Un très grand nombre d’entreprises ne concluent aucun accord avec leurs collaborateurs quant à l’utilisation de la voiture de société. Elles se mettent toutefois généralement en règle avec la taxe CO2 et la déclaration de l’avantage de toute nature pour l'utilisation privée de la voiture. Mais cela s’arrête là.
Des accords clairs sur papier concernant l'utilisation du véhicule de société sont pourtant essentiels. Sinon, c’est la porte ouverte aux surprises désagréables et aux frais imprévus. Sans parler des discussions possibles avec l’inspection sociale ou le fisc.
Avez-vous une politique en matière de voiture de société (car policy) ou voulez-vous en établir une ?
Parcourez dans ce cas les 10 conseils suivants
Indiquez pour quelle fonction vous mettez la voiture de société à la disposition de votre collaborateur. L’avantage est de cette manière lié à la fonction.
Déterminez clairement le type de voiture / la catégorie / le budget/ l’équipement.
Indiquez qui paiera les éventuelles amendes. Délimitez. Payez-vous toutes les amendes ? Même si votre collaborateur met un point d’honneur à collectionner les infractions ? Si en tant qu’employeur, vous payez une amende d’un travailleur sans en exiger le remboursement, vous courez le risque que le montant soit considéré comme une rémunération soumise à ONSS et à impôts.
Indiquez si votre collaborateur peut également utiliser la voiture pour un usage privé. Déterminez ce que vous entendez par usage privé. Votre collaborateur peut-il prêter la voiture ? Peut-il la conduire de manière illimitée vers et à l’étranger ?
Décrivez ce que le collaborateur doit faire en cas de vol et de dommage à la voiture. Ne laissez aucun doute subsister sur qui assume les coûts annexes.
Indiquez que le collaborateur doit entretenir et utiliser sa voiture de société en bon père de famille. Décrivez aussi clairement que possible ce que vous entendez par là.
Déterminez à quoi sert la carte de carburant. Peut-elle uniquement être utilisée pour la voiture de société ? Ou acceptez-vous que le collaborateur l’utilise également pour acheter de l’essence pour sa tondeuse à gazon ? Ou qu'il fasse aussi le plein de la voiture de son épouse ?
Définissez ce que le collaborateur doit faire avec la voiture s'il quitte l’entreprise ou endosse une autre fonction au sein de l’entreprise. Déterminez également ce qu'il advient de la voiture pendant une période d’absence prolongée d'un travailleur. Peut-il continuer à utiliser la voiture pendant son absence ? Ou doit-il restituer temporairement la voiture afin que d’autres collègues puissent l'utiliser ?
Définissez clairement si et dans quelle mesure le collaborateur peut faire intégrer, ajouter ou transformer des choses sur la voiture. Le collaborateur peut-il installer un crochet d’attelage, un coffre de toit ou encore faire intégrer des écrans dans les appuie-tête ?
Faites signer le travailleur ‘pour accord’. La politique est alors aussi contraignante qu'un contrat de travail.
Les règles écrites ne servent pas seulement à éviter les mauvaises surprises pour l’employeur ou le travailleur. Un très grand nombre de choses doivent obligatoirement être reprises dans le règlement de travail. Nos experts peuvent vous aider avec un cadre d’accords clairs et univoques adapté sur mesure aux besoins de votre PME. Avec des conseils sur les accords que vous avez intérêt à coucher sur papier. Et l’attention nécessaire au juste équilibre entre le règlement du travail et l’élaboration de politiques.
Par Annelies Rottiers - Manager Consultancy PME - SD Worx
Passionnée par les PME, Annelies Rottiers dirige une équipe d'experts Legal & HR. Active chez SD Worx depuis 10 ans, elle inspire les entreprises et les aide à élaborer une politique du personnel « efficace et convaincante ». Car ce sont les personnes qui font la différence, surtout lorsqu'elles exercent leur fonction avec « plaisir et passion » !
