10 conseils pour une bonne politique en matière de voiture de société

Par Annelies Rottiers - 20 février 2018 - Temps de lecture: 4

Accords écrits

Un très grand nombre d’entreprises ne concluent aucun accord avec leurs collaborateurs quant à l’utilisation de la voiture de société. Elles se mettent toutefois généralement en règle avec la taxe CO2 et la déclaration de l’avantage de toute nature pour l'utilisation privée de la voiture. Mais cela s’arrête là.

Car Policy

Des accords clairs sur papier concernant l'utilisation du véhicule de société sont pourtant essentiels. Sinon, c’est la porte ouverte aux surprises désagréables et aux frais imprévus. Sans parler des discussions possibles avec l’inspection sociale ou le fisc.

Avez-vous une politique en matière de voiture de société (car policy) ou voulez-vous en établir une ?
Parcourez dans ce cas les 10 conseils suivants

1. Mentionnez la fonction correspondante

Indiquez pour quelle fonction vous mettez la voiture de société à la disposition de votre collaborateur. L’avantage est de cette manière lié à la fonction.

2. Définissez les modalités

Déterminez clairement le type de voiture / la catégorie / le budget/ l’équipement.

3. Amendes : qui paie ?

Indiquez qui paiera les éventuelles amendes. Délimitez. Payez-vous toutes les amendes ? Même si votre collaborateur met un point d’honneur à collectionner les infractions ? Si en tant qu’employeur, vous payez une amende d’un travailleur sans en exiger le remboursement, vous courez le risque que le montant soit considéré comme une rémunération soumise à ONSS et à impôts.

4. Usage privé : oui ou non ?

Indiquez si votre collaborateur peut également utiliser la voiture pour un usage privé. Déterminez ce que vous entendez par usage privé. Votre collaborateur peut-il prêter la voiture ? Peut-il la conduire de manière illimitée vers et à l’étranger ?

5. Frais en cas de dégâts ou de vol

Décrivez ce que le collaborateur doit faire en cas de vol et de dommage à la voiture. Ne laissez aucun doute subsister sur qui assume les coûts annexes.

6. … en bon père de famille

Indiquez que le collaborateur doit entretenir et utiliser sa voiture de société en bon père de famille. Décrivez aussi clairement que possible ce que vous entendez par là.

7. Utilisation carte de carburant

Déterminez à quoi sert la carte de carburant. Peut-elle uniquement être utilisée pour la voiture de société ? Ou acceptez-vous que le collaborateur l’utilise également pour acheter de l’essence pour sa tondeuse à gazon ? Ou qu'il fasse aussi le plein de la voiture de son épouse ?

8. Absence, autre fonction ou départ

Définissez ce que le collaborateur doit faire avec la voiture s'il quitte l’entreprise ou endosse une autre fonction au sein de l’entreprise. Déterminez également ce qu'il advient de la voiture pendant une période d’absence prolongée d'un travailleur. Peut-il continuer à utiliser la voiture pendant son absence ? Ou doit-il restituer temporairement la voiture afin que d’autres collègues puissent l'utiliser ?

9. Adaptations sur le véhicule

Définissez clairement si et dans quelle mesure le collaborateur peut faire intégrer, ajouter ou transformer des choses sur la voiture. Le collaborateur peut-il installer un crochet d’attelage, un coffre de toit ou encore faire intégrer des écrans dans les appuie-tête ?

10. Signature

Faites signer le travailleur ‘pour accord’. La politique est alors aussi contraignante qu'un contrat de travail.

Règlement de travail ou politique ?

Les règles écrites ne servent pas seulement à éviter les mauvaises surprises pour l’employeur ou le travailleur. Un très grand nombre de choses doivent obligatoirement être reprises dans le règlement de travail. Nos experts peuvent vous aider avec un cadre d’accords clairs et univoques adapté sur mesure aux besoins de votre PME. Avec des conseils sur les accords que vous avez intérêt à coucher sur papier. Et l’attention nécessaire au juste équilibre entre le règlement du travail et l’élaboration de politiques.

Inspection sociale

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