Une visite de l’inspection sociale : comment s’y préparer au mieux?

Par Annelies Rottiers - 6 mars 2018 - Temps de lecture: 5

Inspection sociale

Lors d'une visite de l’inspection sociale, vous devez pouvoir présenter toute une série de documents à la fois corrects, à jour et conformes à la législation. Il y a aussi de fortes chances pour que votre personnel soit interrogé. Voici comment vous préparer à être en parfaite conformité avec la législation sociale.

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Tôt ou tard, chaque entreprise reçoit la visite d'un contrôleur : l'inspection sociale vérifie si les entreprises appliquent à la lettre la législation sociale et est depuis peu intégrée dans l'inspection ONSS (déclarations ONSS correctes). En outre, il y a également une inspection technique (sécurité au travail) et un contrôle RVA (tout ce qui se rapporte au chômage). Cela complique encore plus les choses pour les entreprises belges lorsqu'il s'agit de respecter toutes les lois et toutes les règles à la lettre.

4 documents que l'inspecteur social contrôle immanquablement

Certains points sont repris de façon standard sur la liste de contrôle de chaque contrôleur :

  • tous les contrats de travail ;
  • votre règlement de travail ;
  • les horaires de tous vos collaborateurs ;
  • les comptes annuels individuels de chaque membre du personnel.

Il va sans dire que ces documents doivent être conformes à la loi et à la réalité. Conservez-les également dans un endroit clair et toujours accessible. Le contrôleur doit en effet pouvoir les consulter aisément à tout moment, même si vous êtes vous-même par hasard absent.

Visite annoncée ou visite surprise ?

Si l'inspection sociale décide de venir chez vous, vous êtes généralement averti à l'avance. Dans ce cas, il est naturellement plus facile de contrôler les documents standard susmentionnés avant la visite.

Cependant, certaines visites ne sont pas annoncées. À la suite d'une plainte d'un membre du personnel, c'est inévitable. Mais vous pouvez également recevoir une visite inattendue sans pouvoir en déceler la cause. Ces visites sont de plus en plus fréquentes surtout dans les secteurs où il y a relativement beaucoup de travailleurs en noir, comme l'horeca, le retail, la construction ou la coiffure. Inutile de dire que ces contrôles tombent mal à propos et coûtent un temps précieux. Une raison de plus pour veiller à ce que tous les documents nécessaires soient corrects et à jour, et puissent être rapidement consultés.

Quelles peuvent être les conséquences (lourdes) ?

Si le contrôleur détecte des irrégularités, attendez-vous à une régularisation. Cela signifie que la situation sera régularisée avec effet rétroactif, généralement jusqu'à trois ans en arrière. Un exemple : imaginons que le salaire d'un travailleur soit sous le barème depuis cinq ans. L’employeur devra payer immédiatement la différence sur trois ans. Inutile de dire qu'une erreur peut vous coûter cher. En cas de fraude volontaire, cette régularisation peut aller jusqu'à cinq ans.

Quelques points d’attention

Certains de vos collaborateurs travaillent à temps partiel ? L'inspecteur examinera à la loupe leurs horaires et leurs conditions de travail, avant de vérifier s'ils correspondent à la réalité. Il arrive fréquemment que ce ne soit pas le cas dans la pratique.

L’inspection sociale a également le droit de vous poser une série de questions à vous et à vos collaborateurs. Selon le style de l'inspecteur, il s'agira de questions standard aimables ou d'un interrogatoire approfondi.

Conseil : restez clair et concis

Il est compréhensible que ce type de contrôle suscite une certaine nervosité. En conséquence, il arrive que les travailleurs ou les responsables RH parlent de manière très franche, par exemple concernant les cotisations ONSS ou les avantages extra-légaux. Ce sont là des matières sur lesquelles le contrôleur n'aura probablement pas posé de questions mais qui pourrait lui mettre la puce à l'oreille. Suite à quoi l'entreprise en question aura droit à court terme à une visite de l’ONSS ou de l’ONEM. En résumé : répondez de manière claire et concise à chaque question, sans donner d'informations qui n'ont pas été demandées.


Le soutien est la meilleure préparation

Pour jouer la carte de la sécurité, faites appel à SD Worx. Lors d'un audit juridique, nous vérifierons dans quelle mesure votre entreprise est prête pour un contrôle. Notre consultant parcourra tous les documents et abordera les questions que pose un inspecteur social. Vous aurez ainsi une idée claire des opportunités et des risques juridiques et financiers. Par ailleurs, nous pouvons vous encadrer lors d'une visite annoncée de l'inspection sociale. Vous ne serez ainsi pas seul. Au besoin, nous nous chargerons des rectifications après le contrôle.

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