L’externalisation est un terme quelque peu connoté. En effet, qui garantit la qualité de vos processus RH si une partie tierce en a la maîtrise ? La question ne doit pas se poser ainsi. Car avec l’externalisation de votre payroll ou de votre administration des RH, c’est vous qui menez la barque, avec un surcroît de qualité. Il convient donc tout d’abord de se demander : quelles tâches externaliser (ou non) ? Voici quelques conseils.
Assurer un calcul des salaires et une administration du payroll sans fautes : voilà l’exploit que réalisent chaque mois tous les services des RH. Mais cela demande de plus en plus de temps et d’expertise. Rien d’étonnant, dès lors, à ce que de plus en plus de départements RH choisissent d’externaliser leur payroll.
L’externalisation vous permet non seulement de vous attaquer à la charge de travail, mais aussi de stimuler le plaisir de travailler dans votre département. Autrement dit, en externalisant, vous faites d’une pierre deux coups. Sous-traitez donc surtout des tâches qui ne suscitent pas beaucoup d'enthousiasme. Ainsi, les professionnels des RH préfèrent généralement s’occuper de thèmes tels que le bien-être et le développement plutôt que de la préparation du payroll ou du reporting. N’hésitez pas à vous informer auprès de vos collègues.
C'est lié à ce qui précède, mais cela va encore plus loin. Un partenaire RH expérimenté peut ainsi accomplir de nombreuses tâches manuelles, qui prennent chaque mois de nombreuses heures, de manière souvent plus efficace. Un regard objectif et des outils, systèmes et processus innovants et éprouvés peuvent faire des miracles lorsque vous êtes submergé. L’externalisation et l’optimisation vont de pair.
Tournez-vous vers l’avenir. Vos collaborateurs payroll et RH actuels occuperont-ils encore la même fonction dans deux ans ou évolueront-ils ? Ne perdez pas de vue qu'attirer et garder la bonne expertise, ce n'est pas évident. Élaborez donc à temps un plan b. Cette approche proactive vous évitera de devoir prendre des décisions rapides (et parfois irréfléchies) à un moment donné.
Vérifiez quelles tâches sont spécifiques à l’entreprise et représentent une véritable plus-value pour vos parties prenantes. Si vous disposez de suffisamment de moyens et de temps pour les mener à bien, conservez-les. Ainsi, les organisations préfèrent souvent traiter elles-mêmes les déclarations d’accident du travail, parce que le fait de s'occuper personnellement des collaborateurs concernés offre une valeur ajoutée évidente.
En effet. Pas besoin de vous inquiéter inutilement de ce que vous devez sous-traiter ou non. Sachez que votre choix initial n’est pas gravé dans le marbre. Vous pouvez ainsi parfaitement commencer « petit » et, au fur et à mesure que la confiance grandit, réévaluer la collaboration et externaliser davantage d’activités. Dans la plupart des formules, tout est discutable.
Pour décider des tâches que vous souhaitez externaliser, il est bon de commencer par une analyse de la chaîne de valeur de votre payroll.
Certaines données sont disponibles par défaut. D’autres sont recueillies sur une base ad hoc chaque mois : prestations et absences (p. ex. via un système d’enregistrement des temps), primes, gratifications, rémunérations et retenues exceptionnelles. Une fois toutes les données collectées, il est souvent nécessaire de les interpréter et de les vérifier. Conclusion : ces tâches prennent souvent le plus de temps dans la chaîne de valeur du payroll.
Comme son nom l’indique, ces processus nécessitent des connaissances spécialisées. Songez par exemple à l’administration des salaires des expatriés, aux primes de fin d’année, au pécule de vacances ou aux bonus et aux primes. Ce sont surtout les petites entreprises — jusqu’à 250 employés — qui externalisent les processus experts, par manque de temps et de connaissances. Une démarche souvent plus avantageuse que le recrutement d’un collaborateur ayant les compétences nécessaires.
Ces processus de soutien sont indépendants du calcul des salaires en soi, mais ils influencent la qualité totale du payroll :
De tous les processus de soutien, les rapports sont l’activité la moins appréciée du service RH. Pourquoi, dès lors, ne pas l’externaliser ?
CONSEIL: Si vous n’êtes pas encore entièrement convaincu ou que vous préférez ne pas déléguer certains processus, vous pouvez commencer avec un package limité et l’étendre par la suite.
Enregistrement des heures supplémentaires, gestion du parc automobile, rédaction des contrats, calcul des primes de fin d’année ou du pécule de vacances… autant de tâches qui nécessitent beaucoup de travail et que vous pouvez externaliser à des spécialistes sans problème. Vous dégagez ainsi plus de temps pour les projets de RH stratégiques qui contribuent à la croissance de votre société, par exemple la promotion de votre image d’employeur ou la rémunération flexible.
Nous récapitulons les principaux aspects d’un choix mûrement réfléchi. Téléchargez notre e-book « L'A B C de l’externalisation du payroll et des RH : quoi, pourquoi et comment ? »> nous vous expliquons non seulement pourquoi l'externalisation est en plein essor, mais nous examinons également de plus près les trois formes d'externalisation et la manière de les utiliser.
Par Ria Vermeir - Presales et product manager dans l’unité Payroll Outsourcing Serivces
Ria Vermeir travaille en tant que Unit Manager Outsourcing Services de SD Worx. Grâce à son expertise en outsourcing et sa connaissance approfondie du marché, elle aide les entreprises à déterminer quels services de SD Worx utiliser. Ainsi, chaque entreprise peut se concentrer sur ses objectifs RH stratégiques.
