Wat doe je als leidinggevende of werkgever als één van je medewerkers heel vaak afwezig is of te laat komt op het werk? Moet men dan meteen overgaan tot ontslag of kan men eerst andere oplossingen zoeken? “Vaak blijkt dat een persoonlijk gesprek al vele problemen en spanningen kan wegnemen”, aldus Lorenzo Andolfi, onderzoeker bij SD Worx.
Het fenomeen is bij veel firma’s gekend. Bepaalde werknemers verschijnen steevast te laat op hun werk of komen op bepaalde dagen gewoon niet opdagen, en dit uiteraard tot ergernis van hun collega’s en leidinggevende. Moet een werkgever dan direct de betrokken persoon ontslaan? En riskeert hij dan geen juridische problemen te krijgen met zijn werknemersorganisatie of de vakbond? De oplossingen blijken in deze gevallen soms gemakkelijker te zijn dan gedacht.
“Of een firma zulke medewerker per direct ontslaat, hangt natuurlijk af van de heersende cultuur binnen die onderneming”, aldus Lorenzo Andolfi. “Ook de aard van de job speelt hierin mee. Een bankbediende wiens loket om half 9 opengaat, wordt verwacht om tegen die tijd op zijn plaats te zitten. Een administratieve bediende heeft misschien een minder tijdsgebonden takenpakket, en kan zich op dat vlak dan soms meer veroorloven. Maar ontslag is altijd een zware stap waar soms bepaalde juridische gevolgen aan kunnen hangen. Er zijn immers veel redenen waarom mensen te laat of niet op hun werk verschijnen. Sommige van die oorzaken zijn wettelijk beschermd, anderen niet. Je kan als leidinggevende of HR-manager dus best eerst informatie inwinnen en onderzoeken wat er aan de hand is.”
Vaak blijkt een persoonlijk gesprek hierbij nog het beste middel. “Die gesprekken moeten uiteraard in een positieve sfeer verlopen, zonder dat de betrokken werknemer direct wordt aangevallen. Je kan als HR-verantwoordelijke best je medewerker wijzen op het feit dat hij op die bepaalde dagen niet of te laat is komen opdagen. Daarna vraag je naar de redenen en stel je voor om samen een oplossing te zoeken. Op basis van de verkregen antwoorden kan de leidinggevende dan een analyse maken.”
Regelmatig zal uit zulke gesprekken blijken dat de werknemer, of een van zijn familieleden met medische problemen kampt. “Onze arbeidswetgeving is specifiek voorzien op zulke situaties”, aldus Lorenzo Andolfi. “Als een werknemer voor een zwaar ziek familielid moet zorgen, kan er in het kader van het familiaal verlet bijvoorbeeld perfect naar een oplossing gezocht worden. Ook andere mogelijkheden zoals ziekteverlof of arbeidsduurvermindering kunnen dan een uitweg bieden.”
Ook flexibiliteit kan vaak een remedie vormen. Zo is er het voorbeeld van een bediende die elke dag een uur te laat op zijn werk verscheen. Na een gesprek met zijn overste bleek dat deze persoon elke ochtend zware medicatie moest nemen waar hij duizelig van werd. Hij kon pas na een uur weer normaal activeren, waardoor hij dus telkens te laat op het bureau verscheen. In onderling overleg werd er beslist om zijn werkschema aan te passen. Hij mocht voortaan een uur later beginnen dan de rest van zijn collega’s, uiteraard op voorwaarde dat hij ook een uur langer bleef. “Dit is ook een typisch voorbeeld van een vrij uitzonderlijke situatie die via een flexibele arbeidsregeling kan worden opgelost. Maar net als bij ontslag, zijn zulke oplossingen ook afhankelijk van de bedrijfscultuur of de werkactiviteiten.”
Veel problemen kunnen dus opgelost worden door al gewoon met elkaar te praten en te communiceren. Werknemers die problemen hebben moeten zich vrij voelen om daarmee naar hun overste te stappen. HR-managers of leidinggevenden moeten van hun kant ook bereid zijn om over zulke zaken met hun medewerkers te praten. Vaak komen beide partijen dan tot een gestructureerde oplossing die onprettige maatregelen of zelfs een ontslag onnodig maakt.