Inspection du travail : 5 points d'attention

Par Annelies Rottiers - 6 septembre 2017 - Temps de lecture: 5

Inspection sociale

Chaque employeur reçoit tôt ou tard la visite d'un contrôleur d'un service d'inspection sociale. Qu'il s'agisse d'un contrôle annoncé ou d'une visite surprise, ce genre d'inspection apporte son lot de stress. Nos consultants PME, habitués à accompagner les chefs d’entreprise avant, pendant et après un tel contrôle, lèvent pour une fois un coin du voile... Voici cinq éléments auxquels les inspecteurs du travail prêtent attention, et pour lesquels vous devrez peut-être encore mettre les points sur les i.

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En fait, l'inspection du travail n'existe pas. Il s'agit d'un nom collectif désignant différents services. Ils collaborent étroitement, mais ont chacun leurs propres compétences :

  • Contrôle des lois sociales : réglementation du travail
  • Contrôle du bien-être au travail : réglementation du bien-être
  • Inspection sociale et de l’ONSS:  législation en matière de sécurité sociale et paiement des cotisations ONSS
  • Inspection ONEM : législation en matière de chômage

1. Votre règlement de travail

Même si vous n'avez qu'un seul travailleur ou que vous venez de commencer à recruter du personnel, un règlement de travail est une étape obligatoire. Plus encore, il doit être présent sur votre lieu de travail - donc aussi sur les chantiers. Le règlement de travail traduit l'ensemble des droits et obligations de l'employeur et du/des travailleur(s) au sein de l'organisation. Les éléments à y reprendre obligatoirement sont entre autres la durée du travail et les horaires de travail, les vacances annuelles et leur procédure d'octroi, ainsi que les actions concernant le bien-être au travail.

Si des changements doivent être apportés à ces conditions, vous devez adapter le règlement de travail et le communiquer à vos collaborateurs en respectant une procédure spécifique. Si l'inspecteur du Contrôle des lois sociales venait à constater que votre règlement n'a pas été entièrement établi conformément aux règles de l'art, vous recevrez un avertissement et devrez rectifier votre règlement de travail dans un délai imparti.

2. Obligations relatives au personnel occupé à temps partiel

Si vous engagez des travailleurs à temps partiel, certaines obligations spécifiques sont à respecter. Ainsi, vous devez pouvoir soumettre les contrats de travail à temps partiel à l'inspecteur, sachant que ces contrats doivent contenir la grille horaire fixe. Pour les collaborateurs travaillant selon un horaire variable, vous devez accrocher la grille horaire à l'avance. Les dérogations doivent être consignées dans un registre de dérogation. L'inspection contrôle toutes ces obligations et les amendes ne sont pas tendres en cas d'infraction. Dans certains cas, le versement des cotisations ONSS peut être réclamé comme si vous employiez un travailleur à temps plein. Le raisonnement est le suivant : si le collaborateur engagé à temps partiel travaille en dehors de sa grille horaire, on peut soupçonner qu'il est en fait occupé à temps plein.

3. Salaires de base et avantages

De même, il est monnaie courante, lors d'un contrôle administratif du Contrôle des lois sociales, de procéder à une vérification des comptes individuels de votre fichier de collaborateurs (ou à un sondage arbitraire dans le cas des grandes entreprises). Sur ce genre de compte annuel, l'inspecteur peut voir si les salaires de base que vous versez correspondent au moins aux montants minimums. Il peut aussi vérifier si les salaires et les classifications professionnelles correspondent à la réalité. Outre le barème de base, la CCT reprend tous les autres avantages auxquels vos collaborateurs ont droit, allant d'une prime de fin d'année aux chèques-repas en passant par une prime pour travail insalubre ou dangereux. Un élément pose problème ? Dans ce cas, l'inspecteur vous proposera une régularisation, dans laquelle il passera généralement en revue les trois dernières années.

4. Remboursement de frais

Si vos travailleurs engagent des frais dans l'exercice de leurs fonctions, vous pouvez les leur rembourser sur la base de preuves telles que des tickets de parking, des tickets de caisse ou des factures. Alternativement, vous pouvez leur octroyer chaque mois un défraiement forfaitaire. Dans les deux cas, lors d'un contrôle ONSS, vous devez être en mesure de prouver que les frais que vous remboursez à vos travailleurs étaient bel et bien nécessaires dans l'exercice de leurs fonctions. Si ce n'est pas le cas, l'inspecteur considérera l'indemnisation comme une rémunération déguisée et vous devrez verser des cotisations ONSS.

Ainsi, l'inspection ne rechignera jamais sur des frais de stationnement pour un représentant, mais bien pour une réceptionniste. Et un assistant dentaire qui travaille à domicile de façon structurelle ? Ce sera aussi accueilli avec un froncement de sourcils. Le double paiement est aussi à bannir : si vous payez à votre représentant une indemnité forfaitaire pour les frais de stationnement, vous ne pouvez pas en plus rembourser les tickets de parking.

5. Avantages de toute nature

Voilà encore une chose que l'inspecteur ONSS examinera scrupuleusement : les avantages de toute nature, tels qu'une voiture de société, un ordinateur portable ou un smartphone, qui sont aussi souvent utilisés par les travailleurs à des fins privées. Si c'est le cas, il s'agit d'un avantage de toute nature sur lequel ils doivent payer des impôts et l'ONSS. Pour les véhicules, il faut également prendre en compte une cotisation CO2. Si l'usage de ces avantages est exclusivement à des fins professionnelles, vous devez le prouver à l'aide d'une politique reprenant des accords pratiques, à faire signer par vos travailleurs.

Outre le contrôle des documents standard et des fiches de paie, chaque inspecteur social est habilité à poser un certain nombre de questions, aussi bien à vous qu'à vos travailleurs. Ne vous attendez pas systématiquement à un contre-interrogatoire, mais il est bien sûr crucial que toutes les déclarations soient conformes aux éléments consignés sur papier.

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