Le règlement d’ordre intérieur : mode d’emploi

Le comité de prévention et le conseil d’entreprise ont en charge de nombreuses compétences. Le législateur reste toutefois relativement vague quant au fonctionnement de ces organes. Il incombe aux partenaires sociaux d’en déterminer les modalités. Le règlement d’ordre intérieur constitue un instrument incontournable à cet effet.

Les délégués nouvellement élus de votre conseil d’entreprise et/ou CPPT doivent se réunir pour la première fois exactement 45 jours après les élections (Y + 45). Lors de cette première réunion, les équipes approuvent le règlement d’ordre intérieur. Un moment important, car ce document de référence représente un instrument crucial pour l’organisation de la concertation sociale au sein de votre entreprise.

Outre la liste de mentions obligatoires prescrites par le législateur, il définit un certain nombre de consignes afin de rationaliser le fonctionnement journalier. En voici un résumé :

1. Les éléments obligatoires

• le délai d’inscription d’une question à l’ordre du jour par un membre du conseil d'entreprise ;
• le délai de convocation aux réunions ;
• le contenu de la convocation mentionnant les points portés à l’ordre du jour ;
• le rôle du président et les modalités de son remplacement ;
• le rôle du secrétaire et les modalités de son choix et de son remplacement ;
• les règles à observer quant au déroulement des réunions ;
• les modalités de rédaction et d’approbation des procès-verbaux, et de communication de ceux-ci à chaque membre ;
• le mode d’information du personnel et le mode de communication à celui-ci des activités du conseil ;
• le mode de conservation des archives et les modalités de consultation de celles-ci par les membres ;
• la procédure de modification du règlement.

2. Dispositions organisationnelles

Le législateur ne se prononce pas sur un certain nombre de modalités pratiques. Pour assurer un fonctionnement harmonieux, servez-vous du règlement d’ordre intérieur pour consigner par écrit quelques dispositions complémentaires.

1. Le lieu de réunion

Le conseil ou le comité se réunit en principe au siège de l’entreprise. Néanmoins, l’entité juridique ne correspond pas toujours à l’Unité technique d’exploitation (UTE). Mentionner le lieu de réunion dans le règlement d’ordre intérieur permet de lever toute ambiguïté.

2. Les accords relatifs au temps de préparation

La loi stipule que les représentants des travailleurs doivent disposer « du temps et des facilités nécessaires » pour exercer leur mandat, à la condition de ne pas mettre en péril le fonctionnement normal de l’organisation. Ils ont notamment le droit de convoquer une réunion préparatoire. L’employeur ne peut s’y opposer, mais il est néanmoins recommandé de fixer certaines règles.

3. Le contenu

Le président établit l'ordre du jour de la réunion en collaboration avec son secrétaire. Cet ordre du jour comprend les points obligatoires et ceux que les membres souhaitent ajouter. Mais il est évident que tous les sujets ne relèvent pas des compétences du conseil ou du comité. Une description claire dans le règlement permet d’éviter les discussions.

4. La prise de décision

La loi prévoit la manière de prendre un nombre limité de décisions (p. ex. la désignation du réviseur d’entreprises). Par ailleurs, la règle de l’unanimité s'applique, chaque délégué disposant d'un droit de veto. Si vous souhaitez y déroger, vous devez le stipuler dans le règlement d’ordre intérieur. Il arrive souvent qu'une double majorité – majorité à la fois de la délégation du personnel et de la délégation patronale – soit requise.

S’il existe un règlement d’ordre intérieur au niveau sectoriel, vous devez vous y référer. Toutefois, même dans ce cas, il est conseillé de le modifier ou de le compléter en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.