Check-list : formalités administratives employeur débutant

Par Raf Janssen - 17 juillet 2017 - Temps de lecture: 4

Devenir employeur

Bon nombre d’employeurs redoutent les formalités de lancement d'un premier engagement. Et c’est tout à fait compréhensible, car il faut penser à beaucoup de choses. Mais sachez que vous n’êtes pas seul : en tant que secrétariat social agréé, SD Worx vous encadre dans les différentes étapes. Vous devez certainement entreprendre ces sept étapes au préalable :

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1. Demande d’un numéro ONSS

Avant d’engager votre premier travailleur, vous devez demander un numéro ONSS auprès de l’Office national de la sécurité sociale. SD Worx peut s’en charger pour vous moyennant procuration. La demande de ce numéro se fait une seule fois, et est possible à court terme.

2. Établir une déclaration Dimona

Vous devez dans le même temps déclarer votre travailleur par voie électronique auprès de l’ONSS. Il s’agit de la déclaration DIMONA (Déclaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte). Évitez d’envoyer votre déclaration tardivement : si vous ne respectez pas à temps les obligations, vous risquez une sanction pénale ou une amende de l’ONSS.

3. Signer le contrat de travail

Un contrat de travail doit être conclu au plus tard au moment où le travailleur entre en service. Généralement, ce contrat revêt une forme écrite. Nous avons quelques modèles standards à disposition que vous pouvez consulter en ligne ou demander par téléphone. Dans certains cas, il est préférable d’établir un contrat sur mesure. Nous vous conseillons de vous faire aider par l'un de nos consultants.

4. Conclure une assurance accident de travail

L’assurance accident de travail est indispensable. Cette assurance protège votre personnel (on parle de travailleur ici et vous-même) contre les accidents au travail et sur le chemin du travail. Si vous n’avez pas contracté une telle assurance, attendez-vous à recevoir une belle amende. Pour conclure une assurance accident de travail mettez-vous en rapport avec votre courtier d’assurances.

5. Établir un règlement de travail

Le règlement de travail décrit les droits et les obligations d’un travailleur par rapport à son employeur. Votre travailleur y trouvera notamment les modalités de congés, de rémunération et de licenciement. Tout comme pour le contrat de travail, vous devez établir ce document au préalable, même si votre entreprise ne compte qu’un seul travailleur.

Contrairement au contrat de travail, le règlement de travail ne se base pas sur un modèle standard. Il est en effet toujours établi sur mesure. Vous pouvez l’établir vous-même en complétant un questionnaire en ligne. Mais vous pouvez également vous faire aider par l’un de nos consultants expérimentés.

6. Affiliation à la caisse d'allocations familiales

Si vous occupez du personnel, vous devez vous affilier à une caisse d'allocations familiales, laquelle est responsable du paiement des allocations familiales à ceux de vos travailleurs qui y ont droit. L’affiliation est gratuite mais est obligatoire dans les 90 jours calendrier à compter de l’embauche de votre premier travailleur, même si votre travailleur n’a pas d’enfant. SD Worx veille à vous affilier à Xerius Caisse d’allocations familiales.

Le choix n'est pas libre dans certains secteurs comme celui de l’horeca. Dans ce cas, vous devez vous affilier à FAMIFED, l’agence fédérale pour les allocations familiales.

7. Affiliation à un service externe pour la prévention et la protection.

Enfin, vous devez également vous affilier à un Service Externe pour la Prévention et la Protection au travail (SEPPT). Vous garantissez ainsi l’hygiène, l’ergonomie et la sécurité de vos travailleurs sur votre lieu de travail. Ce service organise également les examens médicaux par exemple. Vous payez des frais d'affiliation et une cotisation annuelle.

À votre service

Les nouveaux employeurs sont parfois intimidés par le nombre de formalités à réaliser et les frais (uniques) qui en découlent. Heureusement, vous pouvez totalement compter sur notre Service starters SD Worx. Contactez-nous suffisamment à l'avance pour que nous ayons suffisamment de temps pour préparer votre dossier. Nous pourrons ainsi parcourir une dernière fois ensemble les points importants en matière de charges salariales et de dispositions sectorielles.

Nous vous fournissons les contrats nécessaires et nous nous chargeons également des dispositions suivantes :

  • affiliation à une assurance accident de travail (notre partenaire : Allianz) ;
  • affiliation à une caisse d’allocations familiales (notre partenaire : Xerius) ;
  • affiliation à un Service Externe pour la Prévention et la Protection au travail (nos partenaires : Mensura et Mediwet);
  • demande de votre numéro ONSS en tant qu'employeur.

Durant notre collaboration, SD Worx fait toutes les demandes en votre nom en tant que mandataire auprès de l’ONSS et du Service public fédéral Finances.

Vous souhaitez encore davantage d'astuces pratiques pour votre première embauche ? Téléchargez gratuitement notre brochure ‘Vous débutez en tant qu’employeur ? 10 questions à vous poser avant d’engager votre premier collaborateur’.

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