Bientôt les congés d'été ? Préparez votre département RH

Par Ria Vermeir - 8 mai 2018 - Temps de lecture: 3

Planning d'occupation

Beaucoup de gens prennent des congés plus longs pendant les mois d'été. Il en va de même au département RH. Pourtant, une grande partie de votre charge de travail reste inchangée. Il est donc important de bien vous préparer, afin d'éviter stress et frustration.

zomervakantie

Beaucoup de travailleurs se plaignent du fait qu'ils doivent accomplir de nombreuses tâches avant leurs vacances et rattraper beaucoup de travail à leur retour. Des frustrations qui peuvent facilement être évitées si les absences sont correctement préparées. Voici cinq conseils qui vous permettront de mettre en place une planification des vacances réalisable pour votre service du personnel :

1. Établissez d'emblée les règles du jeu

Communiquez clairement à l'avance la date ultime à laquelle vos collaborateurs doivent rentrer leur demande de congé. Expliquez aussi clairement ce qui est possible et ce qui ne l'est pas. Par exemple : pas plus de trois semaines consécutives, les collaborateurs qui ont des enfants en âge de scolarité ont priorité, aucun jour de congé supplémentaire ne peut être pris pendant les principales périodes de congé. Ces règles doivent être reprises dans les contrats de travail.

2. Fixez l'effectif minimum

Avant que tout le monde ne parte soudain en vacances, vous déterminez également l’effectif minimum par département et/ou profil de fonctions. Pour fonctionner correctement, une organisation a besoin d'un certain nombre de collaborateurs, avec certaines qualifications, à certains moments de la journée. De plus, il est important d'estimer si la charge de travail diminue, augmente ou reste la même pendant les vacances.

3. Identifiez les points problématiques

Établissez ensuite un planning sur la base des demandes de congé. Vous verrez ainsi rapidement à quels moments vous risquez d'être en sous-effectif.

4. Cherchez des solutions

Pour vous éviter de manquer de personnel à un moment donné, vous pouvez offrir à vos employés l'opportunité de planifier leurs congés eux-mêmes. Cette option ne donne pas de résultats ? Il vous appartient alors de décider quelles demandes de congé vous allez approuver. Par exemple, convenez avec la personne qui n'a pas obtenu satisfaction qu'elle sera prioritaire lors de la planification des congés l'année suivante. Mais tenez également compte ce qui a été convenu dans les contrats de travail.

Attention : la loi prévoit qu'une objection peut être formulée par écrit jusqu'à deux semaines après la demande.

Il reste des trous ? Demandez aux travailleurs à temps partiel s'ils veulent faire des heures supplémentaires pendant la période des vacances. Vous réglerez ainsi rapidement une grande partie du problème de sous-effectif. Les heures supplémentaires peuvent être payées en salaire ou converties en jours de congé en dehors de la haute saison. Engager un étudiant jobiste constitue une autre option.

Songez à sous-traiter des processus

Il se peut aussi que vous ayez besoin de connaissances spécifiques en interne l’été, par exemple concernant le recrutement et la formation de nouveaux collaborateurs, tandis que les collaborateurs qui restent au travail n'en savent pas assez. Dans ce cas, vous pouvez sous-traiter temporairement ces processus.


5. Prévoyez un planning des congés compréhensible pour tous

Enfin, veillez à ce que le planning des congés soit clair. Les collaborateurs sauront ainsi quels collègues sont absents ou présents, et à quel moment. Affichez le planning définitif ou envoyez-le par voie numérique à vos collaborateurs.

Sous-traiter, une décision stratégique et payante

Lorsque la charge de travail est importante parce que certains collègues sont absents, il est utile de sous-traiter (temporairement) certaines facettes de votre politique RH à un acteur externe spécialisé. Ses experts seront souvent capables de vous aider pour chaque aspect des RH et disposeront d'outils et de logiciels permettant d'alléger votre charge de travail au niveau structurel.

Découvrez dans cet e-book à quelle fréquence et pour quels processus les entreprises belges optent pour la sous-traitance.

 


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