Les employeurs adoptent la fiche de paie électronique
En tant que leader du marché belge et troisième prestataire de services payroll en Europe, SD WORX traite chaque mois quelque 960.000 fiches de paie pour 37.500 employeurs. Depuis peu toutefois, ce traitement cyclique n'est plus à l’origine d’un flux de documents "papier" consommant chaque année plus de 45 millions de feuilles. La distribution des documents salariaux par voie électronique étant désormais légale, elle n’est plus remise en question.
L'année dernière, SD WORX a développé plusieurs applications internet rendant la demande, la distribution et la consultation des documents salariaux très accessibles pour les employeurs comme pour leurs salariés.
Les employeurs accueillent avec enthousiasme l'évolution du papier vers l'électronique
Pour quantité d’employeurs, pouvoir accéder librement à tout moment par voie électronique aux principaux documents salariaux est une bénédiction. En effet, après les factures, les documents liés au paiement des salaires (formulaires C, bordereaux de salaires, documents comptables, etc.) sont à présent également disponibles immédiatement et durablement sur leur page internet personnelle. L'employeur y trouve en outre la copie électronique des fiches de paie de ses salariés, de sorte qu'il peut répondre beaucoup plus facilement aux questions portant sur le calcul mensuel et le versement.
« De nombreux clients se sont inscrits pour découvrir cette offre électronique, et les évaluations du (grand) groupe des pionniers sont très positives. Le respect de l'environnement n'est toutefois pas toujours leur principal souci, qui est plutôt la réduction des frais de distribution, l'efficacité et la facilité de classement, et la proactivité du service vis-à-vis des salariés », indique Luc Van Praet, Business Manager Secrétariat social SD WORX.
Les salariés suivent les employeurs sur la voie de la fiche de paie électronique
Remettre les fiches de paie par voie électronique aux salariés demeure moins évident pour un certain nombre d'employeurs. Mais grâce à SD WORX, plus de 20.000 salariés reçoivent depuis un certain temps déjà leur fiche de paie par voie électronique en passant par les applications Self-Service. Pour renforcer cette évolution, SD WORX a lancé, en collaboration avec cinq autres secrétariats sociaux et son partenaire Isabel, la consultation des fiches de paie au moyen de l'application Zoomit, dans l'environnement bancaire électronique personnel du salarié.
La sécurité, la protection de la vie privée et une transparence totale sont des aspects fondamentaux dans ce domaine. « En effet, s'il est un sujet que les salariés ressentent comme une affaire purement privée dans le cadre du travail, c’est bien celui du salaire. Le versement mensuel est et demeure “for my eyes only”. SD WORX sait à quel point il est crucial d'offrir au salarié le même sentiment lorsqu'il consulte son PC que lorsqu'il ouvre lui-même l'enveloppe qui contient sa fiche de paie », explique Dirk Verhofstadt, Directeur ICT chez SD WORX. SD WORX a donc conservé une grande partie des développements techniques et du traitement des données en interne, et est sur le point de proposer une page internet entièrement personnelle aux salariés de ses clients, sur laquelle ceux-ci pourront, après s'être identifié électroniquement, afficher, consulter et imprimer leurs fiches de paie. « Nous comprenons que le passage du support papier au support électronique puisse être aussi difficile psychologiquement pour les salariés que celui de l'enveloppe de paie au virement scriptural, ou du Franc belge à l'Euro », explique Luc Van Praet. « Mais d'autre part, nous remarquons que les entreprises et les salariés qui ont osé franchir le pas oublient très vite leurs anciennes habitudes et ne souhaitent plus revenir en arrière! »
Les développements de l'offre électronique proposée aux employeurs et aux salariés évoluent parallèlement et sont largement intégrés, mais les arguments et l'approche demeurent axés sur les deux groupes cibles, et SD WORX accorde à tous les intéressés, dans les grandes ou petites entreprises, le temps nécessaire pour s'y retrouver.