Il peut arriver que l'inspection du travail — le Contrôle des lois sociales ou un autre service d'inspection sociale (ONSS, ONEM, INAMI ou INASTI) — se trouve subitement devant la porte de votre entreprise pour un contrôle. Mais les inspecteurs sociaux ne font pas que des visites éclair : pour les soi-disant contrôles administratifs, vous recevez une lettre au préalable. Ces conseils de première main vous permettent de parfaitement vous y préparer, sur le plan administratif comme mental.
Un tel contrôle de routine vous attend bientôt ? Rien de plus logique que vous vous posiez beaucoup de questions. Dans ce blog, les inspecteurs sociaux Luk Somers et Hilaire Willems du service Contrôle des lois sociales répondent en détail à cinq d'entre elles. Mais leurs conseils pratiques pour avant, pendant et après la visite seront également précieux pour dominer votre stress.
Luk Somers : « Si vous avez reçu une lettre pour un contrôle de routine, lisez-la attentivement. Les documents que vous devez préparer pour l'inspecteur y sont notamment énumérés. Il vaut également la peine d'appeler votre secrétariat social. Ils vont analyser votre dossier et vous signaler d'ores et déjà d'éventuels problèmes. »
Hilaire Willems : « Dans la lettre, nous abordons parfois au préalable des points problématiques dont nous voulons nous entretenir avec vous pendant le contrôle. Et ce parce que nous demandons souvent déjà nous-mêmes plusieurs documents à votre secrétariat social avant de vous informer de notre visite. »
Indépendamment des documents que vous devez préparer pour le contrôle annoncé, il est intéressant de toujours garder à disposition un dossier actualisé contenant plusieurs documents de base : les contrats à temps partiel et les grilles horaires, votre règlement de travail, des copies des permis de travail... Il est également important que vos collaborateurs sachent où se trouve ce dossier si vous n'êtes pas là lors d'une visite imprévue d'un service d'inspection.
Hilaire Willems : « En tant qu'employeur, vous êtes tenu de collaborer au contrôle, et il en va de même pour vos collaborateurs. Essayez donc de les motiver à ne pas s'y opposer, même si la charge de travail est grande au moment du contrôle. Plus encore : s'ils refusent de faire une déclaration, ils peuvent se faire verbaliser à cet égard. "L'interrogatoire" de vos collaborateurs se limite généralement à un contrôle d'identité et à plusieurs questions standard, comme depuis combien de temps ils sont en service et quel est leur rôle dans l'entreprise. »
Luk Somers : « Mais l'obligation de collaborer ne signifie pas qu'ils doivent répondre à toutes les questions. Ils peuvent indiquer sans crainte qu'ils ne veulent pas ou ne peuvent pas répondre à une certaine question. Cela vaut aussi pour votre déclaration : vous n'avez pas à dire des choses qui vous accusent. En outre, en tant qu'employeur, il est logique que vous ne soyez pas au courant de tout. Dans les grandes entreprises plus particulièrement, de nombreuses affaires du personnel sont suivies par un responsable RH. Et dans les petites PME, c'est le secrétariat social qui connaît bien les dossiers. »
Luk Somers : « À la fin de sa visite, demandez à l'inspecteur une liste écrite détaillée des problèmes et des infractions qu'il a constatés. Vous pourrez ainsi entreprendre des actions ciblées pour rectifier le tir, en concertation ou non avec votre secrétariat social. En un mot, ne vous contentez pas d'un bref rapport verbal de l'interrogatoire. »
Hilaire Willems : « Pour finir, encore ceci : il n'existe pas d'inspection sociale unique. Lors du contrôle annoncé, vous accueillez toujours un inspecteur d'un service de contrôle spécifique. Demandez par conséquent la carte de visite de l'inspecteur à la fin de l'audition. Vous pourrez ainsi atteindre beaucoup plus facilement cet inspecteur ou ses collègues du service de contrôle concerné si vous avez des questions après coup. »
Par Annelies Rottiers - Manager Consultancy PME - SD Worx
Passionnée par les PME, Annelies Rottiers dirige une équipe d'experts Legal & HR. Active chez SD Worx depuis 10 ans, elle inspire les entreprises et les aide à élaborer une politique du personnel « efficace et convaincante ». Car ce sont les personnes qui font la différence, surtout lorsqu'elles exercent leur fonction avec « plaisir et passion » !
