Eén van uw werknemers is afwezig en hij heeft u niet verwittigd of geen bewijsstuk bezorgd. Wat moet u doen?

Hier volgen enkele basistips over de rechtspraak

Alvorens te handelen moet u wachten tot de termijn van twee werkdagen (of een andere termijn voorzien in het arbeidsreglement) is verstreken waarover de werknemer beschikt om u zijn doktersattest te bezorgen. Vergeet niet dat aan de hand van de verzenddatum van het attest - en niet de datum van ontvangst door de werkgever - kan worden bepaald of de werknemer de termijn al dan niet heeft nageleefd.

Als u binnen de toegestane termijn geen doktersattest hebt ontvangen, stuurt u een eerste waarschuwing (via aangetekend schrijven), waarin u een termijn bepaald waarbinnen de werknemer het werk moet hervatten of een bewijsstuk moet opsturen. Om elke verwarring te vermijden, is het beter dat u een datum opgeeft. In de praktijk raden wij aan dat deze deadline zich minstens vier werkdagen na het versturen van de waarschuwing bevindt. U moet de werknemer immers de tijd laten om zijn aangetekende zending te gaan ophalen en om te reageren.

Als u op de deadline die in de waarschuwing werd bepaald nog steeds geen nieuws van de werknemer hebt, stuurt u hem 's anderendaags een tweede waarschuwing, eveneens via een aangetekende brief, waarin u een nieuwe uiterste datum vastlegt. Ditmaal raden we aan om een termijn van minstens drie werkdagen te hanteren.

Als de werknemer op deze tweede deadline (nadat deze dag is verstreken) het werk niet heeft hervat of een bewijsstuk heeft opgestuurd, kunt u hem ontslaan om een dringende reden. Opgepast, na het verstrijken van de termijn hebt u slechts drie werkdagen de tijd om over te gaan tot het ontslag. Na deze termijn is het ontslag om een dringende reden niet meer geldig en moet u een verbrekingsvergoeding betalen aan de werknemer.

Wees waakzaam: het is bij deze procedure van het allergrootste belang dat de datums worden nageleefd. Als één van de brieven immers te vroeg of te laat wordt verstuurd, kan het nut van de procedure in het water vallen!

Een voorbeeldje om dit alles te illustreren

Een werknemer is afwezig op maandag 23 januari. Hij heeft zijn afwezigheid gemeld, maar u hebt nog geen enkel bewijsstuk ontvangen. Uw arbeidsreglement voorziet dat de werknemers binnen de twee werkdagen een doktersattest moeten opsturen. U moet dus tot woensdag 25 januari wachten alvorens te kunnen handelen. Als u op die datum nog steeds geen bewijsstuk hebt ontvangen, stuurt u een eerste waarschuwing. U vermeldt hierin de deadline van dinsdag 31 januari.

Als op 31 januari de werknemer het werk niet heeft hervat en u geen doktersattest hebt ontvangen, verstuurt u de tweede brief op woensdag 1 februari (aangezien de werknemer tot 31 januari middernacht de tijd had om te reageren). In deze brief geeft u de werknemer een nieuwe termijn om te reageren, tot donderdag 6 februari.

Ook nu kan de werknemer reageren tot 6 februari middernacht. Doet hij dit niet, dan kunt u hem vanaf dinsdag 7 februari ontslaan om dringende reden. Opgepast, u hebt drie werkdagen de tijd (dus tot 9 februari) om over te gaan tot het ontslag om een dringende reden. Daarna is het te laat! U mag de brief evenmin na de zesde versturen! Het ontslag treedt dan onmiddellijk in werking.

Wat als de werknemer in de loop van de procedure reageert?

Als de werknemer in de loop van de procedure het werk hervat of een doktersattest opstuurt, moet u de procedure stopzetten.
Bij een nieuwe ongewettigde afwezigheid, moet u de procedure helemaal herbeginnen. Alleen deze procedure garandeert u immers dat u de werknemer kunt ontslaan om een dringende reden, zonder enig risico. Het blijft natuurlijk mogelijk om over te gaan tot het ontslag om een dringende reden van een werknemer die regelmatig ongewettigd afwezig is, maar het is dan aan de rechter om te oordelen of het aantal en de duur van de afwezigheden een ontslag om een dringende reden rechtvaardigen.

Als de werknemer echter zijn verplichtingen niet is nagekomen in geval van ziekte (verwittigen dat hij afwezig is en een doktersattest opsturen binnen de toegestane termijn), hebt u steeds het recht om de betaling van het gewaarborgd loon niet te betalen voor de dagen afwezigheid vóór het overhandigen of het versturen van het doktersattest.

Om het u gemakkelijker te maken, hebben wij modelbrieven opgesteld die u in deze procedure kunt gebruiken. Aarzel niet om contact op te nemen met onze juridische dienst om deze brieven te verkrijgen.