10 conseils pour une politique univoque en matière de gsm de société

Par Annelies Rottiers - 18 janvier 2018 - Temps de lecture: 3

Accords écrits

Des avantages extralégaux tels qu’un smartphone sont considérés aujourd’hui comme allant quasi de soi. Seulement, plus de la moitié des entreprises n’ont aucun accord écrit avec leurs collaborateurs quant à l'utilisation d’un smartphone.
Elles laissent ainsi le champ libre à de mauvaises surprises et à des scénarios où l’entreprise se voit parfois présenter une facture salée. Une bonne politique en matière de smartphone n’est donc pas un luxe superflu!

Smartphone Policy

Une telle politique est-elle déjà en vigueur dans votre organisation ? Ou voulez-vous vous pencher sérieusement sur la question ?

Ces 10 conseils résonneront certainement à vos oreilles

1. Mentionnez la fonction correspondante

Indiquez la fonction pour laquelle vous mettez le smartphone à disposition. L’avantage est ainsi lié à la fonction. Si le travailleur change de fonction, l’avantage peut être perdu.

2. Pour les besoins du service ou une autre fonction

L’appareil reste la propriété de l’employeur, qui peut le redemander à tout moment. Indiquez que le travailleur est tenu de restituer l’appareil avec tout le matériel correspondant et la carte SIM lorsqu'il quitte son employeur ou assume en interne une autre fonction [qui ne nécessite pas de smartphone].

3. Renouvellement appareil

Définissez clairement quand votre collaborateur a droit à un nouvel appareil. En cas d’usure normale ? Tous les trois ans ?

4. Affichage numéro de téléphone ?

Attendez-vous que le numéro de téléphone de votre collaborateur soit communiqué aux collègues, clients et relations professionnelles ? Dans ce cas, mentionnez-le explicitement.

5. Disponibilité téléphonique

Décrivez clairement quelle disponibilité vous attendez de votre travailleur. Voulez-vous qu'il soit disponible pendant les heures de bureau ? Également le soir et le week-end ? Par téléphone et via SMS ? Ou également via e-mail ?

6. Définissez « usage professionnel »

Quel montant couvre pour vous l'utilisation professionnelle ? Mentionnez explicitement que votre collaborateur paie lui-même la différence s'il appelle ou surfe davantage avec son smartphone.

7. … en bon père de famille

Indiquez que votre collaborateur doit gérer le smartphone en bon père de famille. Soyez clair sur ce que vous entendez précisément par usage privé et dans quelle mesure vous êtes prêt à autoriser l'utilisation à des fins privées. Le collaborateur peut-il utiliser son smartphone ou gsm de société à des fins privées, le prêter ou faire des achats pendant les heures de travail ? Ou laisser les enfants jouer à des jeux sur l’appareil ?

8. Utilisation à l'étranger

Définissez comment un travailleur à l’étranger peut utiliser l’appareil s'il s'y trouve à des fins professionnelles ou privées. Êtes-vous prêt à payer des frais de roaming?

9. Vol, perte ou dégâts

Déterminez ce qu'il convient de faire en cas de vol, de perte et de dommage. Décrivez également les circonstances. En tant qu’employeur, êtes-vous par exemple prêt à proposer encore un nouvel appareil en cas de faute grave, de négligence ou si le smartphone du travailleur a déjà été volé pour la troisième fois ? À partir de quand le travailleur est-il personnellement responsablefinancièrement ?

10. Signature

Faites signer le travailleur ‘pour accord’. La politique est alors aussi contraignante qu'un contrat de travail.

Accords sur papier

Outre l’usage du smartphone et l’utilisation de la voiture de société, il est possible d'imaginer un très grand nombre d’autres situations qui ne sont pas régies légalement dans le règlement de travail. Des situations pour lesquelles il est quand même essentiel de convenir d’accords clairs avec vos travailleurs. Nos experts peuvent vous aider avec un cadre d’accords clairs et univoques adapté sur mesure aux besoins de votre PME. Avec des conseils sur les accords que vous avez intérêt à coucher sur papier. Et l’attention nécessaire au juste équilibre entre le règlement du travail et l’élaboration de politiques.

Inspection sociale

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