Une visite de l’inspection sociale : comment s’y préparer au mieux?

Par Annelies Rottiers - 19 mars 2019 - Temps de lecture: 5

Inspection sociale

Lors d'une visite de l’inspection sociale, vous devez pouvoir présenter toute une série de documents à la fois corrects, à jour et conformes à la législation. Il y a aussi de fortes chances pour que votre personnel soit interrogé. Voici comment vous préparer à être en parfaite conformité avec la législation sociale.

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Tôt ou tard, chaque entreprise reçoit la visite d'un contrôleur : l'inspection sociale vérifie si les entreprises appliquent à la lettre la législation sociale et est depuis peu intégrée dans l'inspection ONSS (déclarations ONSS correctes). En outre, il y a également une inspection technique (sécurité au travail) et un contrôle ONEM (tout ce qui se rapporte au chômage). Cela complique encore plus les choses pour les entreprises belges lorsqu'il s'agit de respecter toutes les lois et toutes les règles à la lettre.

4 documents que l'inspecteur social contrôle immanquablement

Certains points sont repris de façon standard sur la liste de contrôle de chaque contrôleur :

  • tous les contrats de travail ;
  • votre règlement de travail ;
  • les horaires de tous vos collaborateurs ;
  • les comptes annuels individuels de chaque membre du personnel.

Il va sans dire que ces documents doivent être conformes à la loi et à la réalité. Conservez-les également dans un endroit clair et toujours accessible. Le contrôleur doit en effet pouvoir les consulter aisément à tout moment, même si vous êtes vous-même par hasard absent.

Dans quelle mesure vos accords sociaux sont-ils étanches ?

Vos règles de travail sont-elles précises jusque dans les moindres détails ? Avez-vous également inclus des questions telles que les délais de préavis, l'alcool au travail, les horaires flexibles ou les congés de maladie ? Faites le test et découvrez en 2 minutes comment éviter les risques lors d'une inspection sociale.


Visite annoncée ou visite surprise ?

Si l'inspection sociale décide de venir chez vous, vous êtes généralement averti à l'avance. Dans ce cas, il est naturellement plus facile de contrôler les documents standard susmentionnés avant la visite.

Cependant, certaines visites ne sont pas annoncées. À la suite d'une plainte d'un membre du personnel, c'est inévitable. Mais vous pouvez également recevoir une visite inattendue sans pouvoir en déceler la cause. Ces visites sont de plus en plus fréquentes surtout dans les secteurs où il y a relativement beaucoup de travailleurs qui travaillent à temps partiel, comme l'horeca, le retail, la construction ou la coiffure.

Chaque année, l'inspection sociale planifie également des "contrôles sociaux éclair" pour un certain nombre de secteurs spécifiques. Pour 2019, c'est le cas pour les secteurs suivants :

  • l'électrotechnique et la construction : 21 mars
  • taxis et transport : 17 mai
  • la restauration : 6 juillet
  • agriculture et horticulture : 24 septembre
  • lavage de voitures : 22 novembre

Si vous êtes un employeur dans l'un de ces secteurs, il y a de fortes chances qu'un inspecteur vous rende visite ce jour-là.

Quelles peuvent être les conséquences (lourdes) ?

Si le contrôleur détecte des irrégularités, attendez-vous à une régularisation. Cela signifie que la situation sera régularisée avec effet rétroactif, généralement jusqu'à trois ans en arrière. Un exemple : imaginons que le salaire d'un travailleur soit sous le barème depuis cinq ans. L’employeur devra payer immédiatement la différence sur trois ans. Inutile de dire qu'une erreur peut vous coûter cher. En cas de fraude volontaire, cette régularisation peut aller jusqu'à cinq ans.

Quelques points d’attention

Travaillez-vous avec des travailleurs à temps partiel ? Vous pouvez être sûr que l'inspecteur met les horaires et les conditions de travail sous le microscope, et qu'il vérifie ensuite si la réalité y correspond. Dans la pratique, les horaires et conditions de travail différents sont courants pour les travailleurs à temps partiel.

L'inspection sociale a également le droit de poser, à vous et à vos employés, un certain nombre de questions. Qu'il s'agisse de questions standard amicales ou d'un entretien approfondi dépend principalement du style de l'inspecteur. 

Conseil : restez clair et conci

Il est compréhensible que ce type de contrôle suscite une certaine nervosité. En conséquence, il arrive que les travailleurs ou les responsables RH parlent de manière très franche, par exemple concernant les cotisations ONSS ou les avantages extra-légaux. Ce sont là des matières sur lesquelles le contrôleur n'aura probablement pas posé de questions mais qui pourrait lui mettre la puce à l'oreille. Suite à quoi l'entreprise en question aura droit à court terme à une visite de l’ONSS ou de l’ONEM. En résumé : répondez de manière claire et concise à chaque question, sans donner d'informations qui n'ont pas été demandées.

Le soutien est la meilleure préparation

Pour jouer la carte de la sécurité, faites appel à SD Worx. Lors d'un audit juridique, nous vérifierons dans quelle mesure votre entreprise est prête pour un contrôle. Notre consultant parcourra tous les documents et abordera les questions que pose un inspecteur social. Vous aurez ainsi une idée claire des opportunités et des risques juridiques et financiers. Par ailleurs, nous pouvons vous encadrer lors d'une visite annoncée de l'inspection sociale. Vous ne serez ainsi pas seul. Au besoin, nous nous chargerons des rectifications après le contrôle.

Ou lancez-vous vous-même avec notre e-book gratuit. Grâce à ce guide pratique, vous savez exactement ce qu’un inspecteur peut faire et ne pas faire, ce que vous pouvez et devez faire avant la visite et quelles sont les conséquences en cas d'irrégularités.   

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