Quatre activités que les RH ne gèrent plus que rarement en interne

Par Ella HR - 2 mars 2018 - Temps de lecture: 3

Externalisation

Une externalisation totale ou partielle de la gestion du personnel présente de nombreux avantages : se concentrer davantage sur votre activité principale, consacrer plus de temps à l’élaboration d’une politique de personnel stratégique, un payroll en tout point conforme à la législation la plus récente... Il ne faut donc pas s'étonner si l’externalisation a beaucoup gagné en popularité ces dernières années. Voici les quatre activités que les services du personnel confient à un partenaire externe.

externalisation des tâches

1/ L’administration des congés

De la demande à la saisie dans le système salarial en passant par l'approbation : le processus qui sous-tend l'administration des congés est parfois assez complexe. De plus, vous devez tenir compte de nombreuses dispositions légales relatives à certains types de congés spécifiques, comme le petit chômage, les congés thématiques, le crédit-temps, etc.

Pour résumer, on ne répond pas toujours correctement à des questions telles que « Puis-je prendre congé pour cela ? », avec les rectifications a posteriori que cela implique. Raison de plus pour faire appel à un spécialiste externe qui traite correctement et en un minimum de temps les demandes de congés, avec une connaissance parfaitement actuelle du cadre juridique.

2/ L’administration du personnel

Établir des contrats de travail, instaurer des horaires, enregistrer les heures supplémentaires : avant que vous puissiez calculer les salaires de votre entreprise, vous devez accomplir une foule de tâches administratives. Or, les erreurs ne sont pas rares dans cette matière – notamment en ce qui concerne des contrats de travail à durée déterminée ou à temps partiel, du registre des dérogations, de la déclaration Dimona, etc. Pourtant, il est possible de confier un grand nombre de ces tâches de routine à un service du personnel externe.

Numérisation

De plus en plus d'employeurs numérisent certains documents destinés à leur personnel. Pour en optimiser la gestion, mais aussi pour satisfaire aux attentes de leurs collaborateurs en la matière. Des fiches de paie et notes de frais électroniques à une planification des congés en ligne, en passant par le package salarial : pour de nombreux collaborateurs, les documents numériques sont devenus une évidence.

3/ Le calcul de paie

La réglementation en matière de payroll et de fiscalité évolue constamment et devient de plus en plus complexe chaque jour. Pas étonnant dès lors qu'il vous arrive d'oublier de reprendre certains éléments dans la base du calcul des salaires. Non seulement des facteurs comme un emploi international, une modification de la situation familiale ou des avantages extralégaux peuvent avoir un impact sur la fiche de paie, mais des évolutions dans le salaire net peuvent également soulever des questions chez vos collaborateurs. Un expert externe qui suit de près la législation fiscale pour calculer correctement les salaires et apporter des réponses professionnelles à vos collaborateurs à intervalles fixes apporte rapidement une plus-value non négligeable pour votre service du personnel et vos collaborateurs.

4/ Les questions sociojuridiques

La sous-traitance de questions juridiques est une forme d'externalisation moins évidente, mais très fréquente dans la pratique. Et il n'y a rien d'étonnant à cela. Le service du personnel reçoit chaque jour de nombreuses questions de collaborateurs et de managers, parfois les plus bizarres. Certaines situations qui en découlent – pensez à la rupture d'un contrat de travail ou à la motivation d'un licenciement – peuvent même être lourdes de conséquences sur le plan juridique ou financier si des erreurs ont été commises ou des dispositions légales ont été ignorées.

De nombreux services du personnel ont ainsi acquis le réflexe de mettre de côté les questions sociojuridiques complexes – afin qu'un expert externe puisse y donner par la suite une réponse limpide et parfaitement conforme à la législation. C'est pour eux un gain de temps appréciable. Il n'est plus nécessaire de consulter en continu de nombreuses sources pour rester informé des nouvelles réglementations ou des modifications apportées à la réglementation existante. Sachant qu'on a recensé quelque 558 modifications de loi portant sur la gestion du personnel rien qu’en 2016, le calcul est vite fait.

« Je peux dormir sur mes deux oreilles »

Chez Grammer Electronics – une entreprise qui conçoit et produit des systèmes électroniques pour véhicules –, Leen De Gryze reçoit de nombreuses questions de collaborateurs. Et ce, sur un large éventail de sujets sociojuridiques. « Elles vont des différents types de crédit-temps et interruptions de carrière à l'impact fiscal d'une modification de la situation familiale, en passant par l'avantage en nature que constitue une voiture de société. Il n'est pas rare non plus qu'un collaborateur me demande s'il a droit au petit chômage. »

« Je fais appel à la plateforme de recherche sociojuridique de SD Worx trois à quatre fois par jour. Avant d'utiliser Ella, je collectais mes informations sur une foule de sites Web. Mais il arrivait que je me perde en chemin. Et quand on effectue une recherche sur Google, on ne sait pas toujours si l'information qui s'affiche est correcte et actuelle. Ella est plus conviviale et plus complète : la plateforme répond à chaque question spécifique. Et je peux dormir sur mes deux oreilles, puisque l'information est toujours correcte et à jour. »

Ella

Sur le même thème

refresh Plus d'articles