborateurs travaillent beaucoup à distance, il est nécessaire de remanier en profondeur l’organisation du travail et d’instaurer un leadership très ouvert. Les deux parties doivent travailler en confiance pour obtenir des résultats positifs. Les objectifs doivent donc être parfaitement clairs – les agendas cachés sont néfastes.

Vous devez également veiller par d’autres biais à préserver la culture de l’entreprise et sa dynamique. En effet, vos travailleurs décident en grande partie quand et comment ils travaillent – dans la mesure où les objectifs et les échéances sont respectées. Cette approche exige des conventions nouvelles et transparentes.

Pour éviter que vos employés ne soient à la longue isolés dans leur travail à domicile, certaines activités deviennent capitales : réunions de planification hebdomadaires, team buildings et repas d’entreprise par exemple. Les travailleurs doivent s’engager à être présents.

Le travail à domicile peut également buter contre des réticences d’ordre financier. En tant qu’employeur, vous devez fournir à votre employé le soutien et les outils indispensables à l’exécution de son travail.

Démarrez en douceur et vous pourrez corriger à temps

Nous vous conseillons de ne pas vous précipiter pour introduire le travail à domicile. Procédez par étapes :

1. Déterminez les fonctions éligibles pour le travail à domicile

Fixez le type de travail exécutable à domicile et les fonctions éligibles. Le travail à distance n’est pas la solution idéale quand le contrôle des tâches ou la concertation sont indispensables. Mais il est très fructueux lorsque vos collaborateurs doivent se concentrer sur un dossier. Les fonctions éligibles au travail à domicile doivent faire l’objet d’une évaluation approfondie, ainsi que la fréquence.

2. Mettez en place un cadre transparent

Une culture d’entreprise basée sur la confiance, l’autonomie et la reconnaissance n’exclut pas de mettre par écrit les accords passés. Les bons accords font les bons amis. Par ailleurs, vous devez signer une convention de télétravail pour être en ordre sur le plan juridique.

Vous fixez ensuite les détails pratiques dans une politique télétravail. Vous y détaillez clairement les modalités et les attentes. Décidez précisément si les télétravailleurs peuvent obtenir de l’entreprise un GSM, un ordinateur portable, un raccordement Internet avec un abonnement.

Vous devez également fixer par écrit les directives applicables à l’enregistrement des heures travaillées, au planning des jours de travail à distance et à l’évaluation du travail fourni. Indiquez enfin que vous avez le droit de mettre fin au travail à domicile si les modalités ne sont pas respectées.

Pour en savoir plus sur une policy concluante.

3. Utilisez des logiciels adaptés

Il ne suffit pas toujours de téléphoner et d’envoyer des e-mails pour communiquer clairement et simplement. Vous aurez parfois besoin de logiciels spécialisés pour permettre aux télétravailleurs de consulter leurs collègues, de partager des écrans etc. De plus, l’accès aux informations et aux documents est un must. En effet, cette nouvelle manière de travailler ne peut en aucun cas constituer un obstacle pour vos clients et relations.

4. Petit à petit

Nous vous recommandons dans un premier temps de n’autoriser qu’un nombre limité de jours de travail à distance. Vous pouvez ainsi mesurer au jour le jour avantages et inconvénients et – sans revenir sur ce que vous avez promis – opter pour l’orientation la plus judicieuse pour votre entreprise.

En résumé, que devez-vous mettre par écrit avant tout travail à domicile?

1. Le type de travail éligible au travail à domicile et les situations qui rendent le travail à distance absolument impossible.

2. Les conditions à respecter, comme le nombre maximum de jours de travail à domicile par semaine et le délai de réaction limite aux e-mails et appels téléphoniques. Indiquez aussi clairement la procédure applicable en cas de circonstances exceptionnelles.

3. Les instruments de travail que vous mettez à disposition pour le travail à domicile.

4. Votre acceptation ou non d’un défraiement pour les travailleurs pour aménager un bureau à domicile.

5. Votre droit de mettre fin au travail à distance en cas de non-respect des conventions.

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