Werkgevers breken het ijs voor de e-loonbrief
Als Belgisch marktleider en derde grootste payroll dienstverlener in Europa behandelt SD WORX elke maand zo’n 960.000 loonbrieven voor 37.500 werkgevers. Sinds kort is deze cyclus niet langer een papieren documentenstroom waar jaarlijks ruim 45 miljoen bladzijden papier aan opgaan. De verspreiding van loonoutput via elektronische weg is nu immers wettelijk geregeld en staat niet langer ter discussie.
SD WORX ontwikkelde het afgelopen jaar een aantal webtoepassingen die het opvragen, verspreiden en raadplegen van loondocumenten erg toegankelijk maken, zowel voor werkgevers als voor hun werknemers.
Werkgevers gretig in de evolutie van papier naar e-output
Voor vele werkgevers is het een zegen om op elke moment via elektronische weg vrij toegang te hebben tot cruciale loondocumenten. Na de facturen staan nu ook payrollgerelateerde documenten (C-formulieren, loonstaten, boekingsdocumenten…) onmiddellijk en onuitwisbaar klaar voor gebruik in hun persoonlijk webportaal. De werkgever vindt er tevens de elektronische kopie van de loonbrieven van zijn werknemers zodat vragen over de maandelijkse berekening en uitbetaling een stuk makkelijker beantwoord kunnen worden.
“Klanten tekenen graag in op de kennismaking met dit elektronische aanbod, en de evaluaties van de grote groep pioniers zijn uiterst positief. Milieuvriendelijk zijn is daarbij niet altijd de eerste zorg, wel het verlagen van distributiekosten, efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid in klassement en proactiviteit in de dienstverlening naar werknemers”, aldus Luc Van Praet, Business Manager Sociaal Secretariaat bij SD WORX.
Werknemers volgen werkgevers in e-loonbrief
Loonbrieven via elektronische weg bezorgen aan werknemers blijft voor een aantal werkgevers iets minder evident. Bij SD WORX krijgen ruim 20.000 werknemers al een tijd een elektronische loonbrief via Self-Service toepassingen. Om deze evolutie kracht bij te zetten, lanceert SD WORX samen met 5 andere Sociale Secretariaten en partner Isabel de raadpleging van loonbrieven via Zoomit, in de persoonlijke e-banking omgeving van werknemer.
Veiligheid, privacy en volledige transparantie staan in deze materie hoog op de agenda. “Als er iets uit de werkcontext voor werknemers aanvoelt als een pure privé-aangelegenheid dan is het wel de loonbrief, de maandelijkse storting is en blijft “for my eyes only”. SD WORX weet hoe cruciaal het is om de werknemer hetzelfde gevoel te kunnen bieden via de pc als wanneer diezelfde werknemer eigenhandig de envelop van zijn individuele loonbrief openscheurt,” aldus Dirk Verhofstadt, IT-directeur bij SD WORX. SD WORX houdt dan ook een groot gedeelte van de technische ontwikkelingen en de datahandling in eigen handen, en staat erop een volledig eigen werknemersportaal aan te bieden aan de werknemers van hun klanten, waarin de werknemer, na e-id authentificatie, zijn eigen loonbrieven kan bekijken, opvragen en afprinten.“We beseffen dat de ommezwaai van papier naar elektronisch voor werknemers soms psychologisch even zwaar is als die van het loonzakje naar de girale storting, of zelfs als die van de Belgische frank naar de euro,” aldus Luc Van Praet, Business Manager Sociaal Secretariaat. “Anderzijds merken we dat bedrijven en werknemers die de stap wagen, hier wél veel sneller hun oude gedrag vergeten, en niet meer terugwillen!”
De ontwikkelingen in het e-aanbod voor werkgevers en werknemers lopen parallel en fel geïntegreerd, maar in argumentatie en aanpak blijven het twee verschillende doelgroepen, waarin SD WORX alle partijen, uit grote én kleine ondernemingen, de tijd gunt om er zijn weg in te vinden.