Budgétiser les frais de personnel : opter pour Excel ou un outil dédicacé ?

Par Katrien Hesters - 8 mai 2019 - Temps de lecture: 3 minutes

Digitalisation

Votre secrétariat social se charge de payer à votre personnel le salaire correct à temps. Mais il faut avant toutes choses calculer les budgets nécessaires. Ceux-ci varient d’année en année : ancienneté croissante, avantages extralégaux, frais liés à une absence de longue durée... Le calcul précis du budget en matière de personnel est une tâche gigantesque au vu de la complexification du domaine des RH. Chaque facteur compte.

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De nombreuses entreprises jonglent encore avec des formules et des tableaux dans les traditionnelles feuilles de calcul Excel. Admettons-le, Excel a ses avantages : on citera notamment sa simplicité d’utilisation et sa vision globale. Nombreux sont les professionnels RH qui ont au moins une connaissance élémentaire de ce logiciel phare. Voilà pourquoi l'outil répond aux besoins de la pluplart des PME.

Mais le calcul de budgets devient plus complexe si l'on a des centaines de collaborateurs sur son payroll. Alors on se heurte rapidement à des limites.

Les limites des feuilles de calcul

Excel a beau être multifonctionnel, il ne convient pas pour la budgétisation de vos frais de personnel. Vous devriez encoder manuellement les données de chaque collaborateur, ce qui serait chronophage et pourrait donner lieu à des erreurs si vous devez introduire les données de centaines de travailleurs. Vous souhaitez estimer plusieurs budgets ? Cela devient rapidement un travail à temps plein.

En outre, Excel vous contraint de travailler avec des coûts salariaux moyens basés sur les années précédentes alors que vous souhaitez simplifier la gestion de ce calcul. Vous avez accès à une vue globale des coûts salariaux totaux, mais à rien de précis. Cette solution suffit peut-être si votre effectif est limité et stable, mais elle n’est pas adaptée aux grandes entreprises présentant une importante rotation et des rémunérations flexibles.

Et si vous optiez pour un outil de budgétisation ?

Il y a un monde au-delà d’Excel. Les applications spécialement conçues pour établir des budgets permettent de calculer les coûts salariaux en un tournemain. Les avantages ne manquent pas ! 

Personnalisation

Vous pouvez personnaliser le calcul de manière à anticiper les coûts salariaux par département, voire par collaborateur. Les approximations et les tâtonnements sont résolument de l’histoire ancienne.

Un module de budgétisation tient en outre compte de facteurs variables Tirés directement de votre package salarial ou encodé par vos soins en quelques clics de souris. En d’autres mots, vous pouvez prendre en compte tous les coûts prévus dans le calcul : le coût salarial par poste, les coûts engendrés par une absence de longue durée pour cause de maladie, de grossesse ou de travail à temps partiel, les avantages extralégaux, les changements de fonction, les sauts d’index mensuels ou annuels, les modifications de cotisations à l’ONSS, les coûts provisoires, etc.

Simplicité d’utilisation

Un clic suffit pour créer une nouvelle simulation avec d’autres paramètres, comme par exemple le surplus que coûteront les assurances qui ne sont pas encore comprises dans le package salarial. Vous ne devrez plus passer des heures à faire le calcul.

Suivi permanent

Mois après mois, vous vérifiez s’il y a une différence entre la simulation et le coût salarial réel. Vous pouvez ainsi faire les corrections nécessaires.

Modernité

Toutes les règles juridiques qui entrent en ligne de compte dans le calcul du coût salarial sont automatiquement mises à jour dans le module de budgétisation. Un avantage non négligeable. Vous n’êtes ainsi plus obligé de vous dépêtrer de l’imbroglio que constitue la réglementation belge. Il existe même des modules conçus spécifiquement pour le secteur social et le secteur public.

En résumé, un module de budgétisation vous permet d’établir rapidement des budgets complexes très précis sans devenir un spécialiste de l’ONSS et du calcul des coûts salariaux. Vous libérez ainsi du temps pour déployer votre stratégie RH. Une situation win-win !

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