Sous-traiter vos RH : quelles tâches externaliser (ou non) ?

L’externalisation est un terme quelque peu connoté. En effet, qui garantit la qualité de vos processus RH si une partie tierce en a la maîtrise ? La question ne doit pas se poser ainsi. Car avec l’externalisation de votre payroll ou de votre administration des RH, c’est vous qui menez la barque, avec un surcroît de qualité. Il convient donc tout d’abord de se demander : quelles tâches externaliser (ou non) ? Voici quelques conseils.

Assurer un calcul des salaires et une administration du payroll sans fautes : voilà l’exploit que réalisent chaque mois tous les services des RH. Mais cela demande de plus en plus de temps et d’expertise. Rien d’étonnant, dès lors, à ce que de plus en plus de départements RH choisissent d’externaliser leur payroll.

Externalisez la charge, réalisez les profits

Cela fait peut-être quelque temps que vous cherchez à élaborer une nouvelle politique de formation, à réaliser une nouvelle analyse de données ou à mener une campagne de promotion de votre image d’employeur... mais votre charge de travail ne le permet pas. Un coup de main est alors le bienvenu. Un collaborateur qui vient directement renforcer votre équipe et vous permet de respirer.

Et vous avez le choix entre de l’aide pour votre administration des RH ou pour votre payroll. Le tout dans vos locaux. Reste à déterminer les processus à externaliser.

Quatre conseils pour faciliter votre décision :

1. Décidez quelles sont les tâches spécifiques à l’entreprise et qui représentent une valeur ajoutée pour vos parties prenantes. Si vous disposez de ressources et de temps en suffisance pour les mener à bien, maintenez-les en interne.
2. Interrogez vos collaborateurs RH sur les tâches qu’ils aiment effectuer. La satisfaction sur le lieu de travail est un élément important pour l’externalisation. Mieux vaut externaliser les tâches que l’on rechigne à faire soi-même.
3. Dans la même veine, il est plus logique de confier à un prestataire externe des missions chronophages et techniques plutôt que des tâches courtes.
4. Soyez tourné vers l’avenir. Vos collaborateurs payroll actuels occuperont-ils les mêmes fonctions dans deux ans ou auront-ils évolué ?

La chaîne de valeur du payroll

Pour décider des tâches que vous souhaitez externaliser, il est bon de commencer par une analyse de la chaîne de valeur de votre payroll.

Préparation des salaires : collecte, interprétation et saisie des données

Certaines données sont disponibles par défaut. D’autres sont recueillies sur une base ad hoc chaque mois : prestations et absences (p. ex. via un système d’enregistrement des temps), primes, gratifications, rémunérations et retenues exceptionnelles. Une fois toutes les données collectées, il est souvent nécessaire de les interpréter et de les vérifier. Conclusion : ces tâches prennent souvent le plus de temps dans la chaîne de valeur du payroll.

Processus d’experts

Comme son nom l’indique, ces processus nécessitent des connaissances spécialisées. Songez par exemple à l’administration des salaires des expatriés, aux primes de fin d’année, au pécule de vacances ou aux bonus et aux primes. Ce sont surtout les petites entreprises — jusqu’à 250 employés — qui externalisent les processus experts, par manque de temps et de connaissances. Une démarche souvent plus avantageuse que le recrutement d’un collaborateur ayant les compétences nécessaires.

Processus de soutien

Ces processus de soutien sont indépendants du calcul des salaires en soi, mais ils influencent la qualité totale du payroll :

• administration concernant les contrats et les absences (documents pour le congé-éducation, les vacances jeunes, le chômage économique, les mutualités, etc.)
• rapports (à la direction, au conseil d’entreprise et aux pouvoirs publics ; bilan social, enquête de mobilité, etc.)
• questions des collaborateurs

De tous les processus de soutien, les rapports sont l’activité la moins appréciée du service RH. Pourquoi, dès lors, ne pas l’externaliser ?

CONSEIL: Si vous n’êtes pas encore entièrement convaincu ou que vous préférez ne pas déléguer certains processus, vous pouvez commencer avec un package limité et l’étendre par la suite.

La sous-traitance, un bienfait

Enregistrement des heures supplémentaires, gestion du parc automobile, rédaction des contrats, calcul des primes de fin d’année ou du pécule de vacances… autant de tâches qui nécessitent beaucoup de travail et que vous pouvez externaliser à des spécialistes sans problème. Vous dégagez ainsi plus de temps pour les projets de RH stratégiques qui contribuent à la croissance de votre société, par exemple la promotion de votre image d’employeur ou la rémunération flexible.

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