En mai 2020, environ 7 000 organisations tiendront une fois encore – ou pour la première fois – des élections sociales. Peut-être ce scrutin vous semble-t-il encore loin dans le temps, mais ce n'est qu'une impression. La procédure se déroule en effet sur une période de 150 jours et nécessite un suivi méticuleux de la part des départements RH. Nous vous conseillons donc de réfléchir dès aujourd'hui aux ressources nécessaires pour ce scrutin.
Si votre organisation compte en moyenne 50 travailleurs ou plus, vous êtes tenu d'instituer un comité pour la prévention et la protection au travail. Si vous occupez une moyenne de 100 travailleurs ou plus, votre organisation doit aussi se doter d'un conseil d'entreprise. Les deux organes sont composés de représentants élus par les salariés. Le conseil d'entreprise communique aux travailleurs un état de la situation financière et économique, tandis que le comité se concentre sur divers aspects liés au bien-être et à la sécurité. Les délégués sont élus tous les 4 ans lors des élections sociales.
La procédure électorale est minutieusement organisée et dure 150 jours au total. Le compte à rebours s'opèrera à partir de mai 2020, ce qui signifie que la procédure électorale débutera en décembre 2019. Mais ce n'est pas tout : dans les mois qui précèdent le coup d'envoi, beaucoup de choses se passeront en coulisses. Cela signifie que vous devez libérer aujourd'hui toutes les ressources nécessaires et décider de la manière dont vous allez aborder le processus.
Des élections sociales auront lieu en mai 2020, mais la procédure électorale et les préparatifs connexes débuteront dès l'automne 2019. En d'autres termes : vous devez en tenir compte dans votre budget pour 2019 et 2020. Ces questions vous aideront à procéder à des évaluations correctes : pouvez-vous libérer votre ou vos collaborateurs pour ce projet à partir de l'automne prochain ? Avez-vous (encore) la bonne expertise en interne ou devez-vous chercher des renforts ? Allez-vous investir dans un progiciel qui vous guidera tout au long de la procédure ? Allez-vous externaliser certaines tâches et / ou responsabilités ? Opterez-vous pour un vote « papier » ou électronique ?
L’idéal pour vous est de décider avant l'été avec quel partenaire vous allez travailler pour ce qui est de la solution informatique ou de l'externalisation des élections sociales. Vous pourrez ainsi entamer les préparatifs de la procédure électorale dès l'automne. En outre, le printemps est le moment idéal pour donner un dernier coup de fouet à la concertation sociale, car à partir de l'automne, vos organes de consultation passeront en mode « affaires courantes ». Si vous n'avez jamais organisé d'élections sociales auparavant, vous pouvez profiter de cette période pour examiner à la loupe votre règlement de travail, mettre à jour vos politiques, travailler à la réorganisation des calendriers que comporte votre agenda depuis longtemps, etc. De cette façon, vos tout nouveaux organes consultatifs pourront commencer à travailler dans les meilleures conditions.
La procédure proprement dite commencera en décembre 2019. De nombreuses tâches préparatoires sont donc à prévoir sur les plans juridique et administratif pour les mois précédents. Par exemple, la date du vote doit être déterminée et le calendrier électoral doit être établi en conséquence.
La procédure de 150 jours débute le « jour X-60 » – 60 jours avant l'affichage de la date des élections – par une première annonce écrite. Outre le nombre de travailleurs par catégorie à la fin de la période de référence, cette communication doit contenir les informations nécessaires pour déterminer les unités d’établissement techniques. Le jour X, la date et les modalités pratiques du jour du scrutin sont annoncées, de même que les listes électorales provisoires. Le jour Y, le temps est enfin venu : vos travailleurs expriment leur vote.
Le nombre moyen de salariés est calculé sur la base du nombre de salariés de ces quatre trimestres. Au cours du deuxième trimestre de 2019, vous devrez également tenir un registre des travailleurs intérimaires employés.
En savoir plus sur le projet de loi visant à avancer d'un trimestre la période de référence.
Il ne fait aucun doute que la procédure des élections sociales est longue et complexe. L'expérience montre cependant que tout se passe au mieux si vous commencez à préparer le scrutin à temps. Ou si vous cherchez des renforts lorsqu'il apparaît que vous ne disposez pas de ressources internes ou d’un savoir-faire suffisants pour assurer le suivi de ce projet du début à la fin.
SD Worx peut vous épauler tout au long de la procédure. Pour de plus amples informations concernant les élections sociales, rendez-vous sur notre site thématique www.sdworx.be/ElectionsSociales.
Par Valérie t’Serstevens - Manager National and International Employment
Valérie a obtenu son diplôme en droit à l’UCL en 1996. Elle travaille chez SD Worx depuis peu, mais jouit d’une belle expérience de près de 18 ans en droit du travail national et international. Valérie a déjà eu l’occasion d’accompagner de nombreux clients pour leurs élections sociales.
