Règles pratiques pour motiver un licenciement

Par Annelies Rottiers - 21 août 2018 - Temps de lecture: 4

Licenciement

Et votre explication doit reposer sur des arguments solides. Alors, qu’est-ce qui fera que votre dossier de motivation sera accepté ou rejeté ? Pour lui donner toutes ses chances, suivez déjà ces règles pratiques.

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1. Motivez le licenciement par lettre recommandée

Quoi ? Les travailleurs ont désormais le droit de savoir pourquoi ils ont reçu leur congé.

Vous n’êtes pas tenu de justifier un licenciement pour 6 premiers mois d’occupation, ni pour les intérimaires et les étudiants. Enfin, la motivation n’est pas davantage de mise lorsque la décision est consécutive à la cessation définitive de l’activité ou à la fermeture de l’entreprise, ni en cas de licenciement collectif ou pour motif grave. Dans ces derniers cas, la loi prévoit en effet des procédures spécifiques qui incluent une motivation.

Comment ? Concrètement, un travailleur peut, pendant les 2 mois qui suivent la fin de son contrat de travail, demander par lettre recommandée des explications sur le ou les motifs de son remerciement. Un travailleur licencié avec délai de préavis dispose de 6 mois maximum pour introduire sa demande.

Vous avez ensuite en tant qu’employeur 2 mois pour motiver votre décision par lettre recommandée. Si vous vous abstenez, vous risquez une amende correspondant à 2 semaines de salaire. Vous pouvez également communiquer spontanément les motifs.

Conseil : la motivation n’est pas soumise à des exigences de forme spécifiques. Veillez toutefois à indiquer des raisons concrètes et à vous adresser à votre travailleur licencié dans la bonne langue.

Si vous lui avez déjà adressé plusieurs avertissements, vous pouvez vous limiter à rappeler le dernier comportement en cause.


2. Donnez un signal à temps par des avertissements écrits

Quoi ? Si vous estimez qu’un collaborateur ne travaille pas ou plus bien, vous pouvez l’en informer par un avertissement écrit. En l’absence d’amélioration, vous lui adressez de nouveaux avertissements écrits que vous joignez au dossier. Si le travailleur n’améliore toujours pas son comportement ou ses prestations, vous pouvez enfin décider de le licencier.

Comment ? Bien sûr, vous discutez tout d’abord oralement des prestations avec le travailleur concerné. Il peut ainsi s’exprimer et vous répondre. Vous résumez ensuite les points cruciaux sur papier ou par e-mail, ce qui vous permet, à vous et votre travailleur, de garder une trace.

3. Intégrez les évaluations dans la constitution d’un dossier de motivation

Quoi ? Le moment idéal pour discuter avec votre travailleur de tout ce qui ne va pas est l’entretien d’évaluation. Si vous le licenciez par la suite, vous pourrez intégrer les rapports d’évaluation dans votre dossier de motivation.

Comment ? Une motivation bien argumentée n’est pas un luxe. Votre dossier ne doit pas reposer sur des émotions ou des soupçons mais seulement sur des exemples et des faits bien documentés. Cette argumentation n’est possible que si vous conservez soigneusement les rapports des entretiens d’évaluation et de suivi de tous les travailleurs.

Rédigez un rapport lorsqu’un entretien d’évaluation est terminé. Signez ce document et faites-le signer par le travailleur.

Conseil : Gérer de manière centralisée l’historique des rapports d’évaluation et de suivi permet en outre de suivre correctement les travailleurs, de les encadrer et de les récompenser pour de bonnes raisons suivant les résultats obtenus. Une démarche qui n’apporte que du positif donc.


4. Conservez systématiquement les documents pertinents

Quoi ? Nous vous recommandons de conserver aussi d’autres documents écrits. Pensez aux souches des envois recommandés, aux procès-verbaux et déclarations signées par vos travailleurs...

Comment ? Rassemblez et archivez ce type de documents. Plus votre dossier est argumenté, plus solide sera votre position.

Vous avez décidé de licencier. Que faire maintenant ?

Le travailleur congédié connaît les raisons de votre décision grâce au dossier de motivation. S’il estime que ces raisons sont infondées, il peut introduire une contestation devant le tribunal du travail. Le juge décide alors si le licenciement est ou non ‘manifestement déraisonnable’.

Conseil : demandez un conseil juridique tant pour licencier que pour répondre à une demande de motivation. Si vous envisagez de licencier pour motif grave, consulter un service juridique est toujours utile. Espérons que cela n’arrive pas, mais si vous devez invoquer un licenciement pour motif grave, les éléments du dossier que vous aurez constitué seront parfois déterminants. Attention : un dossier de motivation ne suffit pas pour invoquer un ‘motif grave’. Nous recommandons à tous les employeurs d’étudier très soigneusement une série d’éléments avant de décider de licencier un travailleur pour motif grave.

 

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