Quelles sont les erreurs les plus fréquentes des professionnels des RH ?

Par Ella HR - 7 septembre 2017 - Temps de lecture: 4

Accords écrits

Chacun peut se tromper. Les erreurs sont inévitables, non seulement dans la vie quotidienne, mais aussi au travail. Les professionnels des RH en savent quelque chose. Bien qu'ils cherchent à fournir un service optimal, l'administration des RH ne coule pas toujours comme un long fleuve tranquille ; mais quelles sont les erreurs les plus fréquentes ? 

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ERREUR 1 – Rompre au lieu de résilier un contrat de travail

Licencier un collaborateur n'est un plaisir pour personne. Lorsque cette mesure est inévitable, vous pouvez choisir avec votre collaborateur de lui faire prester un délai de préavis. Pour garantir la continuité ou le transfert des connaissances, par exemple. Dans ce cas, vous résiliez le contrat de travail. Mais il arrive qu’une série d'exigences soient oubliées au niveau de la forme et du contenu, de sorte qu'il est soudain question d'une rupture de contrat. Les conséquences sont faciles à deviner : le licenciement prend immédiatement effet et vous devez verser au travailleur une indemnité de rupture substantielle.

La lettre de résiliation est parfois entachée d’erreurs. Elles concernent souvent :

  • les spécifications de temps qui doivent être mentionnées : tant la date de début que la durée du délai de préavis ;
  • la langue dans laquelle la lettre doit être rédigée : non pas dans la langue du collaborateur, mais dans celle de la région où votre siège est établi ;
  • la remise du document : par courrier recommandé ou par huissier (il n’y a que dans le secteur de la navigation fluviale que la lettre de préavis peut être transmise manuellement au collaborateur).

Motiver correctement un licenciement

Il s'avère que des erreurs sont aussi fréquemment commises au niveau de la motivation d'un licenciement. L’idéal est de tenir à jour un dossier de motivation dans lequel sont reprises des pièces justificatives, des avertissements écrits et des évaluations.

De plus, une maladie ne constitue jamais un motif valable de licenciement. Même s'il est question de conditions complémentaires, il est préférable de ne pas mentionner dans la motivation la maladie comme étant le seul motif de licenciement.


ERREUR 2 – Oublier de reprendre le régime de travail à temps partiel dans le règlement de travail

Si certains de vos travailleurs ont été engagés à temps partiel, vous pouvez partir du principe que l'inspecteur du travail vérifiera à la loupe les horaires et les conditions de travail. Les irrégularités sont fréquentes et il arrive que le registre des dérogations soit traité de façon sévère. Dans ce cadre, il doit être tenu compte du fait que le travailleur à temps partiel a dû travailler durant sa pause ou d'autres heures ou jours alors mentionnés dans l'horaire de travail.

Il est clair qu'il est pratiquement impossible de reprendre dans le contrat de travail à temps partiel tous les horaires de travail variables. Depuis le 1 octobre 2017, l'obligation de reprendre séparément tous les horaires dans le règlement de travail a disparu. Il vous suffit de mentionner un cadre général. Dans ce cadre, vous stipulez entre autres sur quels jours et entre quelles heures vos collaborateurs peuvent travailler. Ensuite, vous procurez à chaque collaborateur l’horaire approprié, qui ne doit plus être ajouté dans le contrat ou règlement de travail d’ailleurs.

L'inspecteur note des irrégularités lors de l'inspection sociale et vous n'êtes pas en ordre avec les formalités ci-dessus ? Le verdict est généralement impitoyable : régulariser. Concrètement, la situation sera régularisée de manière rétroactive ; vous devrez généralement remonter jusqu'à trois ans auparavant.

ERREUR 3 – Oublier de tenir compte de la protection contre le licenciement abusif

Tout le monde sait qu'un congé de maternité ne constitue pas un motif de licenciement. Mais les autres formes de protection contre le licenciement abusif sont souvent moins connues. La personne qui invoque par exemple l'un des droits ci-dessous ne pourra être licenciée pour ce motif :

  • congé d'allaitement, congé d'adoption, congé de paternité et congé de maternité converti ;
  • congé d'éducation, crédit-temps et interruption de carrière ;
  • assumer un mandat politique, exercer un mandat syndical ;
  • introduire une plainte pour non-respect de l'égalité des genres ou demander une intervention psychosociale en cas de violence, de harcèlement ou de comportement sexuel indésirable au travail ;
  • effectuer une mission en tant que conseiller en prévention, responsable des déchets toxiques, coordinateur du rapport d'impact sur l'environnement…

Dans certaines situations exceptionnelles liées à l’entreprise, les collaborateurs sont protégés du licenciement. Nous songeons par exemple ici aux fusions, aux reprises, à l'introduction de nouvelles technologies avec des conséquences pour l'emploi collectif dans les entreprises qui emploient au moins 50 collaborateurs…

Les conséquences du licenciement abusif varient et peuvent aller d'indemnités forfaitaires à des indemnités de rupture spécifiques.

ERREUR 4 – Négliger d'élaborer des politiques pour les avantages extra-légaux

Que se passe-t-il si un collaborateur utilise son GSM du travail pour téléphoner durant des heures à sa petite amie à l'étranger ? Avez-vous le droit, en tant qu'employeur, de lui présenter ensuite la facture de téléphone ? Pour beaucoup d'entreprises, la réponse est « non ». La règle : si des accords n'ont pas été établis clairement sur papier, ils n'ont pas d'effet contraignant par la suite. Cette règle vaut pour tous les avantages extra-légaux : cartes de carburant, voitures d'entreprise, smartphones, laptops, etc.

Un conseil qui vaut son pesant d'or : vérifiez si vos polices et votre règlement de travail sont clairs, conformes à la législation et complets.

ERREUR 5 – Ne pas respecter les règles en vigueur pour les contrats à durée déterminée

Imaginons qu'un contrat de travail à durée déterminée arrive à son terme, mais que vous vouliez maintenir le collaborateur au travail. Pouvez-vous lui proposer un nouveau contrat à durée déterminée ? La réponse dépend de conditions strictes que beaucoup d'entreprises s'avèrent ignorer. La succession de contrats de travail à durée déterminée n'est possible que dans les cas suivants :

  • si le contrat a été interrompu de manière volontaire ou involontaire par le collaborateur ;
  • si vous pouvez prouver que la nature du travail justifie d'établir un nouveau contrat ;
  • pour une durée maximum de 2 ans – il s'agit de maximum 4 contrats consécutifs ayant chacun une durée minimum de 3 mois ;
  • pour une durée maximum de 3 ans – si chaque contrat est établi pour au moins 6 mois et que votre instance locale de Contrôle des lois sociales donne son approbation.

Vous n'avez pas respecté les conditions ? Le législateur considèrera les contrats à durée déterminée successifs comme un contrat de travail à durée indéterminée.

ERREUR 6 – Confondre crédit-temps et congé à thème

Nous terminerons par un classique parmi les « faux amis » : le crédit-temps et le congé à thème. Le congé pour assistance médicale, le congé palliatif et le congé parental sont des exemples typiques de congés à thème. Cependant, ils sont liés à d'autres circonstances et conditions d'octroi qu'un crédit-temps avec motif « soins ».

Il arrive que les termes soient utilisés l'un pour l'autre. Il se produit alors une confusion au moment de la demande. Conséquence ? La demande n'est pas valable, parce que les conditions d'octroi diffèrent.

Il n'est pas étonnant que cette erreur se produise régulièrement. Les ressources humaines constituent une matière complexe. Surtout du fait que le cadre légal est touffu et change continuellement, de sorte qu'il vous faut disposer de connaissances de base sociojuridiques très étendues. Un service RH se doit de « tout savoir ».

Ella

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