Sous-traitance : 6 erreurs typiques (et comment les éviter)

Par Ria Vermeir - 26 février 2018 - Temps de lecture: 3

Externalisation

Sous-traiter certaines activités, telles que le payroll, est une politique suivie par un nombre croissant de départements des Ressources Humaines. Cela permet de dégager du temps pour les missions stratégiques de votre service et de bénéficier de l’expertise de spécialistes juridiques ou administratifs. Mais externaliser une activité ne s’improvise pas. Pour que la sous-traitance se déroule de manière fluide et constitue un réel avantage, mieux vaut se préparer. Nous avons listé 6 erreurs fréquentes que vous pouvez certainement éviter !

outsourcing

1. Sous-estimer l’importance d’un briefing de qualité

« Mon sous-traitant connaît son métier, je le laisse commencer… »

Bonne pratique : ne sous-estimez pas l’importance d’un briefing complet et détaillé. Vos sous-traitants doivent être informés des tâches à réaliser, mais aussi de la manière dont elles doivent être exécutées. Chaque entreprise, mais aussi chaque département RH, possède son mode de fonctionnement, et personne ne peut le deviner si vous n’en donnez pas les clés !

2. Ne pas s’intéresser au profil du sous-traitant

« On verra bien qui on nous envoie. »

Bonne pratique : discutez avec l’entreprise de sous-traitance de votre culture, de vos valeurs et du meilleur profil de personnalité qui pourrait travailler pour vous. Pensez à l’intégration de votre sous-traitant au sein de votre département. Il est important que le sous-traitant soit accepté dans l’équipe.

3. Ne pas évaluer les coûts

« Un sous-traitant ? Cela m’ennuie parce qu’on ne peut jamais prévoir les coûts. »

Bonne pratique : la sous-traitance a bel et bien un coût. Mais celui-ci peut être rationnalisé. De quels services avez-vous besoin pour le bon fonctionnement du département ? Le travail nécessite-il une consultance durant 1 ou 2 semaines ? Pouvez-vous attendre le retour de votre collaborateur payroll ? Est-il nécessaire que le sous-traitant engagé pour créer un catalogue de formations vienne travailler dans vos bureaux ou peut-il le faire à distance, depuis les bureaux de son employeur ou à son domicile ?

4. Ne pas prévoir l’infrastructure

« Je suppose que le sous-traitant apportera son portable. »

Bonne pratique : donnez les moyens à votre sous-traitant de réaliser son travail dans les meilleures conditions. Cela implique de prévoir suffisamment tôt un ordinateur, une bonne connexion internet et l’accès au serveur pour qu’il puisse consulter tous les fichiers dont il va avoir besoin, comme le ferait tout collaborateur RH. Sans oublier des explications sur les logiciels RH que vous utilisez.

5. Ne rien faire pour favoriser une bonne intégration

« Le sous-traitant ? Il y a de la place pour lui au 2e étage »

Bonne pratique : l’intégration du sous-traitant sera optimale si vous le présentez comme un soutien de votre équipe RH. Veillez à ce que son bureau soit proche de ceux de l’équipe. Vous éviterez ainsi les conflits liés à la méfiance de vos collaborateurs salariés.

6. Ne pas communiquer avec votre équipe

« Il ne s’agit pas d’un nouveau collègue, tout de même. »

Bonne pratique : annoncez à votre équipe la teneur de votre collaboration avec le sous-traitant. Définissez sa fonction. Précisez quel jour de la semaine il sera présent, et pour quelle durée. Et n’oubliez pas de le présenter ! Si tout le monde est bien informé de qui fait quoi, chacun sera plus serein dans son travail.

Vous le voyez, ces 6 démarches sont faciles à mettre en œuvre et vous garantissent une collaboration plus fluide avec vos sous-traitants RH !

La sous-traitance, un bienfait

Vous souhaitez découvrir les processus RH les plus souvent externalisés ? N’hésitez pas à télécharger notre e-book HR Benchmarks.

Sur le même thème

refresh Plus d'articles